精細(xì)化管理在煤礦企業(yè)辦公室工作中的應(yīng)用對策

文/華亭煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司 李康

辦公室既是煤礦企業(yè)經(jīng)營過程中的運(yùn)轉(zhuǎn)軸心，也是煤礦企業(yè)的形象窗口，更是上級與下級之間的溝通與協(xié)調(diào)紐帶。如今煤礦企業(yè)的辦公室工作必須進(jìn)一步優(yōu)化才可以應(yīng)對不斷出現(xiàn)的新挑戰(zhàn)，而精細(xì)化管理模式的應(yīng)用促使煤礦企業(yè)辦公室人員管理觀念發(fā)生了創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，以精益求精的管理態(tài)度、全面細(xì)致的服務(wù)質(zhì)量以及最小化的投入，獲取最大的效果，使煤礦企業(yè)辦公室突破了傳統(tǒng)粗放型的管理模式，開展了新嘗試，為全面提高辦公室工作質(zhì)量而不懈努力。

一、精細(xì)化管理的基本概述

所謂精細(xì)化管理，實(shí)際上是常規(guī)管理向更深層進(jìn)行發(fā)展的管理思想，旨在最大化地減少企業(yè)的管理成本，同時(shí)盡可能充分地利用管理工作占用的資源。精細(xì)化管理是從發(fā)達(dá)國家引入我國的先進(jìn)管理理念，在企業(yè)各行各業(yè)中都有著廣泛的運(yùn)用，既在社會(huì)分工上體現(xiàn)了精細(xì)化，也在服務(wù)質(zhì)量方面體現(xiàn)出精細(xì)化的特點(diǎn)。可以說，精細(xì)化管理的出現(xiàn)是現(xiàn)代管理不斷發(fā)展與進(jìn)步的必然趨勢，其在實(shí)際運(yùn)用中，能夠通過管理規(guī)則的系統(tǒng)化及全面細(xì)化，采用各種先進(jìn)手段，包括標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、數(shù)據(jù)化以及程序化等手段，讓企業(yè)管理工作為各組織單元的精確性、高效性、協(xié)同性以及持續(xù)性的良好運(yùn)行而提供保障。

二、辦公室工作管理現(xiàn)狀及精細(xì)化管理的必要性

（一）煤礦企業(yè)辦公室工作管理現(xiàn)狀。煤礦企業(yè)辦公室是企業(yè)對外提供服務(wù)和對內(nèi)部進(jìn)行管理的重要機(jī)構(gòu)，能夠代表煤礦企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營過程中的整體形象，其職能主要體現(xiàn)在辦文、辦會(huì)、會(huì)議接待、內(nèi)部上下級協(xié)調(diào)、對外服務(wù)等等。如今煤礦企業(yè)辦公室的工作質(zhì)量及服務(wù)水平都得到了良好的改善，只是依舊缺乏科學(xué)化管理的支撐，導(dǎo)致其在實(shí)際的辦公室管理過程中存在著許多問題，比如煤礦企業(yè)辦公室的參謀作用無法得到良好發(fā)揮，其制度建設(shè)力度不足，沒法為辦公室管理工作提供制度性支撐，而且事務(wù)性工作缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化流程，導(dǎo)致煤礦企業(yè)辦公室管理成為企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)與管理中的薄弱環(huán)節(jié)。

（二）精細(xì)化管理用于煤礦企業(yè)辦公室工作中的必要性。雖然煤礦是國內(nèi)的重要能源，且經(jīng)濟(jì)效益可觀，但是當(dāng)前煤礦市場卻陷入了低迷期，而如何應(yīng)對這一時(shí)期的發(fā)展問題，是煤礦企業(yè)辦公室工作當(dāng)前的重要課題。而要解決這一發(fā)展問題的關(guān)鍵點(diǎn)就是要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變管理模式。結(jié)合煤礦企業(yè)辦公室的瑣碎性、突發(fā)性、服務(wù)性以及參謀性等特點(diǎn)，精細(xì)化管理在其管理工作中進(jìn)行推廣應(yīng)用具有重要的價(jià)值。具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，可細(xì)致處理繁瑣的辦公室管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，改變辦公室工作被動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，遵循一定的規(guī)律精確解決突發(fā)性或者臨時(shí)性的事務(wù)。第二，可提供高質(zhì)量的服務(wù)，比如可通過全面細(xì)致的調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)者提供準(zhǔn)確有效的決策依據(jù)，充分發(fā)揮其參謀助手的作用。第三，為部門間的溝通和協(xié)調(diào)搭建了快捷便利的橋梁，充分發(fā)揮了優(yōu)秀聯(lián)絡(luò)員的作用，還可以將與職工利益息息相關(guān)的服務(wù)性工作貫徹到底，提高職工的工作積極性和滿意度。因此，煤礦企業(yè)應(yīng)該采取科學(xué)管理方式為其經(jīng)營運(yùn)行提供保障。精細(xì)化管理屬于整體性提高管理效益的管理模式，可突破傳統(tǒng)管理模式，向精細(xì)化的統(tǒng)一管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型，利于提高煤礦企業(yè)辦公室的工作效率與質(zhì)量。

三、精細(xì)化管理在辦公室工作中的運(yùn)用策略

（一）構(gòu)建精細(xì)化的目標(biāo)管理系統(tǒng)。煤礦企業(yè)要獲得成功性的發(fā)展，就需要針對自身的未來發(fā)展方向進(jìn)行清晰的規(guī)劃，并明確與細(xì)化其管理目標(biāo)。在此之后，將管理目標(biāo)細(xì)化落實(shí)至各部門或員工身上，讓各個(gè)員工都可以明確自身的責(zé)任與義務(wù)。精細(xì)化的目標(biāo)管理系統(tǒng)應(yīng)具有優(yōu)良的監(jiān)控與管理功能，督促員工遵循規(guī)范化的流程去完成自己的工作義務(wù)。同時(shí)，精細(xì)化的目標(biāo)管理系統(tǒng)可針對企業(yè)季度、年度的監(jiān)察與管理工作進(jìn)行詳細(xì)的記錄、反饋及總結(jié)，便于企業(yè)內(nèi)部各員工都可以清晰了解與掌握自身的工作情況，從而明辨工作思路，精準(zhǔn)地往下一個(gè)目標(biāo)進(jìn)發(fā)。在這樣的環(huán)境下，煤礦企業(yè)內(nèi)部員工的執(zhí)行能力得以提高，且辦公室工作的運(yùn)作水平顯著提升，證明該系統(tǒng)具有極大的應(yīng)用價(jià)值。

（二）制定專業(yè)化的崗位職責(zé)機(jī)制。企業(yè)缺乏組織與規(guī)律，就會(huì)直接影響工作效率。而煤礦企業(yè)要在市場低迷期提高自身的競爭力，就需要注重這一問題。對于煤礦企業(yè)辦公室的工作而言，同樣需要注重組織與規(guī)律的作用。因此，煤礦企業(yè)應(yīng)該結(jié)合辦公室的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來制定專業(yè)的職責(zé)機(jī)制，對各項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行明確，制定精細(xì)化的權(quán)責(zé)內(nèi)容，并制定相應(yīng)科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，對員工進(jìn)行定期的考核。員工既要明確自身的職責(zé)，還需要明白職責(zé)考核的量化指標(biāo)，這是精細(xì)化管理模式下的職責(zé)機(jī)制對辦公室員工提出的要求，可增強(qiáng)員工的工作自覺性和積極性，并且可以正確指導(dǎo)員工履行自身的職責(zé)，以真正貫徹執(zhí)行崗位職責(zé)機(jī)制，提高辦公室工作的效率。另外，要全面踐行精細(xì)化管理，則需健全辦公室相關(guān)的制度，不僅包括崗位職責(zé)制，還需要針對公文處理、印章管理、會(huì)議管理、信訪處理等相關(guān)制度進(jìn)行完善。而且各項(xiàng)制度需要在實(shí)際的工作過程中不斷予以改進(jìn)與完善，才可以與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)新的工作變化。

（三）辦公室業(yè)務(wù)流程化和考核常態(tài)化。辦公室的業(yè)務(wù)活動(dòng)需要遵循一個(gè)規(guī)范化的流程，從而實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的合理控制。而煤礦企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的流程化，是實(shí)現(xiàn)其精細(xì)化管理的重要途徑，需結(jié)合實(shí)際的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對各項(xiàng)工作予以科學(xué)合理的分解與歸類，比如可以劃分為發(fā)文辦理流程、收文辦理流程、會(huì)議管理流程、接待安排流程等等。而制定了規(guī)范化且精細(xì)化的流程之后，還需要讓各員工都明確完成辦公室各項(xiàng)工作的具體標(biāo)準(zhǔn)及有效方法。辦公室各項(xiàng)工作的精細(xì)化，利于優(yōu)化辦公室的工作模式，逐漸在辦公環(huán)境中形成和諧且有序的工作氛圍，提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。而要進(jìn)一步激發(fā)員工的工作積極性，還需要實(shí)現(xiàn)辦公室考核的常態(tài)化。在精細(xì)化管理模式下，辦公室應(yīng)該踐行獎(jiǎng)優(yōu)、治庸以及罰劣的獎(jiǎng)懲原則，落實(shí)常態(tài)化的績效考核，在合理科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)下，改進(jìn)考核方法，比如可以采用定性考核+定量考核的方式，也可以采用綜合考核+分類考核的方式。對于考核結(jié)果方面，應(yīng)該使其與獎(jiǎng)優(yōu)評先和效益工資等掛鉤，構(gòu)建有效的約束與激勵(lì)機(jī)制。

（四）實(shí)現(xiàn)辦公室文化的精細(xì)化。員工的具體行為模式會(huì)在很大程度上由其思維意識(shí)來決定，因此需要把精細(xì)化管理意識(shí)上升為辦公室的一種文化，從而提高辦公室各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)的執(zhí)行力。細(xì)節(jié)往往決定一切，尤其是辦公室工作存在瑣碎性的特點(diǎn)，很容易出現(xiàn)細(xì)節(jié)的問題而為辦公室工作帶來不良影響。例如辦公室文件存在錯(cuò)字或有誤標(biāo)點(diǎn)，裝訂方面存在措頁，或者在會(huì)議管理方面出現(xiàn)了排座位的差錯(cuò)，遺漏了某參會(huì)人員沒有給予通知等等。辦公室應(yīng)該制定科學(xué)可行的計(jì)劃，為各項(xiàng)工作提供支持，同時(shí)也要求員工具有應(yīng)變的機(jī)智和總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的意識(shí)和習(xí)慣，逐漸形成精細(xì)化的辦公室文化，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作的良好開展。

四、結(jié)束語

總而言之，煤礦企業(yè)要應(yīng)對市場低迷期的現(xiàn)況，提高自身競爭力，就需要加強(qiáng)企業(yè)辦公室工作，踐行精細(xì)化管理，從構(gòu)建精細(xì)化的目標(biāo)管理系統(tǒng)、制定專業(yè)化的崗位職責(zé)機(jī)制、實(shí)現(xiàn)辦公室業(yè)務(wù)流程化和考核常態(tài)化、辦公室文化的精細(xì)化等方面入手，全面推廣精細(xì)化管理的應(yīng)用。