淺析如何做好企業辦公室接待工作

文/青島前灣集裝箱碼頭有限責任公司 董雪

接待是一個企業非常重要的工作，接待最能體現公司形象，來訪者通過觀察企業的設備情況，員工的形象氣質，接待物品等情況，就能洞察到這個企業是否積極向上、實力強大、蓬勃發展。當然接待也是展示公司實力，體現企業文化的最好時機。接待工作是由無數個瑣碎的小細節、小事件組成的，要考慮的點非常多，這就需要具備縝密的思維能力，超前的預判能力，做到滴水不漏。“接待無小事”，再小也是大事，一著不慎，就會滿盤皆輸，所以一定要“謹慎、嚴密、細致、全面”地做好接待。整個接待工作要周密計劃，嚴密組織，明確分工，落實責任，考核到人。

一、超前考慮，細致周密地做好接待準備

在收到上級領導指示或參觀聯系函以后，要主動聯系對方，了解對方的出發地點、出發時間、行程路線、參觀時長、車輛數量、車牌號、車型等情況，詢問客人是否熟悉來訪路線和參觀點的具體位置，是否需要派車迎接。如參觀路線需要門衛放行，一定要提前通知保安人員，確保通行順暢。客人參觀離開后要去哪里，準備走哪條路線，是否需要引導，都要提前溝通好，安排好。

如果是會議性質的接待，在收到接待通知以后，要主動聯系對方，弄清對方企業性質，來訪人數，主要領導及職務，座談主要議題，來訪時長等，安排公司內對口的部門領導或級別相近領導參會，并將我方將要參加座談的人員情況，整個流程的安排告知來訪者。

會議性質接待最重要的是正確安排會議室座次，基本原則是面向正門的一方為上，屬客方，主要領導居中而坐，其余人員遵循右高左低的原則依次而坐。重要會議要放置黑色板夾及鉛筆、打印桌簽和主客方名單，主方前面擺放客人名單,客方前面擺放主方名單，桌簽及名單上的姓名和職務要反復核對，必須做到一字不差。

如果是參觀為主，不需要座談，就要根據采訪者性質安排公司內參觀點，并將各參觀點的內容、時長告知對方，雙方確認。各參觀點之間的順序安排要合理，盡量不繞行，不走回頭路，同時安置好車輛，如需乘車趕往下一參觀點，要安排車輛提前在出口處等候。

整個接待流程都明確以后，擬接待計劃，報公司領導審批后，在公司內部下發，接待安排計劃應簡潔清晰，便于操作，銜接順暢，責任明確，一般應包含以下內容：團組名稱、接待領導、日程安排、準備事項、接待總負責人及聯系方式、環境衛生、車輛情況及各部門職責分工等。

接待計劃下發后，辦公室要抓好落實工作，落實各部門分管領導是否已知曉接待任務并執行，明確責任分工，確保任務到人，考核到位。

二、高度重視，認真負責地做好接待工作

參與接待人員都代表著公司的形象，一定要選擇形象好、素質高的接待人員。要按照商務禮儀的要求，原則上著工裝或襯衫西服，一定要干凈平整。接待人員要做到“目中有人”，重視對方，自然大方，面帶微笑，有禮有節，不卑不亢，言行舉止穩重，恰當，有分寸，讓來訪者感到既受重視，又舒適，有“賓至如歸”的感覺。同時在接待過程中要眼觀六路耳聽八方，隨時觀察領導和客人的舉動，機智靈活地處理突發事件，反應要迅速，處理要得當，充分體現企業員工的高素質，超能力。

接待任務來臨，接待主管人員要主動與客人聯系，確認客人的具體方位和到港的確切時間，提醒公司接待領導提前10分鐘到位迎接，并落實其他參與接待人員到位情況。

接待中的安全問題也要高度重視。在來訪者進入本單位區域以后，接待企業就有責任保障采訪車輛、人員的安全。要做好本企業的危險風險辨識、隱患排查和風險管控，對來訪者進行安全告知,并提前作好防范措施，確保來訪者參觀過程中的安全。

接待活動開始以后，負責人要隨時掌握進展情況，如有變化立即向接待領導匯報，啟動應急方案，并及時通知相關部門和人員。整個接待過程要務必做到全程銜接順暢，萬無一失、圓滿成功。

三、及時全面、翔實有效地做好接待總結

接待任務結束后，要分析接待中每一個環節和每一個細節。哪些地方做得恰到好處，最讓客戶滿意，要繼續保持并不斷改進，哪里安排的不好導致出現了問題，當時的應急措施是否處理得當，正確的做法是什么，都要及時作出總結并形成紙面記錄，以便持續改進，不斷創新，提高服務質量、提升服務水平，確保今后的接待工作高質量、高水平。

最后要做好接待資料的歸檔工作。很多重大的接待活動忙完以后就忘了，必須及時登記好時間、地點、來訪者、來訪事由、接待領導等事項，與接待計劃、接待的圖像視頻一起保存并做好標識，年底歸檔。

接待工作會耗費大量的人力、物力、財力，但都是必須而且有回報的。他不像企業的生產經營活動，能夠產生直接的經濟效益，但對于一個具有國際影響力的大型企業來說，接待能夠提高知名度，擴大影響力，能夠促進貿易合作，間接產生經濟效益。所以說接待就是生產力，接待是企業的重要工作，必須高度重視。