談如何加強電子文件歸檔管理工作

王瑞若

電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者由于傳統觀念，加之電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒，推動電子文件管理工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律. 摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件管理方式的選擇。

經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。

為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有具有保存價值的電子文件歸檔，這是最佳歸檔途徑之一。

二、建立電子文件歸檔制度。

將頭緒如此之多的的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度。并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件的歸檔工作，與紙質文檔相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，儀靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、歸檔的必要性與適時簡化合一的可能牲。

鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具，檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存地址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。但從長遠看，在電文件的存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大，情報價值高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎印證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質內容已被其他檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。

四、加強電子文件檔案管理工作應采取的措施

1.推動電子文件歸檔工作的著眼點要高。立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息、管理的工作程序，建立歸檔制度。

2.由于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。

3.建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。因此，一開始就明確由誰進行收集、整理，如何歸檔等制度，這是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。

4.做好電子文件檔案管理工作，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可修改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

5.歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門，應在每一卷卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項目中，注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

6.加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養檔案管理人才，要讓檔案管理人員不斷”充電”不斷補充，“能量”，以求適應。要使檔案人員適應信息技術和檔案事業的發展，就需采取積極措施，抓好知識更新，引進、消化，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。