對優(yōu)化學校檔案服務(wù)的思考與探索

王秉芳

【摘要】學校檔案憑借特定內(nèi)容與在學校發(fā)展中的特殊作用而備受關(guān)注，這就需要檔案人員優(yōu)化檔案服務(wù)，提高檔案利用率，為學校的常規(guī)管理、教育教學、基本建設(shè)與發(fā)展等發(fā)揮推動作用。本文從檔案服務(wù)的范圍、內(nèi)容與方式這三個主要方面探索優(yōu)化學校檔案服務(wù)的工作策略，助力學校檔案充分發(fā)揮服務(wù)功能，促進學校發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】學校；檔案工作；檔案服務(wù)；優(yōu)化策略

如何在新的歷史時期深入開展檔案管理工作，優(yōu)化檔案服務(wù)，為學校的改革與發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這是學校每一個檔案人員必須認真思考和探究的重要課題。那么究竟應(yīng)采取哪些策略優(yōu)化學校檔案服務(wù)呢？本文認為應(yīng)重點把握以下3個方面：

一、落實宣傳工作，擴大檔案服務(wù)范圍

為提高檔案服務(wù)能力，學校檔案人員應(yīng)把檔案宣傳作為日常工作對待，敢于打破常規(guī)，用靈活新穎的方式提高檔案宣傳效果。學校檔案人員可借鑒圖書館的做法，在每學期開學時開展檔案專題講座與校園宣講等活動，向全體師生、社會大眾尤其是新生普及檔案知識與利用方法，擴大檔案服務(wù)的范圍與領(lǐng)域。

第一，學校檔案人員可通過網(wǎng)站、展覽等途徑大力宣傳檔案，舉辦豐富多彩、形式各異的檔案宣傳活動，做到學校里有行動、廣播里有聲音、報刊上有文章、視頻上有圖像。第二，情系學校，組織開展檔案服務(wù)專題座談會，邀請兄弟學校有經(jīng)驗的檔案人員從不同角度暢談學校檔案服務(wù)工作的歷史與未來。第三，發(fā)揚傳統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的多途徑宣傳，主要是在人口密集的地方開展學校檔案工作、檔案法律的咨詢活動，在校園懸掛橫幅，在宣傳欄中設(shè)置專欄宣傳檔案，在學校大屏幕和電子顯示器上循環(huán)播放檔案服務(wù)標語，印發(fā)檔案法規(guī)宣傳冊與宣傳資料等，提高人們對學校檔案的認識以及檔案法律意識。第四，以人為本，科學有效開展檔案服務(wù)宣傳周活動，由檔案人員以窗口形象熱情為廣大師生服務(wù)，在宣傳周面向全社會開放學校檔案館，適當免除對學校檔案的查閱費、復印費等，讓大眾享受實惠，促進學校檔案的社會化服務(wù)。學校還可開展檔案社會化服務(wù)專題講座活動，讓學校檔案走進人們的生活，逐步形成獨特的學校檔案服務(wù)宣傳格局，并促使檔案宣傳工作規(guī)范化、常態(tài)化，提高社會檔案法制觀念與檔案利用意識，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域。

二、加強資源建設(shè)，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容

檔案資源往往承載著學校的辦學歷史，提高檔案服務(wù)能力，優(yōu)化檔案服務(wù)，務(wù)必要加強學校檔案資源建設(shè)，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，促使檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展。學校的檔案資源是檔案人員開展各項工作的基礎(chǔ)，是學校檔案事業(yè)生存和發(fā)展的根本，是學校檔案工作傳承歷史、服務(wù)現(xiàn)實、暢想未來的保證，其建設(shè)好壞涉及學校檔案服務(wù)是否能有效、全面、長久，同時影響檔案工作在學校的地位。所以學校檔案人員應(yīng)站在戰(zhàn)略與全局的高度加強檔案資源建設(shè)，注重檔案的征集與接收，充實館藏，豐富服務(wù)內(nèi)容。

在收集學校檔案時，檔案人員應(yīng)圍繞學校的教學科研與人才培養(yǎng)等中心工作進行，不僅要加強對學校校務(wù)檔案、教學檔案的收集管理，還要加大征集檔案資料的力度，做好對學校名人檔案、重要活動以及大事件材料的收集、征集，豐富檔案館藏，改善檔案資源結(jié)構(gòu)，構(gòu)建反映歷史的、內(nèi)容豐富的、結(jié)構(gòu)合理的、完善的館藏體系，促使檔案館或檔案室真正變成學校的資源基地，優(yōu)化檔案服務(wù)。

三、開發(fā)檔案信息，拓展檔案服務(wù)方式

學校檔案人員應(yīng)根據(jù)管理人員、科研教學人員、史料編寫人員等的需求，通過收集專題資料為他們提供決策服務(wù)，跟蹤分析檔案利用情況，連續(xù)提供專題索引或個人的學術(shù)思想、學術(shù)動態(tài)等等，實行專題跟蹤服務(wù)。檔案人員尤其要重視為學校的科研教學人員提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。檔案人員要充分利用館藏檔案資源，對其實行深層次開發(fā)，提供參考利用價值大、針對性強的檔案信息服務(wù)。檔案人員應(yīng)注意跟蹤重點課題、重點用戶，為他們的課題需求或教學進度提供實時檔案信息服務(wù)；通過二次、三次文獻向利用者提供檔案資源深層內(nèi)涵、潛在價值，為他們的科研或教學工作提供參考；為檔案利用者提供代借、代復制、代查閱等服務(wù)，為全校師生、社會、相關(guān)企事業(yè)單位等提供主動上門服務(wù)，滿足各類型利用者對學校檔案信息的多層次、個性化、全方位需求。

檔案人員還應(yīng)注意為利用者提供檔案信息在線咨詢服務(wù)。快速發(fā)展的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為優(yōu)化學校的檔案服務(wù)提供技術(shù)支持與物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案人員要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用，快速建立學校檔案網(wǎng)站，直接通過網(wǎng)絡(luò)和利用者互動，為他們提供咨詢，或通過電子郵件、微信等方式和利用者探討相關(guān)問題，回答他們在查詢檔案信息時產(chǎn)生的疑惑，介紹學校檔案信息資源的內(nèi)容、特征與檢索方法等。檔案人員也可定期、不定期在線發(fā)布最新檔案信息，和其他學校的檔案網(wǎng)站互通互聯(lián)，提供學校檔案信息的快速查詢和遠程服務(wù)，共享資源，為學校的發(fā)展作出更大貢獻。

總之，檔案工作是學校管理的重要部分，而利用是管理檔案的最終目的，學校檔案人員應(yīng)注意落實宣傳工作，擴大檔案服務(wù)范圍，同時加強檔案資源建設(shè)，豐富服務(wù)內(nèi)容，并借助先進網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開發(fā)檔案信息，拓展服務(wù)方式，從而不斷優(yōu)化學校檔案服務(wù)，充分體現(xiàn)出檔案在學校的重要價值，提高檔案工作質(zhì)量，為學校的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

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