探究信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

陳亞亮

摘 要：隨著時代的進步和發(fā)展，我國當前醫(yī)院的業(yè)務水平和服務水平都有了很大的進步和發(fā)，醫(yī)院對檔案管理工作提出了新的要求，即檔案管理要實現(xiàn)信息化，以適應醫(yī)院以及社會的發(fā)展。本文從醫(yī)院檔案管理，檔案信息化建設的意義和功能的分析和研究，對檔案信息化建設在醫(yī)院管理系統(tǒng)的作用和價值進行梳理和分析研究，以探索出如何發(fā)揮檔案在醫(yī)院檔案管理信息化建設的作用和價值的措施和方法，以及建設醫(yī)院檔案管理信息化的過程。

關鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案管理

隨著信息時代的到來，信息技術已全面應用于醫(yī)療行業(yè)，全國各大醫(yī)院都在逐步推進數(shù)字化醫(yī)院建設。早在2008年，中國醫(yī)院信息化的發(fā)展研究就指出，中國大多數(shù)三甲級別的醫(yī)院就已經建立了醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)。目前，從最初的醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）到目前的手術麻醉管理系統(tǒng)、醫(yī)院綜合操作管理系統(tǒng)（HRP）等，從臨床應用技術到信息化自動化的辦公體驗，全數(shù)字化醫(yī)院的建設正如火如荼的開展。

1 醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設的作用與意義

1.1 檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的見證

大多數(shù)醫(yī)院檔案涉及廣泛、內容復雜，在醫(yī)院開展各種活動（如政府、科研活動、后勤、資產管理公司等）的過程中檔案文件是負責記錄所有工作，各種各樣的書籍和圖表，以及對應的文字，視頻，音頻等各種類型和不同載體的歷史數(shù)據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展歷程的記錄，也是醫(yī)院的財富。一方面，檔案管理有助于加強醫(yī)院檔案信息化管理，另一方面檔案管理有助于領導做出科學合理及時的決策，進一步實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然要求

在醫(yī)院檔案管理中，檔案信息化建設是醫(yī)院走向現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，也是提高醫(yī)院檔案信息管理水平的重要手段和必要途徑。醫(yī)院檔案信息化建設在一定程度上符合現(xiàn)代醫(yī)院社會化發(fā)展的要求和需要，他能夠直接反映社會發(fā)展的過程。檔案管理在醫(yī)院的日常工作中起著不可取代的作用。在管理的一些問題，例如某些情況下無法治愈的疾病，等等，通過檔案信息化建設的發(fā)展，醫(yī)院相關部門經理可以在檔案管理平臺查找以往解決類似問題的方法，醫(yī)生也可以參考一些困難和復雜病例來使得治愈成功，檔案管理工作能夠極大的提高醫(yī)院的工作效率和服務水平。最重要的是通過醫(yī)院檔案的信息化建設和管理，讓患者有更大康復的希望，使醫(yī)院得到患者和家屬的認可和贊揚，從而促進醫(yī)院的長遠發(fā)展。

2 當前醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 管理意識薄弱，缺乏管理理念

在大多數(shù)檔案管理人員看來，文件管理通常是作為文件記錄使用，其并不能帶來直接的社會效益或者經濟利益。因此，很多人（包括醫(yī)院的高層領導、普通醫(yī)護人員、檔案管理人員等）對檔案管理的認識薄弱，對檔案管理并不上心。其工作的主要內容就是注重臨床管理，而忽略了檔案管理工作（如文件、圖形、圖紙、圖片、等）的重要。另一方面，醫(yī)院檔案管理信息化管理目前仍未被視為醫(yī)院崗位職責和考核的一項重要業(yè)務。醫(yī)院檔案信息化建設總體處于簡單的病情記錄，查詢和其他數(shù)據(jù)的記錄，而這些工作很難滿足公眾的文件信息的使用需求，因此大多數(shù)工作人員不能清楚地理解檔案對醫(yī)院歷史發(fā)展的價值，導致工作人員很大程度上忽略了這項工作的重要性，也沒有意識到它的必要性。所以，目前醫(yī)院檔案管理中仍存在許多問題。例如，員工的思想、方法和態(tài)度或多或少存在著不端正，不關心，不能與時俱進，亦或者不能滿足醫(yī)院和社會發(fā)展的需要等問題。

2.2 檔案材料利用率低

如今很多醫(yī)院還是處于使用紙質記錄醫(yī)院檔案的階段，然而紙質文件存在容易損壞，效率低，不易統(tǒng)計和查詢問題，這使得文件的使用率大大降低。在醫(yī)院檔案信息方面，各種處方藥、藥物療效、藥物相容性、副作用均有統(tǒng)計學意義。而僅僅手工查閱這些原始數(shù)據(jù)，對這些信息進行統(tǒng)計，工作量實在太大。考慮到醫(yī)院的實際工作效率，大量的檔案資料是檔案管理者面臨的現(xiàn)實因素。如果不采用現(xiàn)代化數(shù)字化的分類查詢方法，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的查找和使用難度將難以有效解決。

2.3 相關制度不完善，投入不足夠

現(xiàn)代計算機信息技術在不斷發(fā)展完善，但管理工作人員忽視自己的學習與進步，對現(xiàn)代化技術一竅不通，這導致了醫(yī)院檔案管理人員或者文件管理人員在使用計算機過程中還呆在最基本的信息階段。相對于基本的技術技能，更重要的是，檔案信息的缺乏科學的標準化管理制度，這使的員工的工作隨意性很強。文件管理者的信息化程度低，數(shù)據(jù)庫不夠全面，文件管理系統(tǒng)制度不夠完善，用戶查詢的系統(tǒng)不方便不快捷，都導致了現(xiàn)在檔案管理效率低下的局面。我們都知道文件管理需要很強的專業(yè)性。檔案管理人員不僅要做好自己的工作，更重要的是，管理理念要跟上發(fā)展的步伐。但目前大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質還有待提高。

醫(yī)院檔案管理信息化建設中，計算機軟硬件基礎設施的完善是必不可少的條件。然而，醫(yī)院檔案管理信息化建設需要的一些基礎設施還不完善，有些還停留在信息化不發(fā)達的年代。過去，檔案管理都是手工操作，技術含量低。然而，在當今科技發(fā)達的時代，檔案管理人才忽視了業(yè)務技能的培養(yǎng)，也耽誤了數(shù)字化、信息化檔案管理的建設。

3 信息化時代檔案管理的創(chuàng)新性研究

3.1 加強對信息化檔案管理工作的重視

檔案是管理者了解和掌握醫(yī)院運作的最有效途徑，以此要加強對檔案工作的重視，檔案是醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中積累的重要財富，可以為提高醫(yī)療水平、研究課題和創(chuàng)新技術提供有力的依據(jù)。醫(yī)院檔案信息化管理可以大大減少財政資源、物質資源和人力的投入，促進醫(yī)院現(xiàn)代化建設的快速發(fā)展。在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，能夠從根本上改變管理人員的認識是解決問題的關鍵。從醫(yī)院領導到基層檔案管理人員，都必須正確認識檔案管理的重要價值和實現(xiàn)檔案信息管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用。

3.2 完善檔案的管理制度

實施電子病歷將成為必然趨勢。使用信息管理后，能給的最大弊病的解決方案，同時，可以更效率增強檔案的使用，以及與計算機設備實現(xiàn)的管理大量的存儲和快速，節(jié)省大量的人力和非常大的空間，可以通過網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)傳播的補充信息，實現(xiàn)更先進和方便文件管理模式。通過檢索管理系統(tǒng)等許多先進方便的功能，如電子索引，可以審查存檔情況，實現(xiàn)輕松管理。例如，查找未及時歸檔或不符合要求的資料，可以隨時發(fā)送信息，進行檢查和更改，大大改進了文件的歸檔方法，使文件管理更加規(guī)范。經過醫(yī)院檔案管理信息處理，利用醫(yī)院設備網(wǎng)絡，就可以很好的解決這些問題。與原始紙質文件相比，電子文件最大的優(yōu)點是更容易實現(xiàn)導航，可以更廣泛地利用我們的原始文件，實現(xiàn)更高的應用深度。

3.3 加大資金以及技術的支持

在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，需要加大檔案信息化建設的資金投入和技術投入。在保證足夠的資金支持后，要注重技術投入，積極培養(yǎng)和引進人才，推進檔案信息化建設，促進醫(yī)院現(xiàn)代化和進步。通過技術的滲透，建立了醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺，使醫(yī)院檔案得到及時有效的利用，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息的社會化效益。另外值得注意的是，在檔案信息化建設過程中，融入醫(yī)院文化中的檔案信息的內容，檔案信息轉化為醫(yī)院員工的想法，并使檔案信息在醫(yī)院文化建設有更高的操作可行性，以促進醫(yī)院檔案信息化建設。

4 結束語

綜上所述，社會的快速發(fā)展為醫(yī)院管理創(chuàng)造了良好的條件，對醫(yī)院管理提出了新的要求。因此，醫(yī)院應加強管理，特別是臨床記錄的檔案管理。同時，有必要加強信息管理建設，不斷提高醫(yī)療設備的性能，臨床試驗的記錄，加強管理人員的培訓和教育，完善相關管理制度，促進醫(yī)療設備檔案管理的有序、健康發(fā)展，并為醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展提供支持數(shù)據(jù)信息。

參考文獻

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