數字檔案系統(tǒng)設計與應用研究

呂曉慶

（中共黑龍江省委黨校 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著互聯網的普及，數字化技術被應用于生活的方方面面。數字檔案的建立對于現代化管理具有非常重要的意義。它與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，具有可以海量儲存、即時上傳、大范圍共享、不易損壞、綠色環(huán)保的優(yōu)勢，但由于數字檔案館是新概念，相比于已經建立起完備體系的傳統(tǒng)模式，數字檔案各方面仍有欠缺，使其作用大打折扣。

一、傳統(tǒng)數字檔案系統(tǒng)存在的缺陷

（一）數字檔案系統(tǒng)技術缺陷

數字檔案系統(tǒng)結構的設計離不開計算機技術、信息檢索技術、數字化圖像的存儲與壓縮等高新技術的支持，這些技術的發(fā)展制約著檔案數字化的進程，同時也決定了數字檔案系統(tǒng)結構設計的復雜性。數字檔案系統(tǒng)的技術缺陷主要體現在兩個方面，一是信息采集錄入過程；二是信息存儲過程。目前我國現有的數字檔案系統(tǒng)大多還是通過紙質文件掃描錄入，并不能真正實現綠色經濟效益，掃描質量也容易受到諸多因素的影響，而且掃描后圖像和文字互相識別轉換的錯誤率大，需要入庫人員耐心檢驗校正。數字檔案信息需要利用計算機及相關軟硬件設備才能夠進行數據資料上傳，如因雷雨天氣或線路障礙原因導致與服務器的連接異常中斷，有可能導致大量的數據資料喪失；而機器設備本身如果存在電磁波輻射過強，也將會面臨著核心文件泄露的風險。數字檔案存在不同軟件不同系統(tǒng)間無法資源共享的現象，容易在一定程度上形成信息隔離。

（二）缺乏規(guī)范化管理

相比于歷史發(fā)展悠久并形成了從信息采集到歸檔記錄一整套完備規(guī)范的傳統(tǒng)紙質檔案，我國對數字檔案的管理研究具有嚴重的滯后性。對存檔的電子文件沒有形成統(tǒng)一的標準，導致數字檔案信息資源不能夠形成嚴謹有序的結構，不利于數字檔案的規(guī)范化管理。管理方式的不合理導致信息資源的許多文件不能及時歸檔、檢索結果呈現不充分，對于使用者而言是極其不方便的。數字檔案系統(tǒng)管理秩序的混亂歸根結底還是由于缺少數字化管理理念、管理方法的指導。要想發(fā)展成熟的數字檔案體系，就必須研究和發(fā)展新型的數字化管理思想。

（三）數字檔案系統(tǒng)結構不合理

功能結構的設計是否合理決定著數字檔案系統(tǒng)能否滿足人們的使用需求。數字檔案系統(tǒng)的設計缺乏系統(tǒng)長遠的規(guī)劃，不管是在資料內容上還是在地域差異上，現有體系下的數字檔案都缺乏科學均衡的結構。傳統(tǒng)檔案主要是以紙質文件為主，因此人們在設計電子檔案系統(tǒng)的時候往往容易忽視一些珍貴的多媒體資料的收集和保存，造成電子檔案結構的嚴重失調。從地域上看，中央和地方之間、東西部之間、城鄉(xiāng)之間建立的數字檔案資料庫規(guī)格差異顯著，與所在地的經濟發(fā)展狀況有著密切的關系，這都體現出數字檔案系統(tǒng)結構的不均衡。

（四）系統(tǒng)安全系數低

安全問題是計算機網絡最為關注的問題，它同樣也是建設數字檔案系統(tǒng)不可忽視的重要因素。數字檔案系統(tǒng)離不開網絡基礎，網絡作為檔案的新型載體，容易受到機器語言格式以及木馬病毒的影響，并且只能靠機器設備讀取。而隨著計算機網絡的發(fā)展，機器語言也在以飛快的速度更新換代，機器語言格式的不同很容易對信息資料的讀取產生障礙。網絡安全漏洞如果不及時修補會使不法分子乘虛而入，竊取核心機密的資料信息。我國尚未建立起針對數字檔案系統(tǒng)完備的法律體系制度，沒有強有力的法律手段制約網絡犯罪，這也是信息竊取猖獗的主要原因之一。

二、優(yōu)化數字檔案系統(tǒng)的有效對策

（一）完善數字檔案系統(tǒng)相關技術

在信息技術日新月異的大背景下，作為信息媒介的電腦更新換代速度非常快。當需要變更數據載體時，可能由于系統(tǒng)無法兼容的問題而導致海量數據需要遷移，遷移過程中難免會出現數據遺失毀壞的現象，這不利于數字檔案的有效保存。研發(fā)具有更高穩(wěn)定性的設備，并維護數字檔案館的網絡信號不受波動能夠有效避免意外情況的發(fā)生。在進行數字檔案系統(tǒng)設計時，將知識開放共享納入考量，加強建設數字檔案的個體資源庫建設，并在各大資源庫間利用網絡技術形成鏈接，實現資源共享。甚至可以加強系統(tǒng)的多語言互譯技術，使我國的數字檔案系統(tǒng)與國際舞臺接軌。

（二）加強對數字檔案的規(guī)范化管理

數字檔案的記錄方式、存儲格式、信息載體等都與傳統(tǒng)檔案存在著很大的區(qū)別，因此對管理者也是巨大的挑戰(zhàn)。目前我國對于數字檔案的管理暫且處于起步階段，對數字檔案管理的升級可以學習借鑒國際先進的數字化管理經驗，并在具體調查和分析我國現行的數字檔案系統(tǒng)以及用戶需求的基礎上，制定出符合我國國情的數字檔案管理模式。在數字檔案系統(tǒng)設計中加入適合本單位機構特征的功能模塊有利于管理過程的高效性。對檔案內容的拓展和延伸，能夠提高檢索結果的準確度和豐富程度。

（三）完善數字檔案系統(tǒng)的結構

數字檔案系統(tǒng)結構的合理性是檔案系統(tǒng)化管理的基礎。打破對傳統(tǒng)檔案的刻板印象，豐富數字檔案資料的內容和形式，改變傳統(tǒng)觀念，重視對音像等多媒體資料的采集整合工作。多媒體檔案不僅相對于文字而言具有更強的真實性、更直觀的表現力，而且具有較強的傳播性，有利于提高社會的檔案意識。在經濟欠發(fā)達地區(qū)要更加重視數字化檔案系統(tǒng)的普及以及建設，加快形成地區(qū)均衡發(fā)展的局面，努力建設形成全方位、多維度覆蓋，跨平臺、跨數據庫、跨系統(tǒng)共享的完備體系。

（四）提高數字檔案的安全性

數字檔案系統(tǒng)不僅僅要滿足功能結構的完備性，保障檔案數據的安全性更是尤為重要。數字檔案系統(tǒng)雖然要實現跨區(qū)域即時共享，但也要針對信息內容的不同，提高加密安全性，尤其是針對個人隱私信息、政府機密、商業(yè)資本等。提高電子設備和局域網絡的穩(wěn)定性能夠為數字檔案的安全保存提供基礎保障。在上傳數據時，系統(tǒng)設計可以采取雙備份的形式來有效防止重要文件資料的遺失。數字檔案系統(tǒng)設計可以采用使用瀏覽器/服務器的模式架構來實現本地及遠程定檔查閱的功能，還要對用戶安全進行全方位的考量，通過用戶權限的安全認證、加密信道傳輸等方式可以有效解決這一問題。國家應當建立起完備的數字檔案安全法律體系，為數字化檔案的建設提供強有力的法律基礎。

現如今，我國大部分企事業(yè)單位都已經采用數字檔案館的信息管理模式，但對于數字檔案系統(tǒng)設計與應用的相關研究僅處于初級階段，由于技術缺陷以及缺乏完備的法律安全體系，經常出現數據存儲不當、丟失的情況。因此建立起科學合理的數字檔案系統(tǒng)結構，采用標準化的管理模式，加強存儲核心數據的安全性對數字檔案館的使用是非常有意義的。

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作者簡介：呂曉慶，女，滿族，1980.9—，中共黑龍江省委黨校（黑龍江省行政學院），副研究館員。