“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢

黃苑艷

摘 要：近年來，我國信息科技技術發展十分迅速，各種各樣的信息數據充斥在人們的生活中，而對這些數據進行收集和利用，不管是對個人還是對企業都有一定的借鑒作用。在“大數據”時代下，電子檔案工作也面臨著巨大的考驗，因此，改善管理方式就顯得尤為重要，這也是發揮其有效性的必要途徑。本文針對“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢進行分析，并提出一定的保障措施，希望為電子檔案建設提供幫助。

關鍵詞：“大數據”時代；電子檔案；建設趨勢；保障措施

在新時期環境下，電子檔案成為了對資料信息收集和儲存的主要方式，其對行業的發展具有積極的促進作用。在“大數據”時代下，對電子檔案工作也必然提出了更高的要求。而充分發揮電子檔案工作的作用，就需要掌握“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢，進而采取有效的保障措施來促進電子檔案建設，這也是行業發展中不容重視的問題。

1 大數據的定義與特征

1.1 大數據的定義

大數據又被稱為巨量資料和海量資料，其所涉及到的資料量具有巨大的規模，其在一定的時間范圍利用常規的軟件工具并不能對數據集合進行捕捉、整理、管理和處理等，需要一定的處理模式才能夠具有強大的決策力、洞察的發現力以及流程優化功能的海量與多樣化信息資產，大數據是由一種巨大數量、復雜結構、豐富類型數據的集合，基于一定的云計算進行數據處理和應用的模式，然后再對數據進行整合、共享、交叉、復用等，從而具有智力資源以及知識服務的能力[1]。

1.2 大數據的特征

大數據是在云計算和互聯網后的又一變革性的信息技術，在大數據時代下，數據是核心資產，其對各個行業的傳統發展模式都造成了很大的沖擊，如果行業不能借助大數據來對用戶的需要進行掌握、分析和判斷，就會嚴重影響到事業的發展和行業的決策等。大數據具有著鮮明的特征，一是數據的體量十分巨大，一般私人計算機的硬盤容量是TB量級，而企業數據量接近到了EB量級；二是數據的類型十分繁多，繁多的數據可以分作結構化的數據以及非結構化的數據，除了文本形式結構化的數據外，其非結構化的數據形式也是越來越多，比如，視頻、音頻、圖片以及網絡日志等，復雜的數據類型對數據處理的能力也提出更高的要求；三是價值的密度比較低，需要使用強大的算法來對數據價值進行提取，這也是大數據下需要解決的難題；四是數據處理的速度要快，在大數據時代下數據挖掘以及數據處理的速度與效率是行業發展的突破點[2]。

2 “大數據”時代下的電子檔案建設趨勢和保障措施

2.1 “大數據”時代下的電子檔案建設趨勢

1）擴展性、有效性、真實性以及完整性。擴展性：在大數據時代下，信息數據量是巨大的，并且是持續增加的，因此，在電子檔案的建設中就一定要重視其擴展性的特征，這也是電子檔案建設的基礎保障。有效性：由于大數據下的環境是十分復雜的，因此，電子檔案的建設還要有標準化的制度、嚴格程序、妥善安全防護技術以及安全保密防范對策，用以確保電子檔案的有效性。真實性：在大數據時代下，網上電子檔案出現了“百花齊放、百家爭鳴”的局面，這種局面固然為每個領域、每個行業甚至于個人使用提供了便捷、快速的信息資源，但要想確保所利用的信息是真實有效的，就必須在信息來源、類別、檔號、互見號等方面進行標注說明，在使用者和讀者面前產生共鳴，確保電子檔案的真實性。完整性：在大數據時代下，檔案信息電子化，可謂一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面，但要想保障它的完整性，要在電子檔案信息化整合中不可偷工減料、取章斷義，刪減合成，在保障歸檔檔案的完整基礎上合成電子檔案以保障它的完整性。在以上條件都滿足的前提下，還需要電子檔案建設中具有相應的數字證書以及電子印章技術等，來保證其電子檔案具有嚴謹的憑證性以及法律價值，另外，為了保證其電子檔案在封裝、傳送、整理、儲存、保管以及利用中具有良好的安全性，需要對電子檔案的安全級別進行有效的劃分，進而根據不同級別與權限進行相應的訪問權限設置，從而實現對電子檔案的全面管理，這也是電子檔案建設中的重點和難點[3]。

2）與紙質檔案并存的趨勢。在“大數據”時代下的電子檔案建設的同時，也離不開紙質檔案的輔助，要將兩者進行有效的結合，形成一種雙線并存的發展模式。“大數據”時代下的電子檔案建設要將紙質的檔案轉化成電子信息形式進行管理，在應用系統中的電子信息通過憑證化的處理后，就會成為電子檔案形式，可以把電子信息在應用系統內進行獨立，形成一種能夠直接進行閱讀的文檔形式，而紙質檔案作為重要的數據基礎，在紙質檔案電子化的管理同時，也要保證紙質檔案的完整性和安全性，使管理模式真正做到切實有效。也就是說，一方面充分發揮電子檔案在日常利用中的快捷性和方便性，另一方面紙質檔案又是電子檔案的重要支撐和堅強后盾，保存并沿用紙質檔案的原始性和憑證性。

2.2 保障措施

1）完善建設質量標準。在“大數據”時代下的電子檔案建設中，一定要完善質量的標準，這也是推進其工作開展的前提條件。需要建立相應的數字化檔案館和信息安全管控的平臺，從而來實現檔案數據的發布、管理、報告以及防控等，還要嚴格按照相應公安部門計算機信息管理系統的安全工作要求，執行檔案數據安全等級的保護定級要求指標，并啟用相應的測評軟件來對信息安全的測評體系進行完善，同時還要制訂各級單位檔案信息管理的應急預案，并實施模擬性的實踐演練，保證信息化發展的安全，另外，還要貫徹和落實相應的規范和制度，并制定配套的規章和標準，盡快的制定《數字檔案館評估指標體系》，并且構建電子檔案的接收和保存試點[4]。

2）增加資金投入。在“大數據”時代下的電子檔案建設中，想要實現有效的電子檔案信息化發展，硬件設備是必不可少的，同時大量的數據儲存、整理和分析，還需要有良好的軟件支持，而這些都是需要大量的資金作為建設基礎的，因此，這就需要增加電子檔案建設資金的投入。按照國家檔案局以及相應信息化工作領導小組的要求，檔案部門要積極的向其財政部門進行反映，使現實需求和相關資金的扶持政策相匹配，從而增加信息化建設資金的投入，同時還要按照其信息化的目標進行考核，并出臺相應的政策，來推進檔案的信息化發展。

3）與時俱進。在電子檔案建設中，由于受到“大數據”環境的影響，各級的檔案管理部門一定要統一思想，與時俱進，來推進其檔案的信息化發展和建設，并對檔案的信息化發展和建設中的問題進行及時的協調和解決。相關部門要積極的和各級的信息化領導小組進行有效的溝通，把檔案的信息化建設納入到電子政務以及民生的信息化發展中，同時還要注重新技術和新產品的研發，利用先進的電子檔案信息化技術來推動信息化的建設，完善其檔案信息的數據庫建設，從而來實現電子檔案信息有效的交換和共享。

3 結束語

綜上所述，“大數據”的迅猛發展，對電子檔案的管理造成了很大的沖擊，而傳統的檔案管理方式已經滿足不了新時代的要求，為了更好的做好電子檔案工作，發揮其檔案管理的作用，就需要充分認識到“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢，進而采取有效的保障措施來推動其發展，這也是其長遠發展的必要途徑。

參考文獻

[1]劉欣欣.試析大數據時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.152-152.

[2]石峻峰，周俐霞，付雙雙.大數據時代數字檔案資源管理研究現狀與趨勢分析[J].信息安全與通信保密，2014（9）：87-89.

[3]衛麗亞.“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢[J].企業文化旬刊，2017（10）.00032-00032.

[4]李楊.大數據背景下檔案工作的發展機遇、趨勢與挑戰[J].中外企業家，2016（32）.159-160.