面向知識管理的企業檔案管理創新發展探討

張陽

摘 要：知識管理體系的構建可以發掘出檔案歸納、整理和使用中的潛在價值。本文從知識管理的概念入手，探究了企業檔案工作中知識管理的重要性以及現狀，從轉變管理思想、創建管理體系、實現協同化發展三個方面深入研究了檔案創新發展的措施，旨在發揮信息資源的潛在價值，推動企業的可持續性發展。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；創新發展

現代化技術的發展給企業的信息管理帶來了更多的可能，檔案系統的使用彌補了傳統資源整合過程中的各種缺陷，使信息使用更為快捷高效。因此，如何轉變以往的檔案管理工作理念，在知識管理的基礎上提高工作質量和效率是當前形勢亟待解決的問題。

1 知識管理的概念

知識管理是幫助企業在市場競爭中站穩腳跟的武器，即是利用先進的技術將掌握的知識整理、儲存并完善，實現互利共享的過程。本質上講，知識管理的內容應該構建在企業核心戰略目標的基礎上，由于企業的性質屬于以盈利為目的，戰略目標也應該是提升市場競爭力，在新時期謀求創新發展并創造更多的價值。因此，知識管理也應該遵循這一理念，結合企業實際情況充分融入到各項工作中。一般來講，知識管理并不是一成不變的，其中的信息內容會隨著企業的發展而創新，同時還要滿足新時期市場的要求。知識管理包括的內容有知識體系的構建、信息內容的傳遞以及共享利用，既要按照一定規律篩選，又要與活動實際相符。知識管理在各行業的內容也各不相同，因此，要結合所在背景以及信息內容做好調整，盡可能的發揮出其最大的價值。

2 企業檔案管理中知識管理的重要性

新形勢下，知識管理是提高公司競爭價值的重要條件，應該全面滲透到各個部門的工作中。企業檔案管理也要掌握知識管理的應用規律，結合實際情況獲得創新發展，而知識管理為檔案管理創造的價值有以下幾個方面：

1）提升檔案管理效率。知識管理需要在短時間內完成數據到信息的轉變，也就是說，檔案在采集、整理和投入使用這一流程中要盡量縮短時間，提高效率才能使生成的內容不被新形勢淘汰。因此，企業要利用計算機技術的信息高效整合優勢將采集到的資源轉變成檔案材料。投入使用時要在初始資源的基礎上完善創新內容，使信息更有價值。

2）豐富檔案管理體系。傳統的檔案管理方式過于守舊和單一，且紙質材料在使用和儲存時具有局限性，而知識管理的運用推動了檔案信息化的發展，使檔案實現了從紙質版到電子版的轉變。為了滿足知識管理體系的要求，未來的發展中還要加入更多先進元素，使管理方式趨于多元化，通過開發檢索軟件、擴大信息數據庫等形式提高檔案工作效率。

總而言之，知識管理給檔案工作創造了更大的發展空間，企業也應該以知識管理為基礎，引用更多先進技術，為檔案管理的開發和使用提供良好的基礎，使其發揮出潛在價值。

3 企業檔案管理的現狀

雖然在新時期的影響下，很多企業加大了檔案的管理力度，但仍存在一些問題阻礙了信息的整合管理，主要體現在以下幾個方面：

首先，認識不足。很多管理階層對檔案管理的重要性認識不足，配置的檔案管理者專業素質不高，且缺少教育培訓的機會，只是重復性的采集資源、歸納資源，檔案的潛在價值得不到開發使管理工作過于表面化。還有些企業檔案管理人員身兼數職，很難有精力全身心的投入到工作中，嚴重阻礙了信息的發掘和利用。

其次，缺少目標。檔案管理部門主要工作內容是給企業提供可參考的資源信息，并不是公司運營的親身參與者，也看不到直接的效益生成，這導致很多領導者忽視了檔案的管理，也很少從檔案中提煉有價值的信息，長此以往，檔案的管理目標會與企業的發展計劃脫軌，達不到創新的目的[1]。

最后，環節有待優化。很多企業缺少檔案的使用權限，且檔案管理部門相比于其他部門并不占優勢，致使在檔案采集歸檔的過程中需要花費大量時間催促，其他部門也是先處理其他工作再上交檔案，出現了制約。而檔案為了更好的服務于企業工作要進行分類處理，但是傳統的分類方法不夠科學，導致搜索生成的資源有限，很難發揮出檔案的價值。

4 面向知識管理的企業檔案管理創新措施

4.1 轉變管理思想

檔案管理是企業經營中的重要組成部分，想要將知識管理融入到檔案管理工作中就要轉變以往的守舊思想，獲得創新發展。首先，要認識到大檔案的重要性，通常來講，檔案起到的作用相當于歷史記錄，很少周全的考慮到其創建過程，這個創建的過程既是知識管理，因此，管理人員要掌握信息的獲取過程，充實檔案資源的內容。其次，知識管理的主旨思想是實現資源的交流和創新。檔案的主要作用是將企業涉及到的知識內容整理儲存，若能篩選其中優質的資源經過二次處理后用于傳遞共享，為企業的創新發展提供理論依據，則充分發揮了檔案的價值。另外，檔案會記錄下企業經營過程中的各個環節步驟，調取并利用這些內容也能為企業的活動奠定基礎。

4.2 創建管理體系

新時期，企業檔案信息化發展成為了必然趨勢，檔案管理系統實現了信息儲存的科學性和資源共享的時效性，但是也存在一定的安全風險。因此，企業要完善權限管理體系，即工作人員在調取使用信息時要經過登錄認證，權限的制定要根據員工職能的差異，檔案的保密度也要根據內容制定。比如，企業領導階層可以調取使用所有檔案；部門管理者可以查看與工作內容相關的信息；普通工作人員只能閱覽本職工作有關的資料；而檔案管理者可以增加、移除以及修改檔案信息。

與此同時，檔案管理可以與企業自動化辦公系統相結合，支持遠程調取信息并使用殺毒軟件和防火墻技術避免電腦病毒和黑客的入侵，還可以設置內外網避免IP地址的虛假冒用，這是軟件方面的安全防護。降低硬件方面的風險需要企業配置專業的系統維修保養人員，定期開展檢修工作，一旦發現故障或異常使用情況可及時維修處理，避免影響檔案的使用。

另外，還要加強管理人員的專業化培訓，培訓內容以系統操作方法、管理理念、檔案服務方法、系統安全防護體系等為主，確保管理人才符合現代化檔案工作需求，還要加強其保密意識，簽訂信息保密協議，避免管理人員的疏忽泄露企業資源[2]。信息化系統要具有方便快捷的篩選調取功能，還能夠提取出具有關聯性的有效信息。檔案管理系統由很多功能不同的子系統組成，比如數據采集、信息整理、基礎服務等等。

4.3 實現協同化發展

檔案管理的各個環節都要盡量簡單化、科學化、高效化，因此要將其中一些繁復卻沒有實際意義的過程去除掉，節省了大量歸檔時間，達到提高工作質量和效率的目的。另外，還要把知識管理的概念融入到系統中，由于知識的信息量大且覆蓋范圍廣，檔案只是其中的一小部分，還有各種文件資料、圖書等，因此要將檔案與企業其他知識相關聯，構建一套完整的資源體系，這種協同化工作的目的在于為企業運營提供更多可參考的依據，還可以豐富檔案內容，做到信息的互補和共享。這就要求檔案在創建時就要與企業的戰略目標相一致，幫助企業創造更多的經濟價值。

5 結論

總而言之，知識管理不僅能確保檔案高效管理體系的生成，還能使企業的各種知識資源相互結合，為企業發展奠定良好的基礎。因此，企業要加大知識管理的力度，將其充分應用于檔案體系中，達到信息整合共享的目的，為公司的經營發展、決策創新提供理論依據。

參考文獻

[1]范博.基于知識管理的企業檔案管理探析[J].管理觀察，2018（20）：31-32.

[2]金利希.知識管理背景下企業檔案管理信息化建設研究[J].人力資源管理，2017（12）：319-320.