關(guān)于信息時代辦公室保密工作的思考

辦公室是國家政府機(jī)關(guān)、科研院所、企事業(yè)單位等開展各項工作的核心場所，其中所產(chǎn)生、涉及到的各類數(shù)據(jù)、信息等，很多都關(guān)乎所在單位的重要技術(shù)、利益，甚至關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展與存亡。因此，加強(qiáng)辦公室保密工作是單位管理中必不可少的重要環(huán)節(jié)。然而，這一工作的有效開展卻并非易事。一方面，辦公室人員密集，工作人員保密意識及保密能力參差不齊；另一方面，信息技術(shù)快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)盜取核心數(shù)據(jù)導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失的事件屢見不鮮。因此，信息時代，為更好地保護(hù)單位的合法利益，避免發(fā)生辦公室泄密事件的發(fā)生，有必要加強(qiáng)對于信息時代辦公室保密工作的研究，提出行之有效的應(yīng)對措施。

一、信息時代辦公室保密工作的重要性

信息時代，辦公室保密工作對于單位的管理及運營而言有著十分重要的意義。辦公室保密工作的實施有利于保障各項工作的順利開展。對于科研院所、企業(yè)而言，辦公室的各項信息、數(shù)據(jù)涉及單位的核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等，只有確保單位獨家掌握這些信息，才能確保圍繞其設(shè)置的相關(guān)發(fā)展規(guī)劃、項目計劃按部就班地實施。倘若發(fā)生了機(jī)密泄露，則可能導(dǎo)致其他同類單位進(jìn)行技術(shù)抄襲、復(fù)制，可能使得原有的工作規(guī)劃方寸大亂，各項工作難以順利實施。而對于政府機(jī)關(guān)而言，雖然應(yīng)確保各項工作的透明性，但這并不意味著全部信息的公開，一旦重要信息外流或被不法分子竊取并通過互聯(lián)網(wǎng)等渠道迅速散布，則可能導(dǎo)致社會秩序混亂甚至傷及國家安全。由此可見，辦公室保密工作無論是對于一家單位工作秩序的維持還是對于其效益、安全等方面，都相當(dāng)重要。

二、信息時代辦公室泄密的危害性

所謂辦公室保密工作，其核心是指對于單位辦公過程中產(chǎn)生的包含信息、數(shù)據(jù)、技術(shù)等的紙質(zhì)、電子信息進(jìn)行的保護(hù)，并確保其不外流、不被竊取。雖然管理人員通常能夠意識到辦公室保密工作的必要性，但是在實際開展管理工作時，卻可能發(fā)生種種疏忽，加之部分工作人員重視程度不足，信息系統(tǒng)保護(hù)技術(shù)水平有限，因而使得辦公室泄密事件頻頻發(fā)生，嚴(yán)重危害到各事發(fā)單位的利益及安全。

信息時代，私密信息被泄露司空見慣，對于個人而言，手機(jī)信息、身份證信息、個人工作信息等泄露現(xiàn)象屢見不鮮，給人們的生活造成不同程度的困擾和不便。而對于企事業(yè)單位而言，信息的泄露同樣時有發(fā)生，并且會造成更加嚴(yán)重的后果。2017年5月12日，名為“Wanacry”的蠕蟲病毒在全球大范圍內(nèi)爆發(fā)并迅速蔓延，全世界有上百個國家的數(shù)十萬辦公用戶遭到入侵并盜取、鎖定計算機(jī)數(shù)據(jù)，只有在支付高額費用后方能得到解禁。此次網(wǎng)絡(luò)入侵事件涉及政府、醫(yī)療、教育、石油等眾多行業(yè)，造成多家單位工作陷入困境，并導(dǎo)致了巨額的經(jīng)濟(jì)損失。除此之外，對于政府機(jī)關(guān)、國家核心科研院所等單位而言，辦公室信息的泄露非但會造成經(jīng)濟(jì)、效益的損失，還有可能導(dǎo)致國家機(jī)要文件、機(jī)密技術(shù)的外流，一方面，一旦這些機(jī)要文件被不法分子利用、篡改并散布，則可能導(dǎo)致公民對政府政策誤讀，形成社會恐慌或不滿情緒，從而導(dǎo)致社會秩序混亂；另一方面，國家機(jī)密技術(shù)的泄露則會使得國家投入大量人力、物力而取得的科研成果為他人輕易竊取，大量努力付諸東流，因而嚴(yán)重?fù)p傷了國家利益，甚至危及國家安全。由此可見，辦公室泄密現(xiàn)象所造成的危害無論是對于企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)而言都是難以估量的。

三、信息時代提高辦公室保密工作水平的重要渠道

由上文分析可知，信息時代，提升辦公室保密工作水平對于各單位而言是十分必要的。針對現(xiàn)階段，部分單位在這一方面尚存在一定欠缺的現(xiàn)象，建議采取下述幾個方面的應(yīng)對措施。

（一）加強(qiáng)保密工作重要性的宣傳，提升工作人員職業(yè)素養(yǎng)。要確保辦公室保密工作的順利開展，首先需要使工作人員意識到保密工作的重要意義，這一點對于辦公室這種人員眾多的場所而言尤其關(guān)鍵。目前，許多單位雖然重視對員工業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，經(jīng)常組織工作人員參與技術(shù)培訓(xùn)，但在信息保密方面卻罕見專業(yè)的、有針對性的宣傳、培訓(xùn)，這便導(dǎo)致一部分工作人員沒有建立起信息保密意識。在平日與人交談中，當(dāng)有人向自己借用數(shù)據(jù)資料時，或在瀏覽網(wǎng)頁時，便可能有意或無意間將重要的辦公信息外泄。為此，各單位要加強(qiáng)關(guān)于辦公室保密工作的集中培訓(xùn)，對于那些內(nèi)容可能涉及重要信息的問題，向工作人員進(jìn)行普及，并宣傳保密的重要性及泄密的危害性。

（二）建立完善的辦公室保密工作制度。由于辦公室保密工作涉及的內(nèi)容眾多，有時候，即使工作人員具有較強(qiáng)的保密意識，仍有可能在不經(jīng)意中暴露單位的機(jī)密信息。此時，便需要有辦公室保密工作制度來對工作人員的日常行為進(jìn)行規(guī)范。科學(xué)、有序的管理制度是確保辦公室保密工作順利開展的必要前提，并且能夠給予工作人員以有效的約束及激勵。若要制定完善的保密工作制度，則首先應(yīng)規(guī)范好保密工作范圍，明確地規(guī)定涉及哪些內(nèi)容、環(huán)節(jié)的工作是需要保密的，各類文件、數(shù)據(jù)體的保密年限是多少，等等。此外，在開展辦公室保密工作管理時需堅持原則性，即對于有違保密規(guī)定的行為需防微杜漸，若有蓄意泄密或造成嚴(yán)重后果的泄密行為，則必須實施相應(yīng)的懲罰措施。在我國，《中華人民共和國保密法》中相關(guān)保密內(nèi)容做出了詳盡、規(guī)范的規(guī)定，各單位在遵守此法的前提下，還可參考此法制定適用于本單位實際的具體規(guī)章制度。

（三）加強(qiáng)計算機(jī)及移動設(shè)備的管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已成為政府機(jī)關(guān)、各企事業(yè)單位日常管理中不可或缺的環(huán)節(jié)。通過各類信息化平臺的建設(shè)，不但使單位信息發(fā)布、透明化管理、形象展示等工作更加便捷、高效，更使得單位間的快速數(shù)據(jù)傳輸、資源共享成為可能。然而這一環(huán)節(jié)也成為了各類網(wǎng)絡(luò)病毒、信息竊取行為發(fā)展的溫床。為了在享受信息化帶來的便利的同時，提升辦公室保密工作的開展質(zhì)量，各單位務(wù)必應(yīng)加強(qiáng)對計算機(jī)及移動設(shè)備的管理，將科學(xué)的信息化技術(shù)更好地應(yīng)用到辦公室保密工作之中。首先，作為單位職工，個人的辦公電腦需設(shè)置登錄密碼，不將開機(jī)密碼告知身份不明的人。其次，單位無線網(wǎng)絡(luò)、信息設(shè)備等需有專門的技術(shù)人員進(jìn)行定期維護(hù)，并及時安裝殺毒軟件、防火墻，對系統(tǒng)實施保護(hù)。對于特別重要的線上系統(tǒng)，如無線網(wǎng)登錄系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、技術(shù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，建議各單位每半年定期更新登錄密碼，最大限度避免登錄密碼外泄。部分單位可在不影響常規(guī)工作開展的前提下，避免使用QQ、微信等常規(guī)社交軟件，轉(zhuǎn)為使用僅限單位內(nèi)部使用的溝通及文件傳輸軟件，避免個別員工利用常規(guī)聊天工具造成信息、數(shù)據(jù)外泄。最后，對于機(jī)要文件，一方面需要留存?zhèn)浞荩涣硪环矫妫瑒?wù)必增設(shè)密碼，并保留紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔，以免遺失。

四、結(jié)語

總之，信息時代，辦公室保密工作開展難度越來越大，而保密工作的要求越來越高。因此，加強(qiáng)對辦公室保密工作重要性的認(rèn)識，制定合理的管理制度，從員工意識及技術(shù)水平等方面提升保密水平，這是辦公室管理工作的必由之路，也是保護(hù)單位利益及安全的必然選擇。