文書檔案管理工作現狀及未來發展方向分析

曹洋

【摘要】文書檔案管理工作對檔案資料進行長期的保存與整理，確保檔案資料的完整與不丟失，是企業良好發展的重要前提。該篇文章研究了我國文書檔案管理工作的現狀，闡明了解決該現狀的一些有效方法，并分析了其未來發展方向。

【關鍵詞】文書檔案管理工作；未來發展方向；分析

近些年來，文書檔案管理工作對企業的長期穩定發展意義重大。但是，我國一些企業并沒有看到該項工作的重要性所在，總是習慣性地輕視它的發展，這便使得文書檔案管理工作進展過程中總會出現各式各樣的問題，嚴重阻礙了企業的快速發展。因此，明確文書檔案管理工作的現狀和分析其未來發展方向勢在必行。

一、文書檔案管理工作的現狀

（一）文書檔案管理工作不受重視。從企業經濟收入層面來看，文書檔案管理工作的發展的確看起來太渺小了，換言之，文書檔案管理工作的進行表面上看起來確實對企業經濟收入的變化影響不明顯，一來二去，文書檔案管理工作自然而然地就不受企業的青睞與重視了。企業對文書檔案管理工作的不重視主要體現為兩大方面：首先，企業的高管和領導者認為實現利潤最大化才是他們的最終目標，而文書檔案管理工作的開展并不能明顯增加其收益，因此，便忽略了文書檔案管理的工作水平。其次，企業員工也認為文書檔案管理工作部門的工作缺乏技術含量，充其量不過就是一個比較次要的部門，因此，工作之時便會無精打采，十分懈怠。這兩方面足以看出企業對文書檔案管理工作缺乏重視。

（二）文書與檔案管理工作銜接有問題。文書檔案管理工作實際上分為兩個部分，即文書與管理兩個工作模塊，這兩部分既有密切的聯系，又有一些不同，可謂是相輔相成。在實踐過程中，文書工作是檔案工作的基礎，由此可知，只有把文書工作做到極致，后面的檔案工作才能夠如魚得水、受益其中。所以，這兩部分的銜接過程中尤為重要。然而，許多企業在進行文書工作與檔案工作時，都很難將二者銜接到完美無缺。主要出現的問題則是文書工作開展過程中不符合標準，這就造成了后期的檔案工作一片狼藉。

（三）文書檔案管理工作人員綜合素質較低。正是因為文書檔案管理工作不受重視，才導致企業在招聘該部門員工的過程中，聘用了大量綜合素質較低、管理能力較差的員工，他們對文書檔案的整理、劃分標準等比較陌生，這便大大降低了文書檔案管理工作的效率與質量。當今社會，是一個網絡極度發達的社會，互聯網幾乎遍布了各行各業，所以，文書檔案管理工作的進行也會朝著信息化方向邁進，這就要求文書檔案管理工作人員更要具備熟練的計算機應用水平了。

二、文書檔案管理工作的未來發展方向分析

面對文書檔案管理工作進展的現狀，企業應該仔細對其進行分析，并找出有效的解決策略，更好地確立出文書檔案管理工作的未來發展方向，根據筆者對文書檔案管理工作的了解，規劃出了它的未來發展方向，具體敘述如下：

（一）加強對文書檔案管理工作的管理。加強對文書檔案管理工作的管理有益于企業的穩健發展。一方面，企業的高級管理人員要率先重視文書檔案管理工作部門，為員工起到一個良好的帶頭作用，并根據企業發展的實際情況來制定文書檔案管理工作機制，以此來鞭策企業中的每一個成員。另一方面，企業的員工在高管的帶領下，應該自覺履行工作崗位職責，認真完成每一項與文書檔案管理有關的工作，樹立一種敬業愛崗的意識。只有這樣，才能真正改變文書檔案管理工作不受重視的風氣，從而使得企業更好地發展。

（二）完善文書與檔案管理工作的銜接。文書檔案管理工作進行的過程中，文件質量的高低直接影響著文書檔案管理工作進展的快慢，文書工作的合理化開展很大程度上可以提高文書檔案管理工作的水平，所以，在文書與檔案管理工作銜接之時，就要嚴格遵循文件的規范性要求，這樣才能使得銜接工作順利完成，從而實現文書與檔案管理工作的良好過渡。與此同時，文書檔案管理工作人員在進行資料整理時，要調整好文字的字體、顏色、頁面以及格式等，為了使文件資料更具標準化和統一化，企業最好制訂相關的文件整理條例，并要求文書檔案管理工作人員按照此條例進行文件編輯。在收發文檔資料時，相關人員還要進行詳細的記錄與備案，這樣才能及時發現文書檔案資料的缺失與重復等，更大程度上提高文書檔案管理工作的質量。

（三）提高文書檔案管理工作人員的綜合素質。企業在招聘文書檔案管理工作人員時，要進行嚴格的面試，篩選出學歷高、經驗豐富的人員，在招聘后，要對其進行培訓，當其正式被錄用后，要對其階段性的文書檔案管理工作業績進行記錄，并定期組織考試與考核，沒能通過規定標準的員工要及時淘汰，只有這樣，才能夠提高文書檔案管理工作人員的綜合素質與管理能力，不斷挖掘他們的潛力，使其為企業的文書檔案管理工作貢獻力量。更重要的是，要緊跟社會發展趨勢，重視員工計算機應用水平，提高工作效率。

三、結束語

綜上所述，文書檔案管理工作開展過程中，確實存在著一些不良的現狀，基于此，企業更要加強對文書檔案管理工作部門的重視，不斷提高員工素質與管理能力，不斷創新，力求把文書檔案管理工作做到最佳。文書檔案管理工作的完善需要每一個細節，需要企業長期的堅持，因此，企業要做好文書檔案管理工作中的一點一滴。

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