“后保管模式”在現代檔案管理中的應用

顧曉秋

摘 要：檔案“后管理模式”在現代檔案管理體系的有效落實，一方面能夠憑借先進的管理思想和制度方法，鞏固檔案管理環境，以便后續企業及單位工作的開展具備完善的檔案參照；另一方面根據數字化的檔案轉型特點，更能夠有效降低傳統檔案管理工作的經濟成本，為檔案管理工作開展的可持續性提供了保障。本文基于檔案“后管理模式”在現代檔案管理中的應用展開分析，在明確檔案管理特征與內容的同時，期望能夠為后續檔案管理體系的構建提供良好參照。

關鍵詞：后保管模式；檔案管理；概念轉變；信息化

1 檔案“后保管模式”內涵概述

檔案后保管模式在現代檔案管理環境中的應用，主要是受到后現代主義在國外檔案管理體系中的廣泛落實受到影響，根據我國檔案管理環境提出的新型管理理念，以轉變我國對傳統檔案管理工作的態度和認知，并為檔案管理體系發展提供更加廣闊的平臺。期間，隨著網絡信息化技術的落實，電子檔案管理體系比較傳統紙質檔案管理形式而言，在保管經濟性和資料共享性等方面具備得天獨厚的優勢，所以在此種檔案管理氛圍下，部分企業對檔案管理工作提出了更高的要求，若傳統檔案管理體系仍無法抱有與時俱進的態度，則勢必會導致檔案管理工作落實效果差，最終影響企業單位工作的質量。故而，檔案后保管模式的應用，已經成為現階段檔案管理工作落實的必然趨勢。

另外，檔案后保管模式在現代檔案管理工作中的有效落實，在文件數據保存和管理操作方面具備明顯優勢，不但有效降低了傳統檔案管理模式中對空間和經濟成本的損耗，同時憑借完善的數據化操作系統，更為管理工作人員自身素質與工作的開展提供了可持續的保障，而且從數據文件的管理形式角度來看，多元化的數據存儲環境，更能夠優化現階段檔案體系，以便高效率的電子存儲形式，能夠滿足當前企業經濟發展需要。

2 檔案“后保管模式”特征分析

檔案“后管理模式”特征需要站在文件形式與數據來源兩方面分析：

2.1 文件保管形式

傳統檔案管理工作是基于企業與單位工作需求提供數據承載系統，不但能夠借由其他項目資料，為企業或單位提供更加細致的工作參照，保障整體工作質量水準，同時根據工程合同等保管措施，更能夠保障責任體制的落實，為企業或單位經濟權益提供基礎保障。此點與檔案“后管理模式”的核心目標相同，但后者在文件管理形式方面，更能夠基于傳統檔案數據承載體系提供更為豐富的保管措施，以此降低傳統檔案管理形勢下對建筑空間的占用，節省了檔案管理工作的經濟成本，并且也優化了檔案管理流程，拓寬了檔案信息數據資料獲取的渠道，以此提升了檔案管理系統的先進性，為后續企業及單位經濟發展提供了保障。但站在重要性文件保管角度來看，網絡信息環境卻存在一定保管風險，若無法針對外來網路供給提供全面的防護，則勢必會嚴重影響企業或單位在市場環境中的競爭地位。因此，現階段多數檔案管理工作都采取分別管理的措施，將數據檔案有效落實并匯總成可參考的文件，同時對于具備法律效益的紙質檔案，展開專門的存儲工作，以此鞏固檔案管理工作的質量。

2.2 數據獲取來源

電子數據在獲取來源方面具備不唯一性，特別是在當前網絡信息平臺環境中，網絡技術的有效落實更為檔案管理工作擴寬了眼界，同時與國外等先進機構的合作，更能夠提供技術信息逐步完善的渠道，以此優化企業及單位諸多工作的開展，為經濟長遠發展打下了扎實的基礎。故而，在檔案“后管理模式”中，電子數據與檔案來源已經打破了傳統檔案管理形式，賦予了更加多元化的檔案管理條件，同時憑借數據平臺體系的構建，對操作技術人員的素質提出了更高的要求，同樣能夠保障數據資源可持續性，并能夠在數據獲取方面，有效審核數據信息的有效性和真實性，以便為企業及單位的權益提供保障。

3 “后保管模式”在現代檔案管理中的應用

3.1 提供了完善的檔案管理制度

“后保管模式”的應用，首先要確立完善的檔案管理制度。任何事物的有序發展，都需要一定制度的管理與約束，因此，在進行檔案管理模式轉型時，就必須確立完善的檔案管理制度。檔案管理是內容繁瑣、數量龐大的工作。在工作時，首先要嚴格要求工作人員要細心、耐心、用心。其次，要規定工作人員及時、有效地對檔案內容進行登記備案。第三，要確保檔案內容與登記目錄內容相匹配。第四，要確保檔案管理的準確性與完整性。通過對檔案管理工作制定嚴格的管理制度，從而提升檔案管理工作的效率與質量。在檔案管理模式進行改革的情況下，檔案管理制度的制定要根據檔案管理的實際情況進行綜合考量，通過確定完善、適用的檔案管理制度，進而為“后保管模式”模式的實行給予充分保障。

3.2 優化了信息管理技術的應用

檔案管理模式的重要轉變內容就是將原有的文字化管理變為了符合現代化發展的數字化管理。隨著計算機在日常生活中的不斷普及，數字化在我國日常發展中得到普遍應用。故此，在進行檔案管理轉型時，就需要注重數字化管理的應用。數字化管理的提出，要求檔案管理人員具有一定的計算機使用基礎，對基本的辦公室常用軟件有一定的掌握，從而有效改善我國檔案管理人員老齡化的問題。數字化管理與檔案管理的有效融合，改變了以往在進行檔案整理時，人力的浪費問題。同時，改善了原有檔案管理人員因工作失誤導致檔案內容缺失的現象。數字化管理模式可以有效提高人員的使用率，提升人員的工作效率與質量，同時能夠對檔案進行妥善的保管，彌補以往檔案管理的不足。

3.3 提升了管理人員的素質水準

檔案管理人員是檔案管理工作的重要組成部分，通過提升檔案管理人員的能力，能夠進一步提高檔案管理的效率與質量。在現行的檔案管理模式中，管理人員的綜合能力，成為檔案管理的重要考量。在傳統的檔案管理模式中，對檔案管理人員要求不高，從而導致檔案管理存在著諸多問題，通過全面提升檔案管理人員的能力，使檔案管理的工作更為精簡與準確。檔案管理人員的能力，首先需要有計算機辦公軟件的使用能力，其次要具備耐心、細心的品質，再次要不懼怕繁瑣，最后要有改變傳統、突破創新的能力。在招聘、選用檔案管理人員時，可以對管理人員進行培訓，使其明確工作內容，提升工作能力，從而更好地完成檔案管理的相關工作。

4 結束語

檔案“后管理模式”在現代檔案管理工作中的有效落實，不但能夠為現階段檔案管理工作提供經濟性的保管條件，以此提升檔案管理工作在企業及單位體系的地位，同時憑借完善的數據統籌措施，更能優化當前檔案數據環境，以便為管理人員素質體系的構建提供保障。故而，在論述“后保管模式”在現代檔案管理中的應用期間，必須對管理模式的轉型細致分析，而后再針對檔案管理流程細致校對，如此才能確保檔案管理工作的開展滿足可持續要求，并能夠為企業及單位提供更完善的經濟渠道。

參考文獻

[1]付玉霞.檔案保管模式與檔案后保管模式[J].環球市場信息導報，2017（14）：115-115.

[2]馬麗英.檔案保管模式與檔案后保管模式探究[J].經濟管理：文摘版，2016（6）：00325-00325.

[3]李鴻.從知識經濟視角下探討高校檔案后保管模式的構建[J].黑龍江檔案，2016（6）.

[4]段秉序.精細化管理在醫院后勤管理中的應用[J].管理觀察，2018（3）：159-160.