信息一體化提升大型國企檔案管理效率

趙丹

【摘要】檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，通過檔案管理收集企業(yè)運作過程中產(chǎn)生的各種材料，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對前期工作的總結(jié)，更能為企業(yè)未來的發(fā)展提供有力借鑒。本文將探析信息一體化提升大型國企檔案管理效率，提升企業(yè)競爭力，促進我國大型國企的全面發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息一體化；大型國企；檔案管理

檔案管理對于企業(yè)的運行十分重要，從本質(zhì)上講，它是一種對材料進行有效整理的一種方法，實現(xiàn)對企業(yè)資料的科學(xué)規(guī)劃，節(jié)省搜索與查閱時間。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人類對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用越來越廣泛，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的實際需求，國企應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思想，實現(xiàn)對檔案的信息一體化管理。

一、信息一體化對大型國企檔案管理的影響

（一）提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)材料，所有檔案都被回收并保存在指定的檔案庫內(nèi)，紙質(zhì)材料容易損壞，且翻閱與查找都很麻煩。國企是我國重要的經(jīng)濟主體，它在市場經(jīng)濟的發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位，而國企的檔案管理效率也決定了該主體的經(jīng)濟實力。為了滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，大型國企必須要加強對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建信息一體化檔案管理制度，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的高效管理。利用信息一體化技術(shù)，可以有效改善傳統(tǒng)計算機冗余問題，所有的數(shù)據(jù)都會通過數(shù)據(jù)端直接進入檔案庫，且運行效率更快，功能更加全面。此外，信息一體化對于信息數(shù)據(jù)的安全有了更大的保障，管理人員在使用前需要在系統(tǒng)中嵌入安全控制模塊，將內(nèi)外網(wǎng)隔離的同時，還能夠?qū)崿F(xiàn)對內(nèi)網(wǎng)的雙重保護，信息資料在傳遞的過程中被實時監(jiān)控，確保了系統(tǒng)整體的安全性。

（二）提升文檔電子化率。紙質(zhì)材料的保存不僅要耗費大量的空間，處理不當(dāng)還會造成環(huán)境污染。將文檔電子化，可以節(jié)省大量的空間，查閱起來也更加的方便。此外，文檔電子化也能夠提升辦公效率，工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上進行資源傳遞與共享，只需一臺電腦就可以搞定所有的流程，省略了傳統(tǒng)的查找、借閱、復(fù)印打印等一系列步驟，使公司的管理更加規(guī)范。檔案管理信息一體化可以有效提高管理效率，工作人員利用計算機進行信息傳遞與共享，一方面確保了原件的安全性，另一方面也確保了歷史文件的安全性。實現(xiàn)了對網(wǎng)絡(luò)資源的有效利用。

（三）降低企業(yè)的運營成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要耗費大量的紙張，提高了企業(yè)的管理成本，此外，紙質(zhì)文件的傳遞也很復(fù)雜，需要由工作人員親自將文件送達指定地點，遇到交通堵塞的特殊情況時，還會影響到工作效率，為企業(yè)的正常運作帶來影響。利用信息一體化技術(shù)進行檔案管理，可以有效改善這些問題，信息以數(shù)據(jù)的形式被存儲到計算機中，工作人員只需要登錄賬號就可以進入到系統(tǒng)中，對文件進行打包傳輸?shù)龋畔⒃趲酌雰?nèi)就會到達指定的賬戶信箱，不僅節(jié)省了運輸與管理成本，還提升了企業(yè)整體的運作效率。此外，信息一體化支持的檔案管理模式更加靈活，企業(yè)可根據(jù)自己的需求，自行設(shè)計系統(tǒng)模塊，增刪模塊功能等，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的安全管理。管理人員不斷總結(jié)經(jīng)驗，每隔一段時間就對系統(tǒng)進行一次優(yōu)化升級，使檔案的信息服務(wù)功能性更加顯著。與此同時，信息一體化還可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的文檔分離情況，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的集中管理，幫助企業(yè)建立起獨立的信息檔案管理體系。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，它能夠直接反映出企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展情況，企業(yè)采取這種信息一體化的管理方法，可以有效提升檔案管理效率，防止數(shù)據(jù)重復(fù)錄入等問題的發(fā)生，為企業(yè)日后的經(jīng)營與規(guī)劃活動提供良好的基礎(chǔ)。

二、新時期做好檔案信息一體化管理工作的措施

（一）思想上重視創(chuàng)新。大型國企想要做好檔案管理工作，就要不斷轉(zhuǎn)換思想，加大對檔案信息化管理的重視力度。對于管理者來說，做好檔案管理工作能夠提高企業(yè)的資源利用效率，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理提升到戰(zhàn)略化高度，采取專門的管理措施，注重對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的有效利用，從而確保檔案管理工作的有效性，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供良好的環(huán)境。

（二）對檔案管理的流程進行改進。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)從規(guī)范化的角度對檔案進行管理，安排專門的管理人員，并科學(xué)調(diào)整管理流程，使檔案管理工作得到更好的保障。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立起良好的合作關(guān)系，引導(dǎo)各部門加大對檔案的重視力度，使用科學(xué)與安全的方法進行信息數(shù)據(jù)的傳遞與共享。與此同時，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)定檔案收錄制度，統(tǒng)一檔案記錄的格式等，為日后的管理工作提供更大的便利條件。

（三）推進檔案管理工作的信息化建設(shè)。在信息化時代背景下，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對信息化檔案管理的重視力度，構(gòu)建完善的網(wǎng)上管理系統(tǒng)，注重對信息一體化技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合企業(yè)實際運營情況，合理制定檔案管理方案。企業(yè)管理者也應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理信息一體化的宣傳，使企業(yè)的員工對新時代背景下的檔案管理工作有更加深入的了解，并積極的參與到系統(tǒng)維護與管理工作當(dāng)中。管理者應(yīng)當(dāng)注重對管理人員的培訓(xùn)，積極落實培訓(xùn)計劃，提升相關(guān)管理人員的專業(yè)管理水平，使檔案管理人員能夠保持更好的工作狀態(tài)，更好地承擔(dān)起檔案管理的責(zé)任與義務(wù)。

三、結(jié)語

檔案管理在大型國有企業(yè)的運行過程中扮演著十分重要的角色，對此，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對管理方法的科學(xué)運用，積極探索當(dāng)前管理制度中存在的不足，并及時加以改進，通過信息一體化實現(xiàn)對企業(yè)檔案的科學(xué)化管理，從而不斷增強企業(yè)的信息控制力與競爭力。

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