提高檔案管理科學化水平路徑之我見

楊瑋 潘明睿

【摘要】檔案管理科學化工作水平不斷向前發展，檔案信息在各個領域的地位越來越重要，科學技術的迅猛發展使檔案信息飛速增長，因此，提高檔案管理科學化水平成為現階段我們需要重點研究的課題。本文結合實際情況，首先分析了現階段檔案管理存在的問題，然后分析了提高檔案管理科學化水平的路徑，希望通過本次研究對同行起到一定的幫助作用。

【關鍵詞】檔案管理；科學化水平；路徑選擇

一、提高檔案管理工作存在的問題分析

（一）檔案管理工作沒有獲得足夠的重視。雖然國家一直在強調檔案管理工作的理論意義和現實意義，但是落實到地方和單位之后依然存在管理力度不足、態度敷衍等多方面的問題。總的來說，檔案管理在組織中并沒有得到應有的重視。市場經濟條件下很多組織都認為獲得經濟利益對其來說是至關重要的，檔案管理工作不能直接帶來經濟利益，在組織運營和管理中自然而然地就逐漸被邊緣化了。具體來說，很多組織都不能及時地保存檔案資料，也很難抽出時間和精力來進行檔案的整理和維護工作。一些檔案管理機構工作方法陳舊，不能與時俱進地分析客戶的真正需求，在客觀上阻礙了檔案事業的生存和發展。上述因素對檔案資料的保管、檔案資源的建設和利用都產生了消極的影響。

（二）檔案管理工作制度有待進一步完善。在對我國現行的檔案管理工作制度進行分析時發現，目前檔案管理工作制度建設還存在不少突出問題，制度建設發展進程十分緩慢，有關檔案管理工作方法、技術和手段并沒有及時得到更新，在工作中依然采用傳統的工作模式和工作方法。進入新世紀以來，我們逐漸步入網絡時代和知識經濟時代，資源共享已經成為一種不可逆的發展趨勢，而檔案管理工作卻停滯不前，不能很好地和網絡時代的發展相融合，即便是檔案管理工作中引入了計算機系統對檔案進行保存管理和檢索，檔案管理工作也只停留在傳統的層面，并沒有很好地實現網絡信息資源共享，發揮出檔案信息資源應有的作用，從而影響了檔案資源的利用價值。檔案就是用于供人們查詢的信息資源，如果這些信息資源不能夠被很好地利用，檔案管理工作也就失去了其存在的意義。

（三）檔案管理工作者的素質有待提升。檔案管理工作是信息更新速度非常快的行業，對檔案管理人員的專業素質和業務技能都提出了較高的要求。檔案管理質量和水平的高低在很大程度上取決于檔案管理人員的素質，他們是檔案管理事業持續健康發展的前提，也是檔案管理科學化的中堅力量。從目前檔案管理隊伍的情況來看，素質提升依然是亟待解決的一個問題，很多企業和單位并未配備專業的檔案管理員，而是隨意由不具備專業技能的工作人員兼職，更談不上系統的檔案培訓與技能提升，這在很大程度上限制了檔案工作的健康發展。

（四）檔案管理的信息化建設力度不夠。檔案管理信息化建設，一方面需要相關部門提供強有力的財政支持，擴大融資渠道，通過強化與信息技術公司的合作做好資金的優化使用，既要保證資金的合理利用，又能夠實現信息化技術的引入、使用和更新。另一方面則要不斷加強檔案管理本土化信息技術創新研發工作，以此為基礎在有效分析檔案管理信息化建設需求和建設目標的基礎上，強化技術研發工作，提高檔案管理信息化應用的水平。目前這方面的工作幾乎只是停留在概念上，一些檔案信息化工作起步比較早的省份也在探尋與摸索中逐步調整與完善工作方法，檔案信息化的發展任重而道遠。

二、提升檔案管理科學化水平的路徑

（一）提升對檔案管理工作意義的認識。各個組織和單位首先應當意識到檔案管理的重要性，這就要求檔案管理工作者能夠從戰略高度看待檔案管理工作，從長遠的角度分析其能夠給組織帶來的利益。各組織和單位應該重新梳理檔案館藏資料，用發展的眼光看問題，著重強調資料更新工作的開展，減少客戶獲取資料所需的時間、精力和其他相應成本。與此同時，檔案管理工作的方式也要發生轉變，從傳統的封閉式和半封閉式向現代化管理轉型，積極構建利用互聯網、物聯網等新一代信息技術建設一體化、智能化的檔案管理形態。

（二）完善檔案管理制度。對檔案科學化水平的提高，需要一定的管理制度作為保障。要將檔案的科學化管理上升到法律層面，出臺一系列法律、法規以確保檔案管理法治化的有效推進。另外，檔案管理人員要在實際的工作中進行大膽的實踐，探索出適合檔案管理的科學化手段，檔案管理部門要重點抓好兩方面的工作：一是制定一系列的獎勵和懲罰措施，使檔案管理員能夠端正工作態度，提高工作熱情。二是依法強化檔案執法監督力度，重視檔案部門關于改進工作的意見和建議，為檔案管理制度的完善提供支持，創造條件。

（三）構建多元化的交流平臺。認識對實踐具有指導作用，在促進檔案管理科學化水平提高的過程中，要從根本上促進檔案管理人員理念和思想的轉化。具體而言，一方面要積極促使檔案管理人員加強對現代化檔案管理理念和思想的學習、交流，檔案管理部門應當通過系統化的培訓工作，提供多形式的交流平臺，促進管理人員理念和思想的更新。另一方面則要做好宣傳和帶頭工作，為一線的檔案管理人員起到有效的指引作用，積極地促進不同層次檔案管理人員思想與技術的交流，以此從全局出發，建立起現代化檔案管理的理念和思想認識。

（四）完善檔案信息化建設。檔案管理信息化建設要發展就必須實現硬件體系的投資。第一，要加強檔案基礎設施建設。檔案信息化基礎硬件設施建設包括信息化設備的物質投入，這些硬件設施目前很多單位都已配備齊全，但是要注意適時更新，確保管理工作的全面發展。第二，要加強檔案信息資源的建設。檔案信息資源是檔案管理工作的重點，相關的檔案信息必須形成資源庫，主要內容包括：對需要存儲的檔案進行數字化歸檔、對原始的沒有電子檔案化的資料要設計歸檔條目，進行有計劃地處理，便于形成資源庫。各檔案部門要建立完善電子文件歸檔、移交和保存的標準與細則，推進電子文件歸檔、接收常態化。同時加強檔案信息資源共享的平臺建設，充分利用“云計算”等一體化、智能化檔案管理形態，打造和服務與智慧城市統一的“智慧檔案”，全面提升檔案工作的現代化水平。

（五）加大對檔案的利用程度。檔案的最終價值體現在應用環節，很多檔案資料只有在應用的過程中才能體現出其意義和本質，所以提升檔案的利用程度是非常必要的，只有把死檔案變成活信息之后，檔案才能夠最大限度地發揮出其價值，相應的經濟價值和社會價值也才能展現出來。檔案管理工作的最終目的是從海量的檔案信息中搜尋出對社會發展有價值或者對研究主題有意義的信息，這樣才能推動社會不斷向前發展。所以依法提升檔案資料的開放程度、重視檔案資料和現實的結合是必然而且是必須的，潛在價值得到充分展現之后，對組織和社會的效益也會自然而然地展示出來。

三、結語

提高檔案管理的科學化水平有利于對當今的檔案管理工作進行有效的規范和管理，適應未來檔案管理工作的發展趨勢。而提高檔案管理科學化的有效途徑就是增加在管理學工作中的科技投入力度和科學管理方法，提高檔案管理人員的綜合素質，使其在檔案管理的科學化進程中自覺發揮應有的作用，為我國的檔案管理工作貢獻力量。

【參考文獻】

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