PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的運(yùn)用和體會(huì)

高倩 曾瑞清

【摘要】綜合性醫(yī)院的文書檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，規(guī)范化管理可促進(jìn)文書檔案的有效利用，更好地為醫(yī)院管理服務(wù)。PDCA循環(huán)包括計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和行動(dòng)等環(huán)節(jié)。我們將PDCA循環(huán)應(yīng)用到綜合性醫(yī)院的文書檔案管理中，探索了具體的運(yùn)用方法，評(píng)估了工作成效，并分析了注意事項(xiàng)，力求促進(jìn)PDCA循環(huán)在文書檔案管理中的深入應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán)；檔案管理；文書檔案；綜合性醫(yī)院

PDCA循環(huán)是美國(guó)學(xué)者戴明提出的管理學(xué)理論，又被稱為戴明環(huán)，包括計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和行動(dòng)四個(gè)環(huán)節(jié)。計(jì)劃（Plan）：根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃；執(zhí)行（Do）：進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)施計(jì)劃；檢查（Check）：對(duì)管理的結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和評(píng)價(jià)：行動(dòng)（Action）：對(duì)檢查階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)。四個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，互相制約，互為補(bǔ)充，呈螺旋式上升運(yùn)轉(zhuǎn)；每一次的循環(huán)過(guò)程，舊的內(nèi)容都會(huì)被新的所替代，以解決所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)管理水平的提高。綜合性醫(yī)院的檔案管理，作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其最基本的功能是記載醫(yī)院的發(fā)展歷程，為醫(yī)院制定醫(yī)療改革的決策提供必要參考。隨著當(dāng)前醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院管理正由以往的邊緣化管理逐漸向管理的內(nèi)核靠近，更需要對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理并促進(jìn)其更有效地利用，為醫(yī)院管理服務(wù)。為力求檔案管理工作的規(guī)范化和高效應(yīng)用，我們?cè)诓殚喆罅课墨I(xiàn)和借鑒同行先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，將PDCA循環(huán)運(yùn)用到綜合性醫(yī)院的檔案管理工作中，經(jīng)過(guò)近4年的運(yùn)行，現(xiàn)將運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)、成效和體會(huì)總結(jié)如下。

一、PDCA循環(huán)在文書檔案管理中的探索應(yīng)用

（一）整體檔案管理工作中的PCDA大循環(huán)。綜合性醫(yī)院的文書檔案管理，非常強(qiáng)調(diào)工作的持續(xù)性、檔案管理的程序化及易于獲取和利用。每個(gè)年度或一個(gè)約定階段，會(huì)有新的文件或資料需要?dú)w檔入庫(kù)。因此，既要對(duì)原有檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和利用，也要建立規(guī)范化程序?qū)⑿碌馁Y料和文件歸檔。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，我們將PDCA循環(huán)應(yīng)用到文書檔案的管理。P：建立完善的檔案分類管理辦法和制度，制定年度工作計(jì)劃，明確人員的崗位職責(zé)和分工；根據(jù)檔案管理對(duì)電子化的要求，適時(shí)調(diào)整歸檔方案和要求，同時(shí)根據(jù)發(fā)展要求，增配相應(yīng)專用設(shè)備。D：依據(jù)檔案管理制度和本單位具體要求，開展文件和的資料的收集、歸檔、管理、利用和開發(fā)工作。C：針對(duì)檔案管理、利用和開發(fā)中發(fā)現(xiàn)的不足，以及醫(yī)院深化管理中提出的新要求，運(yùn)用魚骨圖等檢查工具，對(duì)現(xiàn)有工作進(jìn)行梳理，及時(shí)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和討論，引進(jìn)和完善工作程序和方法。A：將上一個(gè)循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題加以總結(jié)，及時(shí)改進(jìn)現(xiàn)有工作，并將經(jīng)過(guò)論證的改進(jìn)措施列入下一循環(huán)的運(yùn)行計(jì)劃中，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的上升循環(huán)。

（二）具體工作流程中的PDCA小循環(huán)。文書檔案的電子化管理和歸檔過(guò)程，包括檔案的收集、整理、建檔、錄入等步驟，另外，對(duì)檔案的利用、開發(fā)工作也融合其中，這構(gòu)成PDCA管理的小循環(huán)。P：根據(jù)對(duì)上一年度文書檔案歸檔情況的總結(jié)和分析，列出本年度進(jìn)程規(guī)劃和注意事項(xiàng)；同時(shí)針對(duì)上一年度文書本身或移交環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，以期在本年度避免。D：執(zhí)行新一年度的檔案收集、整理、建檔、錄入等程序。需要指出的是，每項(xiàng)具體程序中，均再包含計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—處理的循環(huán)操作模式。如：文檔的錄入環(huán)節(jié)，從文檔錄入的計(jì)劃方案、具體錄入過(guò)程、錄入后的進(jìn)一步檢查及檢查后的總結(jié)和處理等，這又是一個(gè)PDCA的循環(huán)（檔案的整理、建檔過(guò)程等亦如此）。可見，大循環(huán)中的一環(huán)又可分解為小循環(huán)來(lái)操作，環(huán)環(huán)有序運(yùn)行。C：對(duì)于本年度新歸檔的檔案資料進(jìn)行復(fù)核檢查，尤其是錄入環(huán)節(jié)。由于信息量較大，難免出現(xiàn)錄入誤差，因此檢查環(huán)節(jié)的落實(shí)尤為必要。只有錄入信息完善準(zhǔn)確，才能保證查閱、利用和開發(fā)工作的順利進(jìn)行。A：對(duì)于復(fù)核檢查出的疏漏和錯(cuò)誤，及時(shí)改進(jìn)，并進(jìn)一步找出原因，做好總結(jié)，為下一批文書歸檔即新一輪PDCA循環(huán)提供指導(dǎo)和借鑒。

二、PDCA循環(huán)應(yīng)用在文書檔案管理中的成效分析

近4年來(lái)，我們將PDCA循環(huán)運(yùn)行到文書檔案管理中，成效初顯，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案管理的各環(huán)節(jié)節(jié)奏趨于緊密，工作流程更為清晰。PDCA循環(huán)本身是一個(gè)逐步推進(jìn)的管理流程，每個(gè)環(huán)節(jié)的指令性非常清晰，這使得操作者在具體操作環(huán)節(jié)中節(jié)奏也趨于緊密。以2016年度的歸檔過(guò)程為例，針對(duì)2015年度檔案管理中的問(wèn)題（如相同資料幾個(gè)部門重復(fù)移交入檔等），制定2016年度歸檔計(jì)劃和注意事項(xiàng)，進(jìn)一步和相關(guān)部門進(jìn)行溝通和完善；在執(zhí)行階段，檔案的收集進(jìn)程和質(zhì)量就有了更好地把控；歸檔過(guò)程中的每一步環(huán)節(jié)又均以PDCA的循環(huán)路線為指引，工作流程更為清晰，錯(cuò)誤率明顯降低；檢查環(huán)節(jié)和執(zhí)行環(huán)節(jié)進(jìn)一步跟進(jìn)，大大提高了歸檔工作的質(zhì)量和效率。年度歸檔工作呈現(xiàn)及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性穩(wěn)步提高的趨勢(shì)。

（二）利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、找出針對(duì)性解決方案。大循環(huán)和小循環(huán)的每一步環(huán)節(jié)均以PDCA的循環(huán)路線為指引，呈現(xiàn)出“大環(huán)套小環(huán)”的模式，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，第一時(shí)間得到改進(jìn)和解決。當(dāng)小環(huán)運(yùn)行流暢后，大環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也會(huì)順利得到解決，有效地避免了問(wèn)題的積壓和“中梗阻”現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）各環(huán)節(jié)的相互關(guān)聯(lián)和反饋，為后續(xù)工作提供明晰的指導(dǎo)和借鑒。經(jīng)過(guò)上一個(gè)循環(huán)的檢查和執(zhí)行環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)疏漏、解決問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)下一個(gè)循環(huán)有明晰的、具有針對(duì)性的指導(dǎo)和借鑒。例如：在2015年的歸檔過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)某部門文件中標(biāo)注的附件標(biāo)題和實(shí)際歸檔附件不符，在下一步的文檔利用上出現(xiàn)障礙，在和相關(guān)部門溝通解決后，我們及時(shí)將此項(xiàng)問(wèn)題列入到2016年度的歸檔要求中。2016年度以后移交的文件資料，附件準(zhǔn)確清晰，不僅提高了歸檔工作的效率，也為后來(lái)的醫(yī)院評(píng)審工作提供了全面準(zhǔn)確的資料。

三、PDCA循環(huán)在檔案管理運(yùn)行中的體會(huì)

經(jīng)過(guò)4年的工作實(shí)踐，在受益于PDCA管理模式的同時(shí)，也總結(jié)出了PDCA循環(huán)運(yùn)用在檔案管理中的如下注意事項(xiàng)：

（一）在運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)避免只著眼于簡(jiǎn)單的過(guò)程性大循環(huán)，而須把握“大環(huán)套小環(huán)”的原則。在查閱文獻(xiàn)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多文獻(xiàn)中只將PDCA循環(huán)運(yùn)用于檔案管理的大過(guò)程之中，經(jīng)過(guò)筆者深入學(xué)習(xí)和實(shí)踐，認(rèn)為PDCA管理循環(huán)必須把握“大環(huán)套小環(huán)”的原則，才能實(shí)現(xiàn)管理工作從局部到整體，從片面到全面的宏觀循環(huán)上升趨勢(shì)。

（二）對(duì)于小循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，須及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和總結(jié)。因?yàn)榇藭r(shí)的問(wèn)題較為明確和具體，具有針對(duì)性，易于解決；問(wèn)題解決后及時(shí)總結(jié)，才能在下一循環(huán)中有效避免，從而保證大循環(huán)的流暢運(yùn)行。

（三）應(yīng)將持續(xù)性學(xué)習(xí)和實(shí)踐貫穿到PDCA循環(huán)的運(yùn)行中。在PDCA的管理循環(huán)中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題是必經(jīng)環(huán)節(jié)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有的是具體操作層面的，可以和相關(guān)部門溝通解決；有的則需引進(jìn)更科學(xué)和先進(jìn)的管理理念和方法才能得以改進(jìn)。例如：在電子化歸檔要求下，對(duì)于部分涉及保密的文書資料，如何在局域網(wǎng)環(huán)境中既方便索引，又實(shí)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的保密要求等問(wèn)題，需要檔案管理工作者不斷深入學(xué)習(xí)和鉆研，以及定期接受新技術(shù)的培訓(xùn)，才能使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的改進(jìn)和提高。

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