單位檔案規范化管理模式的探究

李國芳

【摘要】檔案規范化管理模式的構建是借助于建立一套系統化、科學化的管理機制來實現檔案材料的全面深化管理。近年來，社會經濟的發展讓檔案規范化管理成為了單位內部管理的核心話題。本文結合筆者實際工作研究，對單位檔案規范化管理模式進行了探討。

【關鍵詞】單位；檔案管理；規范化；工作模式

檔案材料客觀真實地記錄了單位過去的發展歷程，是開展各項工作的重要標準與依據，推進檔案規范化管理對于本單位的健康發展具有非常重要的意義。從當前的實際情況而言，單位檔案管理工作依舊存在很多漏洞和問題，導致檔案管理工作效率難以提升，檔案管理水平較低，在很大程度上影響到檔案材料的開發利用。在今天這樣一個飛速發展的時代，各單位要確保自身的持續健康發展，應當真正意識到檔案規范化管理的重要性，通過科學合理的方法促進檔案利用效率的提升。

一、單位檔案規范化管理的內容

（一）檔案信息材料收集的規范化。檔案材料收集屬于單位檔案管理的切入點，在很大程度上影響到檔案管理工作效率，準備完善的檔案材料能夠確保單位檔案管理活動的有序開展。若檔案信息材料收集不符合標準要求，則會對后續工作的開展帶來非常大的影響，如檔案材料的整理、編目、保管等。在對檔案材料進行收集以前，檔案管理工作人員應當和其他各部門積極溝通，清楚檔案材料收集的主要內容與具體流程，對實際工作中形成的各種文件材料交由文書部門處理。

（二）檔案材料整理的規范化。單位檔案材料的整理活動是指把收集到的各類文件材料進行分類組合、重新編制等，讓檔案材料更加條理化。檔案整理是確保檔案開發利用工作有序開展的重要保障，若檔案整理工作不科學，就無法客觀反映檔案內容，給后期的開發利用效率帶來影響。檔案整理的規范化有助于提升檔案管理質量，在對檔案材料進行整理的過程中，必須要對檔案材料的完整性進行提前查驗，再通過合理的方式進行整理。

（三）檔案鑒定的規范化。檔案材料的存放時限一般來說是以其實際價值來判斷，對不存在開發利用價值以及保存期限已滿的檔案應當予以銷毀處理。特別是社會經濟的持續發展，單位檔案材料日益增多，若不能夠第一時間對其進行鑒定、歸檔，則很容易對單位各項工作的開展帶來影響。檔案材料鑒定往往是判斷該檔案資源的開發利用是否有助于單位發展，檔案是否存在后續的利用價值等，這是必須要重視的一個環節。

（四）檔案保管的規范化。檔案保管工作直接決定了其后期利用效率。檔案保管與整個檔案管理工作緊密聯系，保管較好的檔案材料其使用壽命較長，而如果不科學保管，則會影響到檔案的后期利用。因此在開展這項工作的過程中，必須主動和其他部門溝通聯系，重視一切細節工作，做好對重要檔案的保護。

二、單位檔案規范化管理的意義

（一）檔案規范化管理能夠助推單位的持續健康發展。但是管理不單單是對單位內部職工相關信息和工作成果的記錄，同時也是單位各項戰略發展決策制定的依據。檔案規范化管理水平能夠直接決定單位內部管理水平。檔案規范化管理的落實程度直接關系到單位是否可以作出科學的決策。所以，進一步促進單位檔案規范化管理水平的提升，努力開展好檔案資源的管理、開發、利用工作，樹立現代化的管理理念，不斷深入思考探索新時期下的檔案管理方法，才能夠真正確保檔案材料能夠如實反映出單位的實際發展情況，助推單位的持續健康發展，促進自身競爭力的不斷提升。

（二）檔案規范化管理能夠為單位內部管理活動的科學開展帶來非常重要的參考依據。單位檔案材料往往是在其自身發展過程中所取得的成果經驗的綜合，反映了單位自身發展的整個過程。借助于規范化的檔案管理，對檔案材料深入挖掘，高效開發利用，可以為單位內部管理工作的科學開展帶來很大的幫助。另外，單位檔案資源是其自身建設發展的客觀記錄，也是內部各部門開展各項工作時形成的重要文件，必須要引起充分重視，進一步發揮出檔案資源的真正價值。

三、單位檔案規范化管理存在的問題

（一）檔案規范化管理重視不夠。單位檔案規范化管理可以說是社會發展的必然要求，可以促進單位自身發展，提升各項工作業務的開展效率，然而從現階段國內單位檔案管理工作的實際情況而言，大部分單位管理者并未真正意識到規范化管理的重要意義，覺得將更多的人力物力財力放到檔案工作上是浪費時間，不能為單位帶來實際的效益，所以常常忽略了檔案管理工作。雖然一些單位內部建立了較為完善的檔案管理制度，然而在實踐中卻并未真正貫徹落實，檔案管理的規范化程度不足，常常出現問題，影響了檔案工作的高效開展。

（二）檔案管理制度缺乏規范化。從目前單位檔案管理工作的具體情況而言，一部分單位已經制定了相對完善的檔案管理制度，甚至還有很多單位把檔案管理工作擺在單位內部管理的重要位置。然而依舊有少數單位忽略了制度建設的重要性，忽略了管理制度的規范化和科學化，檔案管理工作人員在實際工作中沒有落實相關制度規定，管理活動不規范，內部各部門之間并未積極溝通合作，導致檔案管理工作的執行力不高，雖然有了制度但依舊是“紙上談兵”。

（三）電子檔案管理工作滯后。在“互聯網+”的新時代下，單位檔案規范化管理要求進一步推進信息化建設，過去的紙質檔案管理模式已經不能夠適應新時期的要求，很多紙質檔案開始被電子檔案所代替。在這樣的形勢下，一些單位卻尚未建立較為系統化的檔案信息管理系統，對于檔案信息管理所需要的軟硬件設備投資力度不夠，相關設備設置不健全，電子檔案管理工作相對滯后。

（四）檔案管理模式不規范。現代科學技術的發展帶動了各行業各領域工作的創新，和過去的檔案管理模式相比，新時期的檔案管理活動更加依賴于現代技術。然而在技術創新的過程中，單位檔案管理活動卻暴露出了很多問題，傳統的管理模式不能夠適應現代社會發展，這是單位檔案管理存在的主要問題。一些檔案管理人員在實際工作中依舊選擇過去的工作方法，并未真正應用現代技術，導致檔案管理工作效率難以提升，管理模式不規范直接制約了單位檔案材料的高效開發利用，導致出現資源浪費的問題。

四、單位檔案規范化管理的實施對策

（一）提升檔案規范化管理的重視程度。單位管理人員必須要主動轉變傳統思想觀念，提高對檔案規范化管理的重視程度，真正意識到檔案管理工作對于單位自身發展的價值和作用，進一步加大對檔案規范化管理的宣傳工作，讓單位內部形成一種良好的氛圍。同時要做好督導檢查工作，提升各部門負責人尤其是檔案管理人員的責任感，讓單位所有職工都能夠對檔案規范化管理有全面深入的理解和認識，促進單位檔案管理效率的提升。另外，單位領導應當進一步提升對檔案管理工作的資金投入，根據檔案規范化管理的具體標準，購置符合條件的檔案柜、計算機、打印機等設備設施，設置閱覽室、陳列室等，為檔案室配備好滅火器、防潮設備、除濕器等，進一步優化單位檔案管理工作條件，促進檔案材料的妥善保管和高效開發利用，真正處理好檔案管理過程中的普遍性問題。

（二）完善檔案規范化管理方法與體制。檔案管理工作者需要盡快創新規范化管理方法，建立更加科學完善的檔案管理體系，優化管理體制，規定相關工作人員的職責與權利，合理制定檔案管理活動計劃，開展好檔案材料收集、歸檔工作，嚴格檔案整理工作，熟練應用現代信息技術手段。同時還需要不斷健全單位檔案規范化管理體制，從檔案管理機制規范化、檔案管理流程規范化以及檔案部門和其他部門工作交接規范化著手，構建更加系統的管理體制，盡快統一檔案管理標準，落實檔案規范化管理要求，有計劃、有步驟地實施檔案管理活動，真正確保檔案材料的完整性。另外，單位檔案管理工作人員在離崗時需要根據相關規定做好交接工作，明確相關責任。

（三）提高單位檔案管理的信息化水平。隨著現代科學技術的飛速發展，各行業各領域也逐漸開始邁入了自動化辦公的時代，檔案管理亦是如此。要真正確保單位檔案管理工作的持續推進，提升檔案管理工作效率，應當主動引入現代信息技術，為檔案管理工作信息化建設創造更好的條件，為單位檔案管理部門配置完善的軟硬件設備，建立檔案信息管理體系。同時，借助于檔案信息管理系統來對單位內部各部門檔案材料予以全方位的收集、整理與利用，真正促進單位內部檔案資源的有效整合，將各種文字、圖像、影視片資料等檔案都整理起來，進行分類保存。最后，必須要努力加強電子檔案數據資源的安全保障工作，在網絡中存在很多不安全因素，單位的重要檔案如果泄漏，必然會造成十分惡劣的影響，所以需要對檔案信息管理系統進行定期升級更新，做好計算機病毒防范工作，為電子檔案管理提供一個安全的環境。

（四）建立規范化的檔案管理制度。在充分發揮管理制度作用的基礎上，還應當確保檔案管理制度的完善性與有效性。在單位檔案規范化管理的進程中，應當盡快建立健全規范化的管理制度，以完善的制度為基礎引領檔案管理活動的有序規范開展。一方面，要健全檔案工作制度，完善相關配套機制，針對過去的不符合新時期檔案管理工作實際的制度要及時進行更新修訂，同時要根據單位實際發展情況來制定檔案管理制度，利用制度來約束實踐工作，避免檔案管理過程中可能存在的不規范現象；另一方面，必須強化檔案監督機制的建立，對整個管理流程實施全方位的監督，這一點我們在后文中詳細闡述。

（五）加強檔案管理工作的監管力度。目前有些單位對檔案管理工作的監督管理不嚴格，在很大程度上影響到單位各項事業的有序開展。要進一步促進單位檔案管理工作效率的提升，確保檔案規范化管理模式的落實，必須要強化監管，重視對檔案管理全流程的核查與監督，不定期對檔案工作人員開展崗位檢查，如果發現工作中存在違規現象的必須第一時間督促其糾正，嚴格追究相關責任人；而針對工作績效較好且規范化程度相對較高的，應當予以適當的獎勵，從而更好地激發檔案管理人員的工作積極性，促進檔案管理效率的提升。另外還應當成立獨立的監管小組，對單位檔案管理活動實施專門的檢查，進一步規范單位檔案管理工作。

五、結語

綜上所述，檔案管理屬于單位內部管理的重要環節，檔案管理的規范化程度和工作效率的高低在很大程度上關系到單位自身的發展。所以單位管理者和檔案管理工作人員必須要真正結合本單位的發展實際，樹立現代化的檔案管理理念，堅持與時俱進，構建更加規范化的檔案管理機制，同時針對過去檔案管理活動中的突出問題，尋求有針對性的處理對策，不斷促進檔案管理工作規范化程度的提升，為單位未來的持續穩健發展帶來堅實保障。

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