行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量的因素及對策初探

科學(xué)規(guī)范的管理模式能夠使行政事業(yè)單位的檔案質(zhì)量不斷提升，現(xiàn)代化的管理模式逐漸深入行政事業(yè)單位，建立高效的管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理制度，從根本上保障行政事業(yè)單位的檔案質(zhì)量，從更深層次對行政事業(yè)單位進(jìn)行有效的監(jiān)督和評價。

一、行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量的影響因素

（一）管理人員素質(zhì)。在行政事業(yè)單位檔案管理工作中，需要相關(guān)工作人員具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)能力，這是由于檔案管理的政策性所決定的，對事業(yè)單位的工作人員提出了很高的要求，既要擁有良好的思想政治修養(yǎng)，又需要擁有檔案管理的職業(yè)修養(yǎng)。但在事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程中，大量員工忙于日常事務(wù)，在檔案管理工作上花費(fèi)時間過少，自身的實(shí)際能力欠缺，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。管理人員業(yè)務(wù)能力不均衡，使歸檔的文件出現(xiàn)整理分類不及時，保管時間不準(zhǔn)確等問題的出現(xiàn)，思想上對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不到位，責(zé)任意識不強(qiáng)，管理過于隨意。

（二）管理設(shè)備陳舊。我國目前仍有大量行政事業(yè)單位，未結(jié)合自身情況安裝現(xiàn)代化管理所需的硬件設(shè)施，許多老化陳舊的設(shè)備沒有及時更新，這對檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，檔案管理辦公室的安全預(yù)防設(shè)施不到位，許多檔案因保存不當(dāng)，出現(xiàn)破損，字跡不清的現(xiàn)象，這對檔案的質(zhì)量造成了無法估計(jì)的后果。

（三）管理思想落后。行政事業(yè)管理人員的誤區(qū)，使檔案管理一直沒有受到重視，因其不能帶來經(jīng)濟(jì)效益，就疏于管理，僅僅將管理水平停留在被動應(yīng)付的狀態(tài)，能夠滿足日常的查閱，確保檔案不丟失。即使有些單位在管理過程中，落實(shí)了管理負(fù)責(zé)人，但在本質(zhì)上缺乏科學(xué)有效的管理機(jī)制，檔案的管理質(zhì)量仍未得到提高。

二、改善行政事業(yè)單位檔案質(zhì)量的科學(xué)對策

（一）提升管理人員素質(zhì)。在日常檔案管理工作中，因其需要具有很強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的工作人員進(jìn)行管理，使得檔案管理的團(tuán)隊(duì)合作尤為重要，在人員選撥過程中，要注重考量管理人員的工作態(tài)度和工作能力，對具有良好政治素養(yǎng)和責(zé)任心的工作人員應(yīng)積極進(jìn)行培訓(xùn)，在日常工作中，通過多種方法調(diào)動人員的積極主動性，注意將自己所學(xué)技能與實(shí)際檔案管理需求相結(jié)合，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識，定期可以開展交流活動，增進(jìn)管理人員之間的溝通，進(jìn)而提升檔案的管理質(zhì)量。

（二）完善管理信息化。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，行政事業(yè)單位也開始提升管理的信息化水平，檔案作為事業(yè)單位的重要組成部分，急需在工作過程中提高信息化水平，使其更好地滿足管理服務(wù)需求，更便捷地為行政事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，從根本上使得檔案的使用壽命得到提高。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，可以使檔案提取的速度加快，通過網(wǎng)絡(luò)使檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行傳輸，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案在傳遞過程的不足，使檔案管理更具有實(shí)效性。檔案可以通過一些先進(jìn)的科技設(shè)備，轉(zhuǎn)化成電子資料，存儲在計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)與電子版相結(jié)合的管理模式，更好地避免因紙質(zhì)的破損導(dǎo)致的內(nèi)容丟失?，F(xiàn)代的信息處理技術(shù)不僅可以將文字、圖片轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，更可以將聲音、影像進(jìn)行保存，使檔案保存的水平提升，質(zhì)量滿足單位的需求。檔案管理應(yīng)不斷順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，在行政事業(yè)單位的信息共享平臺不斷完善的同時，將不涉及單位機(jī)密的檔案發(fā)布至互聯(lián)網(wǎng)上，創(chuàng)新檔案管理模式，以更加便捷的方式滿足社會需求，更好地服務(wù)于檔案使用人員，實(shí)現(xiàn)資源的有益共享，為檔案管理的發(fā)展創(chuàng)造了條件，在工作效率提升的基礎(chǔ)之上，將檔案的質(zhì)量帶入了一個新高度，豐富了檔案資源的使用渠道。

（三）重視檔案管理。行政事業(yè)單位的管理人員應(yīng)注重將檔案管理列入工作日程中，建立一些具有針對性的管理措施，從人員分配、監(jiān)督考核等方面，開展具體規(guī)范的檔案管理工作。在人員分配過程中，要注重樹立檔案管理人員的保密意識，適當(dāng)進(jìn)行保密教育活動，做好檔案的解密劃控與保管期限的明確工作，對文件進(jìn)行銷毀的過程中，要嚴(yán)格進(jìn)行鑒定監(jiān)督。在制定考核機(jī)制時，應(yīng)結(jié)合行政單位的實(shí)際特點(diǎn)，通過升降級來對工作人員進(jìn)行動態(tài)管理。參考國家檔案質(zhì)量的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系，積極實(shí)施符合自身檔案管理需求的評價體系，明確檔案工作的基本框架，為檔案管理質(zhì)量提供有力保障。

三、結(jié)論

總而言之，正是因?yàn)閷?shí)際管理中這些問題的存在，才使得行政事業(yè)單位檔案的質(zhì)量得不到提高，影響檔案管理在單位運(yùn)轉(zhuǎn)中重要作用的發(fā)揮。這就需要行政事業(yè)單位緊跟管理發(fā)展趨勢，優(yōu)化自身結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案的質(zhì)量進(jìn)一步得到提升，滿足行政事業(yè)單位的發(fā)展需求。