政府社交媒體文件歸檔保存研究

文/河北大學管理學院檔案系 高思宇

“三微一端”（微信、微博、微視頻以及客戶端）為代表的移動社交媒體已經逐漸走入人們的日常生活中，并因其傳播速度快、受眾范圍廣、使用成本低等特點而廣泛用于政府電子政務工程建設。截至2017年底，以微博、微信、客戶端、政務號及政務客戶端為代表的政務新媒體已經涵蓋中央和地方的公安、司法、旅游、醫療衛生、工商稅務、交通、市政等各個系統。其中，新浪政務微博賬號超過17萬，騰訊政務微信工作號超過51萬，政務類APP有1000多。2017年，僅在新浪微博，他們就發出了8000多萬條信息，總閱讀量3303億，獲取了24.6億粉絲。2015與2016年我國國家檔案局在科技項目立項中號召開展新媒體文件歸檔研究，正式開啟我國應對挑戰的大門。

一、我國政府社交媒體電子文件歸檔的現狀和發展趨勢

（一）我國發展現狀。2012年開始，廣東、浙江、福建三省先后建立了集行政審批、便民服務、政務公開、互動交流、效能監察等功能于一體，省市縣統一架構、多級聯動的網上政務服務平臺。2014年6月浙江政務服務網正式開通，總計包含省、市、縣三級3300余個政府部門、6萬余項審批事項，基本實現了權力事項集中進駐、網上服務集中提供、數據資源集中共享。中宣部副部長、國務院新聞辦主任蔣建國在“2016年移動政務峰會”上強調政府部門要大力推進移動政務，優先與主流媒體對接，確保發展與安全并重。2017年，貴州省各級政府部門開設的政務新媒體平臺總數累計已經超過1500個，全省政務微矩陣已初步形成。由此可見我國政務社交媒體發展勢頭之快。

（二）未來政府社交媒體電子文件歸檔保存的發展趨勢。

在社交媒體時代，不僅外交部、教育部、公安部等眾多部委把政務微博、微信作為推動政務公開、政府信息共享的重要平臺。據不完全統計，國務院組成部門中半數以上已開通微博或微信，還有不少部委開通政務客戶端，“掌上政務”已成為發展的潮流。檔案機構不僅要利用社交媒體創新檔案服務，轉變服務方式，優化服務模式，更應該積極開展社交媒體文件的歸檔保存工作。因此推進政府網站文件歸檔管理更加規范與完善是檔案部門和學界應該重視的方向。

二、政府社交媒體文件歸檔的研究內容

（一）政府社交媒體文件歸檔的實施主體。針對我國政府社交媒體歸檔必要性、管理的挑戰、方法和構想的模式等開展研究，明確文件歸檔的主體才能進一步對歸檔的方法、法規政策等進行研究。政府作為社交媒體文件的直接形成機構，對文件的內容與價值有著最為直觀的判斷，對文件的真實性、完整性等價值鑒定方面有著無法替代的地位，同時作為管理和控制文件整個生命周期的部門，政府機構成為文件歸檔的實施主體是首當其沖的。檔案部門作為專門的文化記憶機構，對政府社交媒體文件歸檔起著不可替代的作用，不僅可以指導政府部門構建文件歸檔的平臺和流程制度，還能提供相應的技術支持，因此檔案部門是政府社交媒體文件歸檔必不可少的實施主體之一。

（二）政府社交媒體歸檔的制度。建立相應的法規制度是對政府社交媒體文件管理的基礎。目前我國只是出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，對政府政務社交媒體文件歸檔還沒有明確的法規制度，因此還需要檔案部門積極吸取國外的經驗，針對我國的現狀制定適用于我國的政府社交媒體文件歸檔的法律法規，完善政府電子文件歸檔的標準體系。

（三）政府社交媒體文件歸檔的安全問題。信息技術不僅會給我們帶來便利，而且會給我們帶來各種網絡與信息系統安全問題。了解我國政府社交媒體歸檔時的電子文件安全問題，是否有相應的應對措施、管理辦法，以及這些文件是否從信息安全的角度進行管理和控制。政府部門應當及時升級服務器和數據庫等硬件設施，合理配置存儲設備，采用多種方式介質備份，如異地備份、云存儲等等，滿足電子文件長久保存的需要。

（四）用戶對政府社交媒體文件歸檔的需要。政府社交媒體文件歸檔不僅僅要考慮內部的需求，還要切身了解用戶的外部需求。圍繞用戶對我國政府社交媒體使用情況這一層面展開研究，揭示用戶使用政府社交媒體的需求，為政府社交媒體文件歸檔指明方向，為我國政府社交媒體歸檔的發展提供有效對策和建議。

三、研究政府社交媒體文件歸檔工作的重要意義

檔案事業“十三五”規劃把社交媒體歸檔管理方法列為核心任務之一。政府電子文件一旦管理不當，就會直接導致政府重要文件的泄露，影響政府正常的工作。因此應當利用現代計算機技術建立有效的保護系統，不僅能為檔案的保管與利用提供有力的保障，從而會大大提高工作效率，有利于政府工作人員有效管理電子文件，實現檔案信息資源的傳播和共享，并在一定程度上實現檔案信息資源的利用及其社會價值。