面向知識管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展探討

張陽

摘 要：知識管理體系的構(gòu)建可以發(fā)掘出檔案歸納、整理和使用中的潛在價值。本文從知識管理的概念入手，探究了企業(yè)檔案工作中知識管理的重要性以及現(xiàn)狀，從轉(zhuǎn)變管理思想、創(chuàng)建管理體系、實現(xiàn)協(xié)同化發(fā)展三個方面深入研究了檔案創(chuàng)新發(fā)展的措施，旨在發(fā)揮信息資源的潛在價值，推動企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)的信息管理帶來了更多的可能，檔案系統(tǒng)的使用彌補(bǔ)了傳統(tǒng)資源整合過程中的各種缺陷，使信息使用更為快捷高效。因此，如何轉(zhuǎn)變以往的檔案管理工作理念，在知識管理的基礎(chǔ)上提高工作質(zhì)量和效率是當(dāng)前形勢亟待解決的問題。

1 知識管理的概念

知識管理是幫助企業(yè)在市場競爭中站穩(wěn)腳跟的武器，即是利用先進(jìn)的技術(shù)將掌握的知識整理、儲存并完善，實現(xiàn)互利共享的過程。本質(zhì)上講，知識管理的內(nèi)容應(yīng)該構(gòu)建在企業(yè)核心戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上，由于企業(yè)的性質(zhì)屬于以盈利為目的，戰(zhàn)略目標(biāo)也應(yīng)該是提升市場競爭力，在新時期謀求創(chuàng)新發(fā)展并創(chuàng)造更多的價值。因此，知識管理也應(yīng)該遵循這一理念，結(jié)合企業(yè)實際情況充分融入到各項工作中。一般來講，知識管理并不是一成不變的，其中的信息內(nèi)容會隨著企業(yè)的發(fā)展而創(chuàng)新，同時還要滿足新時期市場的要求。知識管理包括的內(nèi)容有知識體系的構(gòu)建、信息內(nèi)容的傳遞以及共享利用，既要按照一定規(guī)律篩選，又要與活動實際相符。知識管理在各行業(yè)的內(nèi)容也各不相同，因此，要結(jié)合所在背景以及信息內(nèi)容做好調(diào)整，盡可能的發(fā)揮出其最大的價值。

2 企業(yè)檔案管理中知識管理的重要性

新形勢下，知識管理是提高公司競爭價值的重要條件，應(yīng)該全面滲透到各個部門的工作中。企業(yè)檔案管理也要掌握知識管理的應(yīng)用規(guī)律，結(jié)合實際情況獲得創(chuàng)新發(fā)展，而知識管理為檔案管理創(chuàng)造的價值有以下幾個方面：

1）提升檔案管理效率。知識管理需要在短時間內(nèi)完成數(shù)據(jù)到信息的轉(zhuǎn)變，也就是說，檔案在采集、整理和投入使用這一流程中要盡量縮短時間，提高效率才能使生成的內(nèi)容不被新形勢淘汰。因此，企業(yè)要利用計算機(jī)技術(shù)的信息高效整合優(yōu)勢將采集到的資源轉(zhuǎn)變成檔案材料。投入使用時要在初始資源的基礎(chǔ)上完善創(chuàng)新內(nèi)容，使信息更有價值。

2）豐富檔案管理體系。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于守舊和單一，且紙質(zhì)材料在使用和儲存時具有局限性，而知識管理的運(yùn)用推動了檔案信息化的發(fā)展，使檔案實現(xiàn)了從紙質(zhì)版到電子版的轉(zhuǎn)變。為了滿足知識管理體系的要求，未來的發(fā)展中還要加入更多先進(jìn)元素，使管理方式趨于多元化，通過開發(fā)檢索軟件、擴(kuò)大信息數(shù)據(jù)庫等形式提高檔案工作效率。

總而言之，知識管理給檔案工作創(chuàng)造了更大的發(fā)展空間，企業(yè)也應(yīng)該以知識管理為基礎(chǔ)，引用更多先進(jìn)技術(shù)，為檔案管理的開發(fā)和使用提供良好的基礎(chǔ)，使其發(fā)揮出潛在價值。

3 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

雖然在新時期的影響下，很多企業(yè)加大了檔案的管理力度，但仍存在一些問題阻礙了信息的整合管理，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，認(rèn)識不足。很多管理階層對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，配置的檔案管理者專業(yè)素質(zhì)不高，且缺少教育培訓(xùn)的機(jī)會，只是重復(fù)性的采集資源、歸納資源，檔案的潛在價值得不到開發(fā)使管理工作過于表面化。還有些企業(yè)檔案管理人員身兼數(shù)職，很難有精力全身心的投入到工作中，嚴(yán)重阻礙了信息的發(fā)掘和利用。

其次，缺少目標(biāo)。檔案管理部門主要工作內(nèi)容是給企業(yè)提供可參考的資源信息，并不是公司運(yùn)營的親身參與者，也看不到直接的效益生成，這導(dǎo)致很多領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案的管理，也很少從檔案中提煉有價值的信息，長此以往，檔案的管理目標(biāo)會與企業(yè)的發(fā)展計劃脫軌，達(dá)不到創(chuàng)新的目的[1]。

最后，環(huán)節(jié)有待優(yōu)化。很多企業(yè)缺少檔案的使用權(quán)限，且檔案管理部門相比于其他部門并不占優(yōu)勢，致使在檔案采集歸檔的過程中需要花費(fèi)大量時間催促，其他部門也是先處理其他工作再上交檔案，出現(xiàn)了制約。而檔案為了更好的服務(wù)于企業(yè)工作要進(jìn)行分類處理，但是傳統(tǒng)的分類方法不夠科學(xué)，導(dǎo)致搜索生成的資源有限，很難發(fā)揮出檔案的價值。

4 面向知識管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

4.1 轉(zhuǎn)變管理思想

檔案管理是企業(yè)經(jīng)營中的重要組成部分，想要將知識管理融入到檔案管理工作中就要轉(zhuǎn)變以往的守舊思想，獲得創(chuàng)新發(fā)展。首先，要認(rèn)識到大檔案的重要性，通常來講，檔案起到的作用相當(dāng)于歷史記錄，很少周全的考慮到其創(chuàng)建過程，這個創(chuàng)建的過程既是知識管理，因此，管理人員要掌握信息的獲取過程，充實檔案資源的內(nèi)容。其次，知識管理的主旨思想是實現(xiàn)資源的交流和創(chuàng)新。檔案的主要作用是將企業(yè)涉及到的知識內(nèi)容整理儲存，若能篩選其中優(yōu)質(zhì)的資源經(jīng)過二次處理后用于傳遞共享，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供理論依據(jù)，則充分發(fā)揮了檔案的價值。另外，檔案會記錄下企業(yè)經(jīng)營過程中的各個環(huán)節(jié)步驟，調(diào)取并利用這些內(nèi)容也能為企業(yè)的活動奠定基礎(chǔ)。

4.2 創(chuàng)建管理體系

新時期，企業(yè)檔案信息化發(fā)展成為了必然趨勢，檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了信息儲存的科學(xué)性和資源共享的時效性，但是也存在一定的安全風(fēng)險。因此，企業(yè)要完善權(quán)限管理體系，即工作人員在調(diào)取使用信息時要經(jīng)過登錄認(rèn)證，權(quán)限的制定要根據(jù)員工職能的差異，檔案的保密度也要根據(jù)內(nèi)容制定。比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層可以調(diào)取使用所有檔案；部門管理者可以查看與工作內(nèi)容相關(guān)的信息；普通工作人員只能閱覽本職工作有關(guān)的資料；而檔案管理者可以增加、移除以及修改檔案信息。

與此同時，檔案管理可以與企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)相結(jié)合，支持遠(yuǎn)程調(diào)取信息并使用殺毒軟件和防火墻技術(shù)避免電腦病毒和黑客的入侵，還可以設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)避免IP地址的虛假冒用，這是軟件方面的安全防護(hù)。降低硬件方面的風(fēng)險需要企業(yè)配置專業(yè)的系統(tǒng)維修保養(yǎng)人員，定期開展檢修工作，一旦發(fā)現(xiàn)故障或異常使用情況可及時維修處理，避免影響檔案的使用。

另外，還要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以系統(tǒng)操作方法、管理理念、檔案服務(wù)方法、系統(tǒng)安全防護(hù)體系等為主，確保管理人才符合現(xiàn)代化檔案工作需求，還要加強(qiáng)其保密意識，簽訂信息保密協(xié)議，避免管理人員的疏忽泄露企業(yè)資源[2]。信息化系統(tǒng)要具有方便快捷的篩選調(diào)取功能，還能夠提取出具有關(guān)聯(lián)性的有效信息。檔案管理系統(tǒng)由很多功能不同的子系統(tǒng)組成，比如數(shù)據(jù)采集、信息整理、基礎(chǔ)服務(wù)等等。

4.3 實現(xiàn)協(xié)同化發(fā)展

檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要盡量簡單化、科學(xué)化、高效化，因此要將其中一些繁復(fù)卻沒有實際意義的過程去除掉，節(jié)省了大量歸檔時間，達(dá)到提高工作質(zhì)量和效率的目的。另外，還要把知識管理的概念融入到系統(tǒng)中，由于知識的信息量大且覆蓋范圍廣，檔案只是其中的一小部分，還有各種文件資料、圖書等，因此要將檔案與企業(yè)其他知識相關(guān)聯(lián)，構(gòu)建一套完整的資源體系，這種協(xié)同化工作的目的在于為企業(yè)運(yùn)營提供更多可參考的依據(jù)，還可以豐富檔案內(nèi)容，做到信息的互補(bǔ)和共享。這就要求檔案在創(chuàng)建時就要與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相一致，幫助企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價值。

5 結(jié)論

總而言之，知識管理不僅能確保檔案高效管理體系的生成，還能使企業(yè)的各種知識資源相互結(jié)合，為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)要加大知識管理的力度，將其充分應(yīng)用于檔案體系中，達(dá)到信息整合共享的目的，為公司的經(jīng)營發(fā)展、決策創(chuàng)新提供理論依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]范博.基于知識管理的企業(yè)檔案管理探析[J].管理觀察，2018（20）：31-32.

[2]金利希.知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[J].人力資源管理，2017（12）：319-320.