摘 要:伴隨行政事業單位體制改革的進行,內部控制逐漸受到行政事業單位領導的重視,但由于行政事業單位的內部控制還處在建設初期,其實施效果非常有限,本文以《行政事業單位內部控制規范》(以下簡稱規范)為依據,對B單位內部控制實施調研,發現其存在的問題,并相應提出應優化措施,以期提高B單位內部管理水平、改善公共管理和服務效果。
一、行政事業單位內部控制概念
根據《規范》相關內容,行政事業單位內部控制概念與企業類似,都是為了實現相應控制目標,通過制定內部控制制度、實施措施和執行程序,對經濟活動的風險進行防范和管控。該定義強調內部控制是一個動態變化,不斷調整的過程。
二、B單位內部控制存在的問題
(一)單位層面存在的問題
1.輪崗機制不健全
B單位雖合理設置崗位,明確規定各崗位的職責權限,但由于缺乏相應的輪崗制度,導致單位控制風險難度加大,更容易滋生腐敗現象,不利于內部控制工作在單位的順利開展。
2.關鍵崗位責任不明確
B單位雖設置了內部控制關鍵崗位,但并沒有明確預算業務管理、收支業務管理、政府采購業務管理、資產管理以及內部監督等內部控制關鍵崗位的職責與分工,從而關鍵崗位也無法起到相互制約、相互監督的作用,加大風險防范與控制難度,不利于內部控制工作的順利進行。
(二)業務層面存在的問題
1.預算業務方面
預算編制不夠精細,各辦公室交由財政所匯總的預算金額,編制的不夠詳細不夠具體,都是在一個大致范圍內進行預算申請,并沒有細化到具體項目上。B單位已經連續幾年出現大金額的預算追加現象,預算評價缺乏。
2.收支業務方面
對于差旅費、業務招待費等,在規定范圍內,可憑借原始憑證進行報銷。雖然制定了費用報銷標準,但執行仍存在問題,實報實銷超出標準現象仍較多存在。
3.固定資產業務存在的問題
沒有定期進行固定資產的盤點,按照《B單位固定資產管理辦法》相關規定,應每年年底對固定資產進行定期盤點,但在實際操作當中財政所很少開展盤點工作,進而也很少進行固定資產賬實核對。沒有實現固定資產的動態化管理,固定資產雖在購置時做過比較詳細的記錄,但隨著領用部門或者人員的變動,沒有及時對固定資產進行更改,導致固定資產動態化管理未能實現。
4.采購業務方面
驗收環節不受重視,采購回來的物品,并未按照各相關部門聯合檢查與驗收的規定,而僅僅是有所需部門自行驗收確認,導致采購回來的物品問題較多。同時對于有特殊技術要求的設備,缺乏相關專家進行驗收。
(三)評價與監督存在的問題
1.定期評價制度未落實
單位雖建立了《B單位內部控制評價與監督管理辦法》,規定了內部控制評價與監督的相關程序和要求。但對于定期進行內部監督制度還未落實,一般為應付上級檢查,才開展一次小規模的內部評價與監督工作。
2.內部監督不全面
單位的監督工作主要集中在一般的經濟業務上,很少涉及單位的其他相關內容,比如固定資產驗收工作、合同制員工的招聘過程等。
3.內部控制評價小組未設立
單位沒有成立內部控制評價小組,僅僅由內部審計部門領導進行簡單評價。例如,領導對內部控制管理制度的完善情況、對制度的執行情況、財務信息的編報情況等進行簡單評價。
三、優化B單位內部控制的建議
(一)風險評估及控制方面
成立風險評估工作小組B單位應成立風險評估工作小組,從財會部門、內部審計部門等部門抽調作為組員,促進風險評估工作更好開展。落實定期評估機制,至少每年進行一次全面系統風險評估工作,對于外部環境、經濟活動和管理要求發生重大變化的情況,也要及時進行風險評估。將評估結果形成書面報告,上交領導。強化梳理風險工作,單位應采取分析流程圖、文件檢查、財務報表分析等風險識別方法,梳理實際工作中存在的風險,分析風險發生的原因,可能對單位產生的影響,界定等級并進行排序,形成單位風險清單,并實時進行調整和更新。
(二)單位層面內部控制方面
明確內部控制關鍵崗位責任制,崗位責任制是內部控制的關鍵,幾乎所有的內部控制活動與措施都可以通過崗位責任制來落實。B單位應當制定關鍵崗位責任制度,明確每個關鍵崗位的職責權限,確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督。從而提高內部控制實施效果。
(三)業務層面內部控制方面
1.落實預算業務內部控制
細化預算,財政所在進行編制預算時,根據各部門的業務計劃,在評價當年預算執行的基礎上,對下一年的收支規模進行預測和計算。同時,財政所財務人員應加強與各部門人員之間的溝通,從單位當年的實際需要出發,將預算編制的精細,細化到具體項目上,使得預算資金具有可預見性,防止再次出現預算資金使用隨意的現象。
2.細化收支業務內部控制
加強費用報銷的管理,嚴格落實制定的費用報銷標準,在規定范圍內進行報銷,杜絕實報實銷現象,同時還應加強領導重視。對于各項支出,單位應通過國庫單一賬戶體系,以財政直接支付和授權支付的方式,將資金支付給商品或勞務供應者。
3.落實固定資產業務內部控制
定期盤點固定資產,建立固定資產清查小組,明確相關人員職責,為固定資產清查工作負責。單位應開展固定資產的現狀和性能的檢查工作,同時應編制清查報告,并且做到賬實相符。加強固定資產的動態化管理,對固定資產實行歸口管理,應將保管和使用責任落實到具體部門或者相關人員上,并做好記錄。當固定資產使用部門或人員發生改變時,應及時上報財政所,對固定資產的責任進行相應變更,實現固定資產動態化管理。
4.落實采購業務內部控制
應重視驗收環節。在物品采購之后,應嚴格執行驗收規定,由財政所和使用部門共同對所購物品進行驗收,核實好采購物品的品種、規格型號、數量、質量等相關內容,并出具物品驗收證明,簽字蓋章落實相關責任。對于有特殊技術要求的設備,應聘請相關專家參與到設備驗收環節。
(四)評價與監督內部控制方面
1.定期開展內部監督工作
單位應當根據單位的實際情況確定進行內部監督的方法、范圍和頻率,定期開展內部監督工作,對于工作中發現內部控制存在的問題,及時發現并提出改進意見。
2.全面開展內部監督工作
單位的審計監督應不僅僅只涉及相關經濟事項,還應該涉及單位的其他相關內容。比如加強對固定資產驗收入庫等后續工作的開展進行監督。
參考文獻
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作者簡介
王丹(1981-),女,管理學碩士,攀枝花學院經濟與管理學院副教授,研究方向:財務會計、管理會計理論與實踐。
基金項目
本文系攀枝花學院科研項目“攀枝花市行政事業單位內部控制實施與效果研究”(編號:2016SYB04)階段成果之一。
(作者單位:攀枝花學院經濟與管理學院)