信息化背景下檔案管理改革初探

李紅艷

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的陰影滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，極大地改變了人們的生活方式。檔案管理作為政府、企業(yè)和其他社會(huì)部門的重要組成部分，在傳統(tǒng)管理方式下存在著安全性低、檔案檢索效率低、檢索時(shí)間長(zhǎng)等諸多問(wèn)題，迫切需要加快信息技術(shù)的引進(jìn)步伐，改革原有的檔案管理方式，以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。只有不斷吸收引進(jìn)新的技術(shù)方法，不斷進(jìn)行改革，才能在一定程度上提高檔案管理的效率、縮短查找時(shí)間和提升安全性等，進(jìn)而使各種資源和資料能夠得到合理利用。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；改革；初探

檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，直接影響著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面。隨著信息技術(shù)的日益普及，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期快速變化的工作需求。檔案管理人員和相關(guān)人員需要充分了解各種有效的資源，不斷探索新的信息管理方式，從而對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到很好的促進(jìn)作用。

1 信息化背景下檔案管理改革的基本原則

1.1 信息化原則

為了建立現(xiàn)代管理體系，我們必須重視檔案管理的信息化建設(shè)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和傳統(tǒng)的文件管理工作已經(jīng)深入整合，大大提高了文件管理的效率和準(zhǔn)確性。在發(fā)展檔案管理的過(guò)程中，我們應(yīng)該采用更加現(xiàn)代化的管理模式，檔案管理人員應(yīng)該不斷調(diào)整思維，優(yōu)化工作制度和方法，注意利用信息技術(shù)手段，不斷提高工作效率，提高檔案管理的綜合效率，促進(jìn)檔案管理的不斷升級(jí)。

1.2 效率性原則

檔案管理工作要服務(wù)中心工作，在檔案信息化管理實(shí)踐中，要不斷探索優(yōu)化工作流程，升級(jí)工作方法，提升檔案管理效率，保證檔案的保管與運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而提高綜合工作效率。在檔案管理實(shí)踐中，提升信息化建設(shè)效率需要從多方面入手，既要優(yōu)化管理體系和管理流程，同時(shí)也要升級(jí)管理手段，采取現(xiàn)代化檔案管理模式，滿足檔案工作基本需求。

1.3 安全性原則

在信息化背景下開展檔案管理工作，必須堅(jiān)持安全性原則，將檔案管理安全作為首要目標(biāo)。在檔案管理實(shí)踐中，容易產(chǎn)生管理風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此，構(gòu)建檔案管理信息化體系，要秉持安全原則，注重減少管理漏洞，保障檔案的安全性，為全局工作的順利推進(jìn)提供有力的支撐與保障，助力的科學(xué)化、高效化發(fā)展，提升檔案綜合管理效能。

2 企業(yè)檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 檔案管理的整理服務(wù)水平不高

目前，部分企業(yè)在高科技的沖擊下，開始將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引入，借助它完成相關(guān)的工作，進(jìn)行檔案的管理和收藏工作。但因?yàn)槭苤朴谄髽I(yè)的資金，開始逐漸暴露出企業(yè)資源設(shè)備落后的問(wèn)題。工作資源僅僅能簡(jiǎn)單地加工和處理檔案信息，使檔案管理的整體服務(wù)水平不高，無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.2 有待于進(jìn)一步提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)

堅(jiān)持以人為本是開展信息化工作的前提。企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平與信息化服務(wù)質(zhì)量密切相關(guān)。然而，目前，許多企業(yè)仍然缺乏強(qiáng)大的文件管理團(tuán)隊(duì)，并且擁有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和文件開發(fā)的專業(yè)知識(shí)。正是由于勞動(dòng)力不均衡，相關(guān)服務(wù)項(xiàng)目的順利發(fā)展受到阻礙，包括市場(chǎng)研究、信息分析、網(wǎng)絡(luò)搜索和信息咨詢，信息開發(fā)服務(wù)的質(zhì)量也受到影響。

2.3 過(guò)于陳舊的信息開發(fā)觀念

作為企業(yè)信息資源的管理中心，傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案部門，主要工作是對(duì)企業(yè)各類重要資源的存儲(chǔ)。但在信息化的社會(huì)背景下，檔案信息開發(fā)借助于互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通，逐漸向多元化發(fā)展。為此，需要企業(yè)及時(shí)轉(zhuǎn)變信息開發(fā)觀念，對(duì)新型信息管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，與時(shí)代發(fā)展的需求更好地適應(yīng)。

3 信息化背景下檔案管理改革路徑分析

信息技術(shù)深深影響著人們的生活方式，檔案管理改革在信息化大背景下顯得更為迫切，積極探索適宜的檔案管理改革路徑是當(dāng)前檔案管理者和相關(guān)學(xué)者比較重視的問(wèn)題。筆者根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究，認(rèn)為可以從以下四個(gè)方面進(jìn)行探究。

3.1 制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)在最初應(yīng)用于文件管理時(shí)將面臨許多問(wèn)題，主要是因?yàn)闆](méi)有建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前的檔案管理中，各單位應(yīng)明確自身的實(shí)際情況，了解信息檔案管理的方式，建立健全組織體系，制定檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，明確相應(yīng)的職責(zé)。加快建立數(shù)字檔案管理，提高檔案管理效率，確保檔案管理安全。積極促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化管理，在檔案管理的過(guò)程中節(jié)約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據(jù)各個(gè)職能進(jìn)行檔案管理工作細(xì)化，明確具體職責(zé)更好保障管理效果。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度

檔案管理是各單位的主要工作內(nèi)容。在處理相應(yīng)的檔案過(guò)程中，我們應(yīng)該加快檔案管理工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，樹立正確的檔案管理觀念。在現(xiàn)實(shí)生活中，各部門應(yīng)該改變對(duì)文件管理的態(tài)度，高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視培訓(xùn)和指導(dǎo)文件管理人員，建立信息化的文件管理系統(tǒng)，解決傳統(tǒng)文件管理的不足。

3.3 結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以更好地滿足人們對(duì)檔案管理的要求。然而，由于一些限制，基于信息的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理。有必要合理利用傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的技能。例如，一些涉及機(jī)密的重要會(huì)議材料不能以數(shù)字方式存儲(chǔ)，以防止黑客攻擊它們。使用傳統(tǒng)紙質(zhì)材料可以更好地保證它們的安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢(shì)，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

3.4 提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

沒(méi)有工作人員的努力，什么也做不了。因此，在檔案管理中，特定的檔案管理人員需要隨時(shí)協(xié)調(diào)。在信息技術(shù)背景下，檔案管理改革需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。作為一項(xiàng)高科技技術(shù)，信息技術(shù)要求所有人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息技術(shù)，包括輸入數(shù)據(jù)、搜索和分析數(shù)據(jù)，以提高工作質(zhì)量。其次，必須加強(qiáng)工作責(zé)任感。一些文件和材料需要相應(yīng)地保密。因此，員工應(yīng)該加強(qiáng)工作責(zé)任感。最后，要正確對(duì)待檔案管理這個(gè)工作，樹立正確的工作意識(shí)。

3.5 提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)研究的加速發(fā)展，新技術(shù)正在出現(xiàn)。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，有必要不斷提高檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必要的檔案科學(xué)專業(yè)知識(shí)，還要求他們具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息管理技術(shù)和其他信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)。特別是，一些電子文檔的整理要求檔案工作者不僅要有一定的數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)，還要掌握特定計(jì)算機(jī)操作的應(yīng)用技術(shù)。因此，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且精通信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)人才，是不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使檔案工作實(shí)現(xiàn)健康有序發(fā)展的必由之路。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，信息化建設(shè)工作的重要性不斷凸顯，對(duì)于提升檔案管理效率、保障檔案安全都具有積極意義。在開展檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要找準(zhǔn)工作節(jié)點(diǎn)，不斷優(yōu)化工作體系和流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，提升檔案管理綜合水平。

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