加強高校辦公室印章管理規范化的實踐思考

白鷺 王楠

【摘要】印章管理工作既是高校辦公室文秘工作中的常規部分、基本內容，也是高校辦公室服務于學校教學、科研、行政管理的重要職能。能否規范開展高校辦公室印章管理工作不僅關乎高校對內行政和對外合作的質量和效率，也關乎高校自身發展的切身利益。因此，如何加強印章管理工作的規范化成為管理人員不斷思考解決的實際問題。

【關鍵詞】印章管理工作；規范化

一、明確高校印章的作用與功能

高校辦公室印章體現的是什么？主要依存于它的重要作用與功能上。作為高等教育的生力軍和主力軍，高校立足國家和區域發展，面向廣大師生和社會群體，承擔著培養人才、科學研究、服務社會、文化傳承創新、國際交流與合作等重要職能。而其如何體現對內行政和對外合作交流的意圖呢？即是通過在教學、科研、行政管理的各類文本性材料上加蓋代表學校發言權和行政管理權的學校印章，如學校黨委章、行政章、法人簽字章、簽名章等等。

具體而言，由于高校印章不僅僅是物件本身，是一個單位行使職權、對外聯系和進行各種公務活動的憑證和標記，它是對單位身份的認可和執行的依據。其具有一定的法定義務和法律責任，是在教學、科研和管理活動中、因利益權衡而作出的是一種承諾、一份認定，是代表學校“說話”，怎么“說話”、

“說”什么“話”、“說”到什么程度都需要高校印章管理人員仔細拿捏。高校的任何公文材料如果加蓋了印章就會立即具有法定的效力。體現在行政事務工作中，加蓋印章即是一種法律性的保障，如若不是，文件就缺乏法律保障、失去法定效力。正可謂“一章既出，即刻生效”“一言既出，駟馬難追”。

印章管理的全過程：過程多、環節多，哪一個環節出問題，都會使得學校利益受損。授權印章的使用范圍、嚴格內設機構印章的制作和頒發、印章的保密、用印審批、印章使用、印章移交、印章更換和廢止。制定統一格式規范的用章申請表格，規范、便捷用章審批程序。

二、高校印章管理規范中存在的現實問題

既然具有高校權益象征的印章代表了高校的全部對外活動和對內管理，因此加強印章管理則成為更好地實現對外主張權益、對內實施管理，落實依法治校的重要手段和重點關口環節。另外，隨著高校改革的大力推進深化，教學、科研等各類活動日益頻繁，高校涉及用印的業務領域范圍逐漸增多、用印數量不斷加大，印章管理任務越來越重。能否在印章管理工作中實現用印安全、規范，防控用印風險，成為守好高校權益的重要防線。然而，在當前高校的印章管理工作中依然存在以下一些現實問題，對印章的規范化管理帶來阻礙。

（一）對印章管理工作的重視程度不足、站位不高。在印章管理的工作實踐中，我們常常發現有這樣的現象存在：高校內的很多教師、學生甚至印章管理崗位的工作人員都會認為學校印章的使用只是再簡單不過的事情。就是登個記、蓋個章，是個舉手之勞的力氣活，而且是簡單化、重復性極強的勞動，沒有什么難度和技術含量，任何人都能勝任。如果遇到印章管理人員不同意用印，則會認為他們是拿著雞牌當令箭。可見，從管理者到校內師生，有不少人沒有認識到高校印章管理不僅僅是蓋章子，而且是代表學校、代表組織的權益，牽涉著學校的政治、經濟權益，用章不規范對學校而言存在極大的潛在隱患。因此，沒有較高的思想站位，對印章管理工作正確認識不足，重視程度較低成為當前印章管理過程中出現的重要現實問題。

（二）印章使用管理中的原則性不足、靈活性過度。印章使用實踐中，由于高校辦公室其他工作需要，多位管理崗位的同志存放有抽屜的鑰匙，掌握著印章保險柜的密碼，一旦有校內外事務用章，特別是校內教師科研項目、學生證書等蓋章時，會不同程度地存在“選擇性原則、靈活性便利”，如：審核把關不嚴、印章使用隨意性大的現象，或是印章申請使用人不愿意辦理審批手續，或是印章管理人員礙于情面不好意思對不適宜用章或未經主管領導審核過的材料拒絕用章，于是，多人管理、對公章“齊抓共管”、賣人情、靠刷臉用印的“熟人章”頻頻出現，甚至“有求必印”，造成印章管理混亂。而一旦因前期材料審核不嚴格、用章不規范、手續不齊全出了差錯，也難以就內部職責不清的高校辦公室管理人員進行追責，印章管理的原則性不足、靈活性過度使得責任難以落實到人。

（三）高校辦公室管理人員系統化業務培訓缺少缺失。高校印章管理工作是高校辦公室行政管理工作的重要組成部分。對于高校辦公室管理人員，由于其承擔著聯系上下、協調左右、溝通內外的重要職責，因此，必須擁有較強的處理行政事務與文秘事務的綜合能力。而當前的實際情況往往是管理人員未經管理業務培訓即上崗，帶來日后工作中對印章管理制度不明確、審批操作流程不熟悉、保管使用規定不清晰，加蓋印章位置不準確、文字不端正、圖形不清晰等，印章質量和效果不佳，使得非法分子有了可乘之機，潛藏著較大的風險隱患。

三、高校印章管理規范化的路徑

（一）充分認識高校辦公室印章的重要性。要做好高校辦公室的印章管理工作，首先要讓高校辦公室管理人員和廣大師生從思想上明確高校印章管理的重要性，提高對印章的正確認識。高校辦公室管理人員要充分認識到印章管理中潛存的風險性，要從風險控制功能、內部控制機制等全盤考慮。要清晰確立“用章處處為公”，牢牢樹立“印章管理無小事”的意識，嚴格遵守用章規定，做好本職工作，維護印章的法律性、權威性。另外，要在高校開展各類宣傳警示教育活動，以更多的形式、在更多的場合強調加強印章規范化管理、安全性使用，讓廣大師生深刻明白“印章管理無小事”“印章審批不能省”的道理，理解印章工作，支持印章管理人員的規范化工作，切實從自身做起，維護好學校權益。擴大印章使用的宣傳普及范圍與力度（用章流程的熟悉性，理解和了解規范用章的必要性，避免不必要的矛盾。

（二）印章管理人員原則性與靈活性的把握。高校印章管理人員在印章審核、用印等過程中，要有原則底線并筑牢底線。要高度明確自己在學校對內行政和對外合作活動中的“守門人”作用，做好“歸口”管理，主動給自己戴上緊箍咒，構筑起思想“防火墻”，架設防控“高壓線”，增強崗位責任心，在過程管理中始終堅持做到“人熟審批不能省”“有理有據方顯有情”，讓自己成為有黨性、有原則、有規范的合格管理人員。當然，必要的靈活性不可缺少，但要知道所有的靈活性都必須建立在合乎規范的基礎上，在個別用章緊急情況下，在及時請示報告領導、獲得用章確認之后，盡快解決廣大師生的難題。

（三）建立和加強高校辦公室人員印章管理系統化業務培訓。要逐步建立起高校辦公室工作人員印章管理業務的系統化、成體系化培訓，將印章管理培訓納入高校辦公室行政管理業務培訓課程設計中，并作為重要版塊，通過一系列印章管理文件規定的學習，借助課件、案例、調研、檢查、用章安全反面教材視頻或案例等素材對印章管理人員進行知識性、操作性的培訓。通過確立常態化的培訓體系，讓辦公室的印章管理工作走上制度化、體系化的道路。

四、結語

隨著數字化、信息化時代對高校打造“移動智慧校園”提出的更高要求，高校未來的印章管理工作勢必要求更多的改革新方向、新趨勢、新工具、新方法。

高校辦公室的印章管理工作人員應該緊密結合印章管理工作實際中遇到的現實問題，積極思考、主動謀劃，大膽打破傳統固有的印章管理模式，嘗試大量運用、引進先進的網絡信息技術，如電子防偽印章、聯網型保險柜控制系統、印章使用人員系統身份識別、用印過程實時監控、遠程簽章授權等機械化、自動化、信息化的手段，推動實現高校印章管理工作的信息化、現代化，助力推進高校辦公室行政管理工作的高效化、優質化。