數字校園環境下高校檔案館功能拓展研究

熊彩虹 王雪梅

【摘要】高校檔案館具有典藏檔案資源，為行政管理、教學、科研和學生服務，保障大學記憶的延續、傳承大學精神的功能，在信息化與數字化校園建設的背景下，高校檔案館應通過繼承與發展創新觀念拓展育人功能，做好宣傳拓展文化教育功能，強化檔案信息化建設延伸服務功能，加大開放力度拓展社會化功能，以期為構筑高校文獻信息資源保障體系貢獻力量。

【關鍵詞】數字校園；高校檔案館；信息化；功能拓展；檔案服務

高校檔案館是指由高校專設以征集、組織、典藏檔案并對其開展利用與推廣教育的校內機構。原則上，高校檔案館除了是該校檔案的典藏機構，亦是該校檔案管理工作開展的指導機構和開發利用的研究部門。高校檔案館絕非是大學的“盲腸”，處于一種可有可無的境遇。大學檔案館的設置可以切實保障大學記憶的延續、傳承大學精神，亦可以通過保存的檔案服務行政、教學、科研和學生；除此之外，大學檔案館通過妥善保存檔案資源，也筑成了大學文獻信息資源保障體系中不可或缺的一環，進而保障全校師生的知情權。

一、高校檔案館功能定位分析

教育部、國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》第八條規定了檔案館的九大職能，本文根據高校檔案館的典藏及其服務宗旨，將其功能定位歸結為如下四個部分：

（一）典藏“大學記憶”，傳承高校精神。大學檔案館典藏資源豐富、種類多樣。這些檔案不僅僅是一張張獨立的紙片、照片或者一段影像，而是可以用敘事串起來的一個個故事。如可以從行政檔案中發掘學校創辦的宗旨、愿景，也可以從學術檔案中還原本校應有的學術地位。除了典藏“大學記憶”之外，高校檔案館亦可以很好地通過舉辦展覽、編輯出版品來傳承本校精神。如哈佛大學檔案館保存著200年來的優等生名單和100多年的優等生合照照片、獎章、紀念品等，有時就陳列出來給師生看，通過校友資料的挖掘來督促、鼓勵后學。

（二）服務行政。高校檔案館典藏中很大一部分直接來自于學校的文書檔案，這些檔案見證了學校的發展過程與變遷，也是學校各項業務活動的重要憑證。這些文書歸檔后，具有豐富的原有價值、史料研究價值、行政憑證價值、法律價值、信息價值等。如高校檔案館保存的基建檔案，在學校遭遇重大變故需要展開設施重建或者校（院）重新規劃時，將可以提供豐富的信息借鑒；會計文件則可以為學校處理財務類經濟糾紛提供證據等。高校檔案館保存的檔案因為有明晰的脈絡，記錄了學校各大事件的發生，檔案館亦可以通過對這些檔案館的梳理，每年編纂出學校年鑒，服務全校師生、校友和社會各界。這些檔案的妥善保存將會適時惠及學校行政服務，達到“資政資治”，實現檔案保存的社會與經濟效益。

（三）服務教學和科研。教師是大學最為寶貴的財產。而教師的寶貴往往集中體現在其授課教學、學術科研、服務地方，具體的成果形式為：教案、教材、授課視頻、期刊會議論文、論著、計劃成果匯報書等等。高校檔案館應該有序搜集教師在教學、科研、服務中的過程檔案和最終成果檔案，并予以妥善保管。這些檔案一方面忠實記錄了教師教學、科研、服務的過程，另一方面也可以為本校的后來者提供學習、借鑒的樣本。除此之外，高校檔案館應該配合學校研究領域的拓展，有計劃地征集與本校研究領域相關的檔案史料，以滿足學校研究工作的開展。

（四）服務學生。高校檔案館是專司大學檔案典藏、利用與研發的機構，大學檔案館在檔案的征集、點收、清理、典藏、維護、利用、推廣教育及研究等方面有著其他部門所無法比擬的優勢。通過對教務處移轉的學籍檔案，可以為校友提供成績單復印件、畢業證復印件及其相關學歷的審核與證明，服務學生。

二、拓展高校檔案館功能的必要性

（一）新時代高校檔案事業發展的需要。2014年5月4日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，重視做好民生檔案工作，建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，創新服務形式、強化服務功能、加大開發力度和促進資源共享。可見，檔案館公共服務功能已被提高到“國家戰略”的高度。多年來，盡管國家已將檔案工作及檔案對人民群眾發揮公共服務的功能提升到國家層面，但是在實際操作層面卻受到理念、技術、資金、能力等方面的掣肘，尤其是本文所探討的高校檔案館功能，在公共檔案館所面臨的挑戰的基礎上，又受到高校管理體制的限制。高校檔案館功能拓展所受到的限制，就高校層面而言，主要體現在兩個方面：首先是檔案資源上的障礙，館藏資源豐富程度不足，目前許多高校檔案館存在著館藏資源類型單一、重數量輕質量、歸檔范圍狹窄、歸檔率低、檢索工具質量不高等問題。其次是檔案人員觀念上的障礙，盡管國家一直在強調檔案管理的中心工作是檔案利用，但是在部分檔案員的思想中，“保密保險、利用危險”的想法已根深蒂固，還有一部分人缺乏競爭與開拓創新意識，“坐擁庫房、坐守辦公室、坐等查檔”的做法依然存在，不僅限制了檔案信息資源的開發力度，而且打擊了檔案用戶的利用積極性與主動性。

（二）高校檔案需要呈現多樣化、社會化的趨勢。高校檔案館的館藏主要來自三個方面：一是校內各系所、行政職能部門按照檔案保管期限表移交的檔案。二是高校檔案館根據自身的館藏發展政策定期收集的檔案。三是接收捐贈或征集的檔案，如與該校發展歷程相關的人、事、物等重要檔案或數據。隨著網絡時代的發展，政務信息公開的進程不斷深化，高校檔案館館藏資源不斷豐富，館藏數量不斷增加，與此同時，學校師生與社會大眾對高校檔案資源的需求力度不斷增強，大學檔案館更應該在確保全校師生及社會大眾的知情權方面予以著力，力圖做好信息公開；架構良好的知識管理體系，活化校內智力資本。

三、拓展高校檔案館功能的途徑

（一）繼承與發展創新觀念。在國家供給側結構性改革的時代背景下，公共檔案館社會化服務方面有了較大的發展，反觀高校檔案館在這方面的作為與時代的要求還有一定差距。我們應樹立信息開放與共享意識，全方位、多層次深入開發檔案信息資源，從傳統的各個高校檔案館各自為戰，一館一室的小作坊式開發與服務，擴展為廣泛地吸收社會力量的大聯合、大開發、大服務，促進高校檔案信息的廣泛交流。

（二）做好宣傳，拓展文化教育功能。實踐證明，廣泛宣傳是增強師生檔案意識的重要手段，檔案館應把宣傳工作作為一項長期任務來抓，甚至可以將宣傳工作放在與檔案收集、整理、保管同等的位置來對待。新媒體時代“酒香也怕巷子深”，人們很難對一件自己不了解的事情給予關注或重視，尤其是當高校檔案工作在高校整體工作發展中的作用處在“邊緣”地位時，“可有可無”“不出錯就是功勞”的錯誤理念就會成為阻礙高校檔案工作成就一番作為的絆腳石。首先，建立與圖書館、校史館、博物館的合作。檔案館應主動與學校文博部門通力合作，充分利用公共空間，舉辦檔案展覽，設立校史展廳，通過挖掘展覽學校辦學歷史、實物檔案、校友成就等內容，充分發揮高校檔案資源的大學記憶與愛校榮校作用。其次，加強與學校宣傳部門、學團組織的聯系，充分利用學校廣播、校報、宣傳欄等媒介向師生廣泛宣傳學校館藏檔案的相關內容，使檔案信息“飛入尋常百姓家”。定期在學校宣傳媒體上報道館藏檔案對管理工作、科學研究、職稱評審等方面發揮的作用，以典型事例使人們了解檔案的價值和作用。另外，檔案館應與學團組織合作，加強學生人事檔案方面的宣傳，使其充分了解人事檔案的重要性，清晰畢業生檔案的轉遞與寄存流向，杜絕人事管理部門“無頭檔案”的產生，同時解決學生尋找人事檔案“無頭無力”的問題。

（三）強化檔案信息化建設，延伸服務功能。檔案專業人員素質提升為檔案館功能拓展提供能力支持，信息技術與通信技術的迅猛發展為其提供技術保障。與省市公共檔案館相比，高校檔案館的專業檔案人員引進已經趨于高學歷、高素質化，研究生學歷、碩士學位已成為進入高校檔案館人才隊伍的基本要求，可見，高校對檔案專職人員的科研水平、信息素養、技術能力加強重視程度已是大勢所趨。伴隨新鮮血液的注入，高校檔案館已形成中青年梯隊合理、知識結構優化的人員隊伍體系，這就為檔案館功能拓展提供了人才保證。其一，充分利用信息技術。利用信息科技對檔案館信息資源進行發掘、加工、遠程傳輸，有利于提高信息利用效率與效益，在滿足檔案受眾信息需求的同時，大大減輕檔案工作人員的負擔，推動高校檔案管理模式的轉變。應用數據庫技術、多媒體技術、網絡技術，建設專題數據庫與特色數據庫，實現信息社會化傳輸與利用，檔案信息得到充分利用。其二，建設特色網站。檔案網站是檔案館向檔案用戶傳遞信息的陣地，首先，明確目標，有針對性。根據不同的用戶群體，針對不用的檔案需求，發布相應的信息，并定期進行更新。在數字化校園與智慧校園建設的背景下，高校檔案館應以建設知識管理型網站為立足點，著力解決學校師生知識需求，實現檔案館與學校同步發展。其次，建立服務預約平臺。高校檔案館查詢服務的主要受眾是學生的學籍檔案，主要內容是在校生的成績單、畢業生的學生檔案去向、老校友的人事檔案補充材料等，搭建網上預約辦理平臺，將有利于進一步方便檔案獲取。如東南大學檔案館開通了網上預約服務，學生可以通過網絡預約，網絡審核，在約定時間到檔案館取件，畢業校友可通過郵件預約的方式進行檔案查詢，而且可以委托他人代為取件，此服務不僅受到廣大學生的廣泛歡迎，而且保持了檔案館鮮活的生命力。

（四）加大開放力度，拓展社會化功能。利用檔案是公民和組織的合法權利，向社會提供檔案是檔案館的法定義務，無論是公共檔案館還是高校檔案館，都應遵守檔案法律法規，依法加大檔案信息開放力度，同時加大檔案服務力度，把死檔案變成活檔案，使其充滿生命力與活力，擴大檔案社會影響，增強社會檔案意識，促進檔案資源服務經濟社會的發展，服務文化繁榮，服務改善民生。依法做好檔案開放利用工作，高校檔案館應做好頂層設計，加強組織領導，集中技術力量，組織開展館藏檔案鑒定劃控工作，并與檔案形成單位溝通協商，共同做好檔案開放工作。

【本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題“數字校園環境下高校檔案館功能拓展與延伸研究”（項目編號：jsgdf2016-09）研究成果】

【參考文獻】

[1]何振.檔案公共服務的理念創新與功能拓展[J].檔案學研究，2015（3）.

[2]王陽，楊陽.高校檔案館服務功能拓展存在的問題與對策分析[J].蘭臺世界，2015（2）.

[3]周楓.資源·技術·思維——大數據時代檔案館的三維詮釋[J].檔案學研究，2013（6）.

[4]東南大學檔案館.網上預約辦理成績翻譯等服務的公告[EB/OL].[2018-03-29].http：//archives.seu.edu.cn/2015/0902/c815a129570/page.htm