試論中等職業院校檔案管理工作存在的問題及解決對策

文/田楊

中職院校學生檔案是學生在校期間學習及各種社會實踐的真實記錄，是中職學生就業時主要的考核依據，更是每個學生步入社會的人生履歷。因此，做好中職學校學生檔案管理工作有著十分重要的現實意義。

一、中職院校檔案管理工作 的現狀及存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄，觀念守舊

長期以來，中職院校的檔案管理工作一直都不被重視，且檔案管理工作沿襲原來的管理模式，觀念守舊，缺乏創新，造成檔案資源不足。因認識不到檔案管理工作在學校發展中的重要作用和價值，學校對檔案管理工作的意識淡薄，導致檔案資源管理較混亂、檔案信息利用率不高等問題頻頻出現。

（二）缺乏檔案管理人員且工作人員業務水平不高

個別中職院校還沒有設立專門的檔案管理崗位，檔案管理人員也由其他人員臨時配備或兼職。有些檔案管理工作人員沒有專業知識，也沒有經過崗前培訓，不能很好地勝任本職工作，對檔案管理中的各項工作無法切實完成，檔案管理信息化建設、檔案信息的開發利用等更是無從談起，這嚴重制約了學校檔案管理的規范化建設和進一步發展。

（三）檔案管理的工作模式較傳統，數字化程度低

目前，中職院校檔案管理的工作方式還比較落后，大多都是手工方式下的分散管理模式。手工操作需要人工進行抄寫，工作量大且效率低，嚴重阻礙了檔案管理工作的建設與發展。傳統的管理模式下，技術手段比較落后，檢索檔案的速度慢，資料磨損嚴重，不能利用現代化技術對紙質檔案進行數字化處理，無法實現檔案信息資源的共享。同時，檔案管理人員也不能對有價值的檔案資料進行有效的開發利用。

二、加強和完善中職院校檔案管理的對策

（一）轉變思想觀念，加強責任管理

針對中職院校普遍存在的檔案管理問題，首先要轉變思想觀念，強化管理檔案的意識，將檔案管理工作融入到學校的常規工作當中，加強認識程度；其次，學校要根據實際的工作情況設立檔案工作領導小組，并制定明確的崗位目標，將檔案管理工作納入到年終的部門考核范疇之中，改變以往管理混亂的現象；最后，學校要加大對《檔案法》的宣傳力度，可以利用校園網和宣傳欄等進行長期宣傳，還可通過座談會、舉辦展覽等形式進行短期的強化宣傳，加強教職工的檔案管理意識，有效地實施《檔案法》。

（二）加強人員配備，提高業務素質

隨著中職院校教育教學改革的不斷深入，學校對檔案管理人員的專業素質要求也就越來越高。中職院校要選擇那些具有檔案管理經驗、責任心強的人員來負責檔案管理工作。除此之外，中職院校還要時刻加強培養檔案管理人員的業務能力，定期對檔案管理人員進行專業培訓，強化他們的管理軟件操作能力和業務能力，塑造專業化的管理人員。同時，檔案管理人員也要進行自我提升，不斷加強理論知識的學習，提升自身的業務素質水平，從而提高工作效率。

（三）創新管理模式，加強信息化建設

中職院校檔案管理的傳統工作模式已不能適應現代化檔案管理的需求，因此要改變中職院校目前落后的檔案管理方式，可以從以下幾個方面入手：首先，學校要創新管理模式。根據中職院校的發展特點，結合現代化的信息技術，實行計算機方式下的集中管理模式。學校可以設立相應的綜合檔案館，把學校的各類檔案通過檔案管理軟件系統實行統一的集中管理；其次，學校還應加強信息化的建設。加強信息化建設就是要采用現代化設備，對檔案進行收集、整理和加工，將檔案信息通過現代化的技術手段轉化成電子檔案類型的信息，來提高工作效率；最后，中職院校要建立電子檔案數據管理中心。利用校園網建立網站，開展網上服務，實現電子文件的自動上傳和收集，在實現資源共享的同時，促進管理一體化。

三、結語

總之，檔案管理工作是中職院校基礎工作的重要組成部分。中職學校只有適應現代化發展的要求，加強信息化建設，做到科學高效的管理，充分體現檔案管理的價值，才能為教育的發展和繁榮貢獻出更大的力量。