對優化學校檔案服務的思考與探索

王秉芳

【摘要】學校檔案憑借特定內容與在學校發展中的特殊作用而備受關注，這就需要檔案人員優化檔案服務，提高檔案利用率，為學校的常規管理、教育教學、基本建設與發展等發揮推動作用。本文從檔案服務的范圍、內容與方式這三個主要方面探索優化學校檔案服務的工作策略，助力學校檔案充分發揮服務功能，促進學校發展。

【關鍵詞】學校；檔案工作；檔案服務；優化策略

如何在新的歷史時期深入開展檔案管理工作，優化檔案服務，為學校的改革與發展提供更優質的服務，這是學校每一個檔案人員必須認真思考和探究的重要課題。那么究竟應采取哪些策略優化學校檔案服務呢？本文認為應重點把握以下3個方面：

一、落實宣傳工作，擴大檔案服務范圍

為提高檔案服務能力，學校檔案人員應把檔案宣傳作為日常工作對待，敢于打破常規，用靈活新穎的方式提高檔案宣傳效果。學校檔案人員可借鑒圖書館的做法，在每學期開學時開展檔案專題講座與校園宣講等活動，向全體師生、社會大眾尤其是新生普及檔案知識與利用方法，擴大檔案服務的范圍與領域。

第一，學校檔案人員可通過網站、展覽等途徑大力宣傳檔案，舉辦豐富多彩、形式各異的檔案宣傳活動，做到學校里有行動、廣播里有聲音、報刊上有文章、視頻上有圖像。第二，情系學校，組織開展檔案服務專題座談會，邀請兄弟學校有經驗的檔案人員從不同角度暢談學校檔案服務工作的歷史與未來。第三，發揚傳統，實現對檔案的多途徑宣傳，主要是在人口密集的地方開展學校檔案工作、檔案法律的咨詢活動，在校園懸掛橫幅，在宣傳欄中設置專欄宣傳檔案，在學校大屏幕和電子顯示器上循環播放檔案服務標語，印發檔案法規宣傳冊與宣傳資料等，提高人們對學校檔案的認識以及檔案法律意識。第四，以人為本，科學有效開展檔案服務宣傳周活動，由檔案人員以窗口形象熱情為廣大師生服務，在宣傳周面向全社會開放學校檔案館，適當免除對學校檔案的查閱費、復印費等，讓大眾享受實惠，促進學校檔案的社會化服務。學校還可開展檔案社會化服務專題講座活動，讓學校檔案走進人們的生活，逐步形成獨特的學校檔案服務宣傳格局，并促使檔案宣傳工作規范化、常態化，提高社會檔案法制觀念與檔案利用意識，拓寬檔案服務領域。

二、加強資源建設，豐富檔案服務內容

檔案資源往往承載著學校的辦學歷史，提高檔案服務能力，優化檔案服務，務必要加強學校檔案資源建設，豐富檔案服務內容，促使檔案事業全面協調發展。學校的檔案資源是檔案人員開展各項工作的基礎，是學校檔案事業生存和發展的根本，是學校檔案工作傳承歷史、服務現實、暢想未來的保證，其建設好壞涉及學校檔案服務是否能有效、全面、長久，同時影響檔案工作在學校的地位。所以學校檔案人員應站在戰略與全局的高度加強檔案資源建設，注重檔案的征集與接收，充實館藏，豐富服務內容。

在收集學校檔案時，檔案人員應圍繞學校的教學科研與人才培養等中心工作進行，不僅要加強對學校校務檔案、教學檔案的收集管理，還要加大征集檔案資料的力度，做好對學校名人檔案、重要活動以及大事件材料的收集、征集，豐富檔案館藏，改善檔案資源結構，構建反映歷史的、內容豐富的、結構合理的、完善的館藏體系，促使檔案館或檔案室真正變成學校的資源基地，優化檔案服務。

三、開發檔案信息，拓展檔案服務方式

學校檔案人員應根據管理人員、科研教學人員、史料編寫人員等的需求，通過收集專題資料為他們提供決策服務，跟蹤分析檔案利用情況，連續提供專題索引或個人的學術思想、學術動態等等，實行專題跟蹤服務。檔案人員尤其要重視為學校的科研教學人員提供優質信息服務。檔案人員要充分利用館藏檔案資源，對其實行深層次開發，提供參考利用價值大、針對性強的檔案信息服務。檔案人員應注意跟蹤重點課題、重點用戶，為他們的課題需求或教學進度提供實時檔案信息服務；通過二次、三次文獻向利用者提供檔案資源深層內涵、潛在價值，為他們的科研或教學工作提供參考；為檔案利用者提供代借、代復制、代查閱等服務，為全校師生、社會、相關企事業單位等提供主動上門服務，滿足各類型利用者對學校檔案信息的多層次、個性化、全方位需求。

檔案人員還應注意為利用者提供檔案信息在線咨詢服務。快速發展的現代網絡信息技術為優化學校的檔案服務提供技術支持與物質基礎，檔案人員要充分發揮互聯網的作用，快速建立學校檔案網站，直接通過網絡和利用者互動，為他們提供咨詢，或通過電子郵件、微信等方式和利用者探討相關問題，回答他們在查詢檔案信息時產生的疑惑，介紹學校檔案信息資源的內容、特征與檢索方法等。檔案人員也可定期、不定期在線發布最新檔案信息，和其他學校的檔案網站互通互聯，提供學校檔案信息的快速查詢和遠程服務，共享資源，為學校的發展作出更大貢獻。

總之，檔案工作是學校管理的重要部分，而利用是管理檔案的最終目的，學校檔案人員應注意落實宣傳工作，擴大檔案服務范圍，同時加強檔案資源建設，豐富服務內容，并借助先進網絡信息技術開發檔案信息，拓展服務方式，從而不斷優化學校檔案服務，充分體現出檔案在學校的重要價值，提高檔案工作質量，為學校的可持續發展提供保障。

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