淺談項目檔案管理與項目管理同步實施的必要性

摘 要：伴隨著國家“一帶一路”倡議的加快實施、京津冀一體化建設的深度推進和雄安新區的建設，給施工企業帶來了更大的發展與機遇。工程項目的增加，必然會產生大量的項目檔案，項目檔案的管理水平又直接影響項目的總體驗收和項目成果在生產經營等方面的運用。因此，項目檔案管理與項目管理必須同步實施。

關鍵詞：項目檔案；管理；項目管理；同步實施；必要性

伴隨著國家“一帶一路”倡議的加快實施、京津冀一體化建設的深度推進和雄安新區的建設，給施工企業帶來了更大的發展與機遇。工程項目的增加，必然會產生大量的項目檔案，項目檔案的管理水平又直接影響項目的總體驗收和項目成果在生產經營等方面的運用。因此，項目檔案管理與項目管理必須同步實施。本文就是從項目檔案管理的角度，談一談做好項目檔案管理與項目管理同步實施的必要性。

1 充分認識項目檔案的重要性

國家對建設項目檔案越來越重視，要求也越來越嚴格。根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。此外，項目檔案的保管期限一般長于項目實體的存在期限，項目檔案比項目實體的生命周期更長、信息價值更大。如果項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大的效益。

2 項目檔案管理與項目管理的關系

項目檔案是項目建設在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文件材料；是經過鑒定、整理后形成的完整、準確、系統的檔案。項目檔案管理是項目管理的一部分，項目管理與項目檔案管理二者是不可分割的、相輔相成的關系。

3 項目檔案管理中常見問題

現在項目檔案管理中，常出現如下問題：

1）管理職責不明確。主要體現在文件材料的收集職責分工不明確，檔案人員對應收集的材料不清楚，專業知識不熟悉。

2）檔案人員不穩定，檔案管理業務不熟悉。由于一些大型工程項目建設施工具有周期長，點多、線長、分散的特點，建設管理單位對檔案工作重視不夠，沒有及時配備檔案管理人員，施工單位專業技術人員變化更換頻繁，沒有設置專人負責文件材料的收集工作。

3）收集不齊全。建設項目前期文件缺失較多，如土地征用文件、協議文件等，設計基礎文件、設計文件，如：設計審批文件、技術文件、批準概算書等，施工文件如質量檢查報告、竣工報告、竣工簽證書等，監理文件，如工程進度計劃報審、設計變更報審、特殊工程資質報審等；設備文件，如無設備開箱記錄等。

4）文件質量不符合規范要求。文件材料格式不規范、內容不符合規范要求，文件材料的形成不符合耐久性要求；文件簽章手續不完整、不真實；復印件較多，如原材料證明與試驗報告等多為復印件，工程竣工圖修改不符合要求等。

5）整理編目不符合規范要求。文件材料組卷不合理、分類不準確；案卷題名擬寫不規范，檔案編目不符合國家規范要求等。

6）歸檔不及時。由于平時不注意檔案資料的收集，工程技術人員更換頻繁，工程需要結算時才突擊整理，不僅造成工程檔案不能及時歸檔，而且很難保證項目檔案的完整、齊全、準確。

7）電子檔案未完成歸檔或歸檔后不方便提供利用。平時不注意電子文件的收集，歸檔前未及時進行掃描，造成電子檔案不能完成歸檔；有的工程雖完成了掃描工作，但仍未完成檔案庫的建立，不能有效提供利用。

8）工程現場聲像材料歸檔不齊全。工程施工現場不注意聲像材料的形成、收集，造成聲像材料不能反映工程質量、安全、進度等問題。

4 要解決上述問題，項目檔案管理工作就必須要與項目建設管理同步實施

1）建設項目檔案資料是隨著項目的建設環環相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的，這些檔案資料一旦形成，其完整、準確、系統性就已經客觀存在了，要保持這種客觀性，從工程項目立項建設伊始，就注意文件材料的形成、積累工作，文件質量是關鍵，積累是基礎，回憶錄式的檔案不能作為日后檔案利用的依據。強調從項目的提出、論證初始，就要有專人對檔案工作進行通盤考慮和統籌規劃，遵循工程建設和檔案形成的規律，堅持檔案工作與工程建設同步管理，保證歸檔資料的“完整、系統、準確”。

2）在項目管理中，必須要明確項目檔案分管領導、檔案部門負責人、各職能部門負責人、專（兼）職檔案人員的職責，健全項目檔案管理制度。檔案分管領導是本單位檔案工作的最高責任人，對檔案工作負總責。通過層層落實，明晰責任人，建立檔案工作管理體制，堅持“集中統一管理”的原則，這樣就改變了檔案管理工作得不到重視、經常出現“亡羊補牢”現象的發生，確保檔案工作的正常開展。

3）堅持項目檔案管理工作與工程建設“五同步”（即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”）是我國基本建設項目檔案工作的一條重要經驗，也是基本建設項目檔案工作是否能達到預期效果的關鍵。一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產生的文件材料的管理，在建設合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，要同時檢查落實檔案工作的情況。三是在工程竣工驗收時，要同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按要求認真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。要按國家要求組織竣工檔案資料的專項驗收。四是在竣工驗收三個月內，項目總結與項目文件材料完全歸檔要同步。

4）合同是一切項目基礎，是約束參建各方強有力的法律依據和紐帶，有了合同就有了工作的主動權和法律保障。因此，項目檔案要納入合同管理，明確有關方面提交檔案的相關要求，如對檔案移交的范圍、整編質量、套數、移交時間、歸檔載體形式等要有明確的要求，取得檔案工作的主動權，確保檔案的完整、系統、準確。

5）在項目施工階段，不定期開展有關項目檔案管理的培訓，努力提高有關項目參與人員以及項目內兼職檔案員的業務素質。只有項目人員對檔案工作重視了、了解了，檔案管理工作才會開展得更順利，項目管理工作才會更好。同時，要保持檔案人員的穩定性。

6）建立項目檔案網絡化管理。通過網絡化管理，使項目人員與檔案管理人員可以清楚知悉項目進程，使之更便捷、更及時、更系統地了解項目管理各節點工作，為材料的整理、移交、歸檔、提供利用等工作提供有力保障。

7）注重項目建設中聲像、電子檔案的同步收集。對開工前、施工過程中、竣工及驗收中的重點部位、主要設施情況、工程質量情況、主體工程、典型施工過程以及開、竣工儀式、重大事件等及時收集，同步管理，確保聲像、電子檔案的歸檔質量符合要求。

5 結束語

項目檔案對項目后期的管理、運營、維護等起著十分重要的作用，項目檔案的驗收也關系著整個項目的順利竣工驗收，整個項目活動的全過程和成果也都在項目檔案中體現，可以說，項目檔案是一個項目的守護者，因此項目檔案的管理要與項目管理同步進行，制定項目檔案管理制度，規范檔案管理行為，確保項目檔案資料的完整、準確、系統。

參考文獻

[1]《企業檔案工作規范》實施指南 李和平主編.

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（國家檔案局DAT28-2002）.

[3]《天津市重點建設項目檔案工作指南》（天津市檔案局）.

作者簡介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。