如何做好當前單位辦公室檔案管理創新

郭秋平

摘 要：檔案是由具有保存價值的單位內部管理的重要文件記錄、資料以及單位各部門工作過程產生的需要歸檔保存的資料構成的。因此檔案能夠如實的再現單位在特定時間發生的對單位的工作和發展過程具有歷史意義的事件，也記錄了單位日常運行和管理工作的重要內容、過程及其成果。在當前的社會大環境下，人們的工作、生活與交流方式都發生了翻天覆地的變化。單位的日常管理工作和與各部門工作相關的外部環境的工作方式、信息交流形式也今非昔比。因此單位的檔案管理工作也必須與時俱進，在檔案管理工作的制度、工作方式、工作內容以及工作手段等方面進行全面的創新。滿足網絡信息時代單位工作對檔案管理的新要求，繼續發揮檔案管理工作對單位發展與決策的關鍵作用。

關鍵詞：檔案管理；單位辦公室；創新；工作內容；工作方式

檔案管理是一門具有悠久歷史的學問，人們從遠古時代就意識到了對重大事件或重要活動的原始記錄進行整理、記錄和保存的意義。雖然在各個時代的檔案資料內容、形式各異，其載體從甲骨到簡牘、再到后來的紙質，但是不變的是檔案對人類文明和社會發展起到的促進作用。具有重要歷史價值的檔案資料是人類文明和智慧結晶得以傳承和不斷進步的關鍵力量和歷史的見證。因此在信息價值越發重要的現代社會，檔案管理成為了機關團體、企事業單位日常工作的組成部分，為其發展繁榮提供了重要信息資源。

1 單位檔案管理工作及其時代特征

1.1 檔案管理概述

檔案管理歷來是單位辦公室工作的重要職能，為單位的日常運轉和繁榮發展提供有力的信息資源支持。通過對單位檔案進行科學有序的管理，可以幫助單位內部的人員根據新的工作需要，對與之相關的單位檔案進行查閱和研究，從中獲取對開展新工作有價值的信息和啟示。而單位的管理和決策人員也可以在單位面臨重大的戰略決策時調取相關的檔案資料，研究單位的相關業務發展過程，了解單位工作的歷史成果和資源信息，做出對單位發展和建設有利的正確決策。傳統的單位辦公室檔案管理工作需要根據單位的相關管理制度，按照國家對相關單位檔案管理工作的法律法規要求，對單位日常管理與運行過程中產生的需要歸檔保存的原始文件、資料進行收集、分類和保

存[1]。并按照工作制度的要求，根據單位內部或外部人員的具體需要，提供所需檔案信息資料的查詢、借閱服務。這些工作雖然意義重大但通常繁瑣而枯燥。

1.2 單位檔案管理工作的時代特征

由于單位的日常工作內容隨著我國經濟與政治體制改革發生了改變，單位員工的工作方式也因為現代辦公設備的使用而更加高效。與此同時，辦公室作為單位信息交流和匯聚的中心，辦公方式和檔案管理工作也都相應的出現了變化。其中檔案資料的載體開始出現多元化的傾向。傳統的文件、合同文本、會議紀要和員工檔案等的載體都是紙質。而多媒體技術和計算機技術的普及，先后出現了軟盤、硬盤和光盤等數字化的多媒體信息資源。并且這些多媒體載體內的信息資源往往是與紙質文件相關聯的信息，給檔案整理和保存工作帶來了新的課題。一些單位的檔案管理人員會把相應的紙質文件也進行數字化處理，然后將數字資料載體與紙質載體分別存放。而已經歸檔保存的檔案查閱方式也因為計算機和網絡技術的使用發生了變化，查閱和調取儲存在計算機硬件或網絡設備中的檔案資料更加的便捷高效。由于網絡化、信息化和智能化技術的普及應用，獲取有效的信息資源已經成了當代社會企事業單位開展工作和贏得競爭的關鍵[2]。因此當前單位的辦公室檔案管理需要創新，建立起基于網絡信息技術的科學的檔案管理體系。根據單位自身的工作特點需求，探索新的信息管理工作內容和工作方式。

2 新時期單位辦公室檔案管理工作急需解決的問題

2.1 工作人員及主管領導對檔案管理工作的正確認知

單位的辦公室檔案管理往往被視為是一個單位內部最為清閑和沒有技術含量的工作，只是一項需要機械化的按照規章制度把各種資料、文件進行歸類和存放。因此在這項工作中進行創新時常得不到足夠的支持和理解，單位的管理人員把更多的注意力放在日常管理和各部門具體的工作中，認為檔案管理無非是把已經完成的工作做一下記錄、把相關文件歸一下類別。這些是檔案管理工作對單位的重要性缺乏足夠的認知造成的。鑒于檔案管理工作能夠創造的巨大價值，做好當前的辦公室檔案管理創新必須首先解決這個問題。

2.2 現代檔案管理工作專業技術力量

要想在檔案管理工作創新方面取得實質性的突破，掌握了現代檔案管理專業理論知識和工作理念的專業技術人才必不可少。檔案管理人員必須具備檔案管理的專業知識，還能夠運用先進的管理理念和現代化的工作方法提高檔案管理工作質量，才能滿足新時期檔案管理工作創新的要求。

2.3 信息化和數字化時代的檔案管理安全問題

單位的檔案中存在對國家或單位的利益與安全相關的機密文獻。傳統的檔案管理工作會根據相關法規對這部分文件進行特殊保護，限制調取和查閱權限。隨著檔案資料中出現越來越多的數字化內容，這些信息被存儲在計算機設備或網絡系統中。因此，由于檔案管理的信息化和數字化，機密文獻的存儲和保密工作面臨新的問題[3]。對這些數字化機密文件以及應限制查閱權限的其它數字化檔案資料如何做好安全防護工作應引起足夠的重視。

3 單位檔案管理工作創新的思路

3.1 普及先進的檔案管理工作理念

辦公室檔案管理工作與單位的管理層、各部門的管理人員和相關崗位的員工都存在著必然的聯系。首先檔案資料和文件的收集需要各個部門主管及相關員工的配合，資料和文件形式是否符合要求、關鍵部分是否完整、送交辦公室檔案管理部門是否及時都非常重要。其次單位的管理層對檔案管理工作創新的支持力度決定了創新工作是否能取得實質性的進步。因此在單位內部普及先進的檔案管理工作理念，讓所有相關人員對現代檔案管理工作的價值形成正確的認知，獲得各方面的理解與支持，可以及時獲取有效的信息資源、聘任升級檔案管理工作創新所需的專業人才、添置必要的技術裝備。為創新工作順利開展創造必要的工作環境條件。

3.2 管理工作內容和方式方面的創新

由于有了現代化的網絡設備和辦公工具，在檔案管理工作內容方面要充分發揮管理人員的專業與技術優勢，在信息資源的收集、分析整理、分類和儲存方面進行創新。首先利用網絡資源擴大信息資源的采集范圍，利用計算機系統和科學的方法對信息資源進行深度分析和加工，以便提高工作效率和質量。將重要文檔進行數字化處理備份，并且利用防火墻技術對存儲數字化檔案的硬件設備進行保護[4]。其次在檔案數字化的基礎上將文檔分級進行加密，建立具備多重安全防護措施的網絡信息平臺，給有檔案資料查詢需求的人員根據其崗位授予不同級別的網絡訪問權限，確保安全的同時實現用戶的遠程訪問。

4 結束語

在當前信息資源對各行各業的價值都如此寶貴的情況下，必須正確認識檔案管理對單位的發展與進步的重要性。充分利用現代科技成果對檔案管理工作進行全面的創新，擴大信息資源的來源和提升其使用價值，為單位的發展戰略決策和日常工作提供符合時代要求的信息服務。

參考文獻

[1]陳梓源.如何做好當前單位辦公室檔案管理創新[J].科學中國人，2017（21）.

[2]盧偉.淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創新[J].中外交流，2017（41）.

[3]陳景軍，李成立，崔劍橋.新形勢下事業單位辦公室檔案管理的創新路徑探析[J].魅力中國，2017（z2）.

[4]李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創新及發展[J].辦公室業務，2018（2）.