新時代背景下檔案管理信息化建設的幾點思考

李慧敏 鄭翠玲

摘 要：近年來，隨著中國特色社會主義時代的到來，檔案工作需要適應信息社會的快速發展。本文筆者根據新時期檔案信息化的新要求，分析了檔案信息化建設中面臨的問題。做好檔案信息化工作在新時期的工作，首先是把檔案信息化建設作為一把手工程常抓不懈。二是鞏固檔案信息化建設的基礎工作。三是建立和完善文件管理信息系統軟件平臺支持。四是重視檔案隊伍建設，提高專業人才的綜合素質。五是建立檔案信息的標準、規范和安全化體系。

關鍵詞： 新時代背景；檔案管理信息化；規劃建設；平臺支撐；人才素質

前言

隨著我國進入一個新的時代，基于信息化的科技創新深刻地影響著檔案管理行業的發展。在當前大數據、“互聯網+”和云服務的背景下，有必要明確當前檔案管理的差距短板。加快檔案信息的開發和應用。

1 新時代加快檔案管理信息化建設應用的必要性迫切性

第十九屆全國代表大會對“中國特色社會主義進入新時代”作出重大判斷。習近平總書記呼吁深入了解大數據發展的現狀和趨勢及其對經濟和社會發展的影響，加快數字基礎設施的改善，推進數據資源的整合和開放共享。國務院“新一代人工智能發展規劃”提出，新一代人工智能相關學科、理論建模、技術創新、軟硬件升級等全面推進，正在引發鏈式突破，推動經濟和社會領域從數字、網絡化到智能加速躍升.這與檔案管理工作密切相關，是新形勢下檔案管理信息化建設的新要求。

2當前檔案管理信息化存在的問題

目前，檔案管理信息化主要還存在發展不平衡、不協調、服務效果不佳、不足等問題，信息化質量和效益不夠高，信息化建設的檔案與大數據、人工智能時代的要求還不適合。

首先，在管理理念上，傳統的管理方法跟不上信息應用的要求，在信息源、信息存儲、信息處理、信息共享等方面有了新的變化，檔案管理理念需要及時更新。

其次，在檔案建設方面，硬件、圖書館設施和檔案設備都比較陳舊，不能滿足信息儲存和利用的要求。在軟件方面，部分部門的檔案管理系統尚不完善。數字文件的接收、存儲、存儲、查詢等基本工作不規范，沒有統一的軟件共享平臺。

再次，在檔案服務中，一些檔案部門仍然是被動服務。檔案的收集階段主要取決于各個單位移交。存儲主要取決于庫房實物，整理主要取決于人工工作。查詢也是人工的。這種傳統的方式通常存在無效和低端供給的現象，各種檔案的進展情況，如記錄、認證、公開、數字和網絡共享，必須加速。

最后，檔案干部隊伍普遍面臨著技能恐慌、知識匱乏等問題。信息時代的檔案工作涉及多學科、多領域、多技術，檔案管理人員的知識更新能力、自身的綜合素質和專業技術水平還有待進一步提高。

3 新時代加快檔案信息化建設的路徑

3.1把檔案信息化建設作為一把手工程， 常抓不懈

圍繞黨和國家的中心工作，更好地為人民服務是檔案的價值和工作的目標。檔案信息化建設做得好，信息利用效率高，各項工作的推廣力度大。反之，則會影響相關工作的進程。實現檔案信息化的目標，關鍵是各級領導。檔案信息化建設的應用水平和實際效果取決于領導對信息化的重視程度和熟悉程度。從這個意義上說，檔案信息化建設可以說是一項領先的工程。因此，領導人應高度重視檔案信息化建設，將其放在重要的議事日程上，主動的適應和堅持信息化的要求。

3.2重視檔案隊伍建設， 提升專業人員的綜合素質

檔案信息管理，對于檔案部門的工作人員，要求不是減少了，而是提高了。一是工作量增加，因為實施信息化后仍需保留紙質檔案，而必須對應電子檔案。在以電子方式實現檔案之前，需要將大量紙質文件的目錄輸入計算機系統，其內容也必須經過掃描并存入計算機系統。這樣，對檔案部門的工作人員和檔案隊伍的建設提出了新的要求。

3.2.1檔案部門工作人員要熟練地掌握計算機操作。

檔案部門的人員不是單單的會打字就可以，而是能夠熟練地處理一般的軟件系統。檔案信息化依賴于檔案部門大量的多媒體電子工作和檔案管理系統的處理操作，以便于在互聯網上快速地檢索和利用檔案。這就要求檔案工作者努力獲得用戶的滿意。那些在檔案部門無所事事的人不再有資格進入檔案工作的新時代。

3.2.2著力提高現有人才素質， 積極引進專業人才。

經過檔案信息化、檔案電子歸檔、數字化檔案編輯研究、檔案部門硬件系統建設、現代化庫房保管、計算機搜索查詢、網絡的使用、軟件系統的安裝和維護、檔案部門網站的建設等進行統計。無法從計算機的操作中分離出來。因此，為了實現檔案的信息化，首先要改變檔案的概念，重組檔案隊伍，檔案部門不能成為安置閑置人員的機構。二是重視檔案人才的培養和利用。檔案部門至少要配備一半以上比例的計算機和信息管理人員，才能有效開展檔案信息化工作。因此，現有的檔案工作人員不僅要自覺地提高自身的工作水平和業務質量，使他們成為一個多崗位、多技能的員工，以適應檔案信息化的高要求。另一方面，有必要向檔案部門系統地介紹了解計算機系統發展或信息管理的專家，使他們更好地為單位、地方中心和人民服務。

3.3建設標準、規范、安全的檔案信息化體系

3.3.1完善信息化標準體系， 提高標準化程度。

檔案信息化可以整合處于分割和隨意的狀態下歸納檔案數據。要實現這一目標，就必須有統一的計算機和網絡技術標準。一般的信息處理標準應優先于國家標準；檔案屬性的信息技術越明顯，要求建立行業標準，盡量減少獨立的、自我定義的檔案標準單位的行為；并防止一些地方或單位形成孤立的檔案信息孤島。應將當前文件的管理納入檔案信息化管理的范圍，以促進與國家信息系統的兼容性，并為信息共享和電子文件的綜合管理創造條件。

3.3.2要將檔案信息化建設納入整體發展規劃。

實踐證明，如果檔案信息化建設過于緩慢或根本不受到重視，在其他方面落后于信息化進程，必然會影響到當地的整體發展。因為檔案無處不在，有共同的需要。文件信息化程度高，服務效果好，能有效促進其他方面的發展。如果文件信息化建設落后，將影響其他工作的進行。因此，地方或單位應在人力物力、財力、技術等方面給予大力支持，推動檔案信息化建設和地方或單位的其他工作同步發展。

4. 完善檔案信息化的工作流程和管理制度。

檔案管理部門應主動積極開展檔案信息化系統軟件的功能設計和開發。一是結合實際，不斷完善和規范計算機應用條件下的檔案工作流程和管理體系，建立完善的信息系統內部控制系統，確保檔案的安全使用。二是將檔案信息化與法律規制相結合，實現檔案依法管理。檔案部門要牢牢樹立依法管理檔案的理念，提高全體工作人員的檔案法治意識，改變企業法治淡薄的現象，重指導輕監督的做法。必須嚴格遵守檔案管理的有關法律、法規，依法貫穿檔案信息化的全過程。

5 結束語

綜上所述，新時期檔案科學發展的關鍵是如何激發干部隊伍的活力，增強他們的工作能力。首先，要在檔案工作中培養和鍛煉人才，結合崗位實際經驗積累和改進工作。檔案部門可以定期舉辦座談會，組織干部和工作人員，圍繞檔案業務進行交流討論。定期開展檔案培訓，提高干部教育培訓的針對性和有效性，提高業務素質和專業技能，加強檔案人才基礎建設。

參考文獻

[1]李忠國.提升檔案管理服務水平推動檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息， 2018 （03） .

[2]宋明華.新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究[J].信息系統工程， 2018 （07） .

[3]唐思國.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化和安全性[J].科協論壇， 2017 （02） .

[4]黃曉軍.應對大數據的數字檔案館及其服務體系[J].國土資源信息化， 2018 （5） .

[5]高曉玲.數字檔案資源建設研究[J]， 檔案管理， 2017.05.

（作者單位：山東省德州市夏津縣國土資源局）