土地整治項目檔案管理的實踐與思考

蘇青麗

【摘要】土地整治項目檔案是指在整個土地整治項目推動和建設過程中形成的具有歸檔價值的所有文字、圖表、音視頻等不同形式的歷史記錄。本文以河南中緯公司參與土地整治項目檔案管理的實踐為例，并就其中的問題談些意見和建議，以求教于同行。

【關鍵詞】土地整治項目；檔案管理；意見和建議

一、土地整治項目檔案的概念及工作范圍

（一）概念。土地整治項目檔案是指各地重大工程和一般土地整理復墾開發等土地整治項目在推動和建設過程中形成的具有歸檔價值的所有文字、圖表、音視頻等不同形式的歷史記錄。包括立項審批、招投標、施工、監理、竣工驗收等一系列活動。

（二）工作規范。檔案管理工作機構要積極協調項目勘察、設計、施工、監理單位，按照檔案管理有關規定，做好項目相關檔案資料的接收和管理工作，要確保檔案資料的完整性和連續性。應將土地整治項目過程中的檔案形成和交接納入工程建設管理的所有環節和相關人員的職責范圍，及時將形成的文件立卷后向項目承擔單位進行移交。

二、項目檔案管理工作標準化使單位工作步入正軌

（一）公司概況。河南中緯是河南省規劃設計行業第一個改制的專業測繪規劃科技企業，已躋身全國測繪規劃行業的

“三甲”資質行列，國家甲級測繪資質，國家甲級土地規劃資質，國家甲級工程勘察資質；全國勘察設計行業首批AAA級誠信單位，檔案管理省級達標單位，全國測繪產品質量優秀單位。在土地整治項目檔案管理方面有較為成熟的經驗。

（二）工作制度的標準化。河南中緯在實際工作中，制定了詳細的工作制度，為規范化進程打下了基礎。在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作過程中，要求項目承擔單位必須履行以下職責：1.在簽訂相關協議、合同時，對工程文件的套數、質量、移交等提出明確要求，避免后期出現扯皮和推諉等問題。2.對收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的所有文件，隨時進行立卷，避免拖拉及遺失。3.切實負起督促勘察、設計、施工、監理單位文件形成和立卷歸檔工作全過程的重任。4.收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的所有工程檔案，并指派專業人員進行管理。5.將土地整治項目檔案統一納入本單位工作中進行管理，并按照檔案管理有關要求，及時歸檔并登記造冊。以上標準化制度的制定和落實，保障了土地整治項目檔案管理工作前期階段的有效實施。

（三）歸檔范圍與質量的標準化。1.凡與項目建設有關的所有過程中具有保存價值的各種載體的文件，均列入歸檔的范圍。2.歸檔的質量要求。（1）所有歸檔的文件必須為原件。

（2）歸檔文件的內容必須保證真實，要與工程的實際相符合。（3）所有歸檔文件必須保證字跡清晰，簽字蓋章要完備，紙張應按歸檔要求用紙。（4）所有竣工的圖紙均須蓋竣工圖章；施工方利用施工圖改繪竣工圖時，必須要標明變更修改的依據；圖紙變更超過1/3的，應當重新繪制竣工圖。（5）歸檔的影像資料除要求音視頻清晰外，須標注事由、時間、地點、任務、作者等內容。以上歸檔范圍與質量標準化的制定和落實，保障了土地整治項目檔案管理工作中期階段的有效實施。

（四）檔案立卷的標準化。卷內文件的排列要求：1.文字材料須按事項、專業順序進行排列。同一事項中的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，要按照批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.圖紙按專業類別進行排列，相同專業的圖紙按圖號順序進行排列。3.文圖并存的案卷，文字在前，圖紙在后。4.編制卷內文件頁號應遵循下列規律：均按有書寫內容的頁面進行編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始；單面書寫的文件編號在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；折疊圖紙在右下角；成套圖紙或印刷成冊的材料自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼；案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。5.卷內目錄的編制、卷內備考表和封面的編制也有詳細的規定。以上檔案立卷標準化制度的制定和落實，保障了土地整治項目檔案管理工作后期階段的有效實施。

三、目前項目檔案管理工作中的問題

筆者長期參與土地整治項目檔案工作，曾對業內工作進行了調研，發現了一系列的共性問題，值得研究并破解。

（一）驗收與移交期間不規范。勘察、設計、施工單位在將文件整理立卷后，項目承擔單位未對檔案文件完整、系統和質量進行審查，出現問題較多。1.檔案文件分類不齊全、系統不完整。2.檔案的內容無法真實、準確地反映工程實際狀況。3.竣工圖繪制方法、圖式及規格不符合專業技術要求，圖面不整潔，甚至未蓋竣工圖章。4.要求單位或個人簽章的文件，簽章手續不完備。以上種種問題使土地整治項目檔案的驗收及移交工作不全面。

（二）借閱手續不規范。1.本單位工作人員借閱土地整治項目檔案時，因種種原因，未按規定讓領導簽字批準，有時以打招呼的形式批準，破壞了制度的落實。2.外單位人員查閱檔案時，按規定需持該單位介紹信，并經本單位領導批準，實際操作中，也存在制度落實不嚴格的現象。3.檔案借出后，不能及時歸還，影響管理和其他機構的使用。4.借閱歸還的檔案，發現涂改、損毀或遺失等情況，造成無法彌補的損失。

（三）管理人員執行制度不規范。1.土地整治項目檔案管理人員不能嚴格按要求對檔案資料進行定期檢查，無法保證賬物一致。對破損或字跡失真的檔案，未能及時修復。2.檔案管理人員不能定期對檔案進行鑒定，核定保管期限，并剔出無保存價值的檔案。導致失去保存價值的檔案資料未登記造冊并處理。

（四）單位管理制度欠規范。1.對忠于職守、遵守紀律，在檔案的收集、整理、保護、利用等方面成績顯著的工作人員未及時給予獎勵。2.對造成檔案損失的未及時追究當事人責任。3.人員調動時未按檔案管理有關規定做好項目檔案的交接工作，導致后期工作中出現扯皮現象。

四、新時期加強土地整治項目檔案的思考

在新時期、新背景下，如何加強土地整治項目檔案，是業內同行應該共同研究的課題。筆者認為，做到如下方面，可使檔案的收集整理過程有條不紊地進行。

（一）收集要合規。必須要根據歸檔的范圍收集有關文件和資料，在項目立項時，詳盡、完整地做好各類資料的收集、整理，只有前期規范化，才可避免后期出現連鎖性問題。

（二）整理過程要規范。必須要將收集到的資料，遵循其自然形成的規律，保持各類文件材料的有機聯系，以便于保管和利用的原則，對土地整治項目檔案資料進行系統整理和編目，對于項目形成檔案數量大、種類多、內容復雜的，要及時進行補充收集。

（三）分類要科學合理。土地整治項目檔案要按項目進行分類，在每一類下，按項目各實施階段、工程類型等分成若干小類。對于土地整治項目實施過程中的有關財務報表和原始憑據，應該分類進行歸檔保存。

（四）歸檔措施要完善。1.土地整治檔案歸檔管理要按照分級管理的原則，明確相關單位在資料歸檔工作中的職責。項目承擔、實施、監理和施工單位必須加強檔案管理，建立工作制度和責任追究制度。2.加強歸檔管理的過程控制。從項目立項到驗收整個過程，每一項工作完成后都應及時收集、整理并歸檔。建立行之有效的控制機制，將檔案歸檔與否作為項目管理各環節銜接、控制的內容之一，上一階段工作未及時歸檔的，不能開展下一階段工作。3.加大對檔案日常管理的核查力度。發現問題及時督促整改，注重落實。4.項目工程初驗合格后，應督促各參建單位按要求整理檔案資料，完善后提交項目承擔單位。5.土地整治項目檔案應專人管理，并加強領導，明確管理責任，加大監督和檢查力度。

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