淺析檔案信息數據庫的建設

文/黑龍江護理高等專科學校 范志偉

當前隨著社會活動的增加，檔案的數量呈現出不斷增長的態勢，這使傳統的手工目錄管理模式越來越無法適應當前檔案工作發展的要求。通過建立檔案信息數據庫，可以有效改變傳統手工模式檢索中的單點線性，可能有效提高檔案查詢檢索效率和準確率，而且對于檔案編排管理效率的提升也具有極為重要的意義。同時檔案信息數據庫的建設，可以將所有檔案都錄入數據庫中，強化了檔案的保存功能，有效解決了檔案保存和利用之間的矛盾。

一、檔案信息數據庫建設的順序

在檔案信息數據庫建設過程中，需要先收集檔案信息，這其中以傳統檔案的數字化和電子文件作為主要檔案信息的來源，同時檔案機構和管理部門也是檔案數據和事實數據的重要來源，因此在檔案數據庫建設時，需要對檔案信息的收集范圍和來源進行確定，并按照要求進行全面收集。同時還要做好檔案信息的前期處理工作，即將檔案的內容特征和形式特征著錄和標引出來，同時著錄和標引還要達到規范化和標準化要求，從而為檢索質量起到重要的保障。在對檔案數字化過程中，其是將一切信息用0和1這兩個數字組成的不連續的數位表示的二進制代碼來表示，從而實現計算機管理，通過網絡進行傳輸和提供利用。電子文件生成時即是以數字代碼形式表示，因此要功能上與經過數字化處理的文件相等同，在檔案信息數據庫建設時，需要做好電子文件的收集歸檔工作。在對檔案信息數據錄入時要經過嚴格的校對審核，還需要對不同格式的數據進行具體的轉換，使其成為機讀數據。另外，由于計算機技術的快速發展，數據庫系統也發生了不斷的變化，作為組成數據庫系統的數據、軟件和硬件等的范圍、規模和復雜性也有了較大程度的擴展，因此最后一個步驟需要對數據庫進行完善，通過不斷完善數據庫，從而更好地實現檔案信息的存儲、開發和利用，實現檔案信息的資源有效共享，全面提高檔案信息管理和檔案服務質量。

二、檔案信息數據庫建設的具體方法

通過檔案信息數據庫的建設，充分表明當前檔案管理工作的科技含量不斷提升，先進的現代化技術開始在檔案工作中進行廣泛應用。基于長遠的眼光進行分析，可以將檔案信息數據庫建設看作是檔案信息化建設的延伸和推進，其涉及到數字檔案信息從形成直至銷毀的全部過程。在檔案信息數據庫建設過程中，其具體的建設方法主要以調整相關檔案業務環節、文化一體化及其實現為主。在相關檔案業務環節調整工作中，需要通過采取一系列有效的方法來確保檔案有序化，即對檔案進行整理，有效解決檔案的零亂和管理、利用系統化之間的問題，更好地實現對檔案實體進行管理及利用。這其中通過利用計算機自動檢索，能夠快速找到指定的文件。在具體的整理工作中，要盡量做到簡化，即在尊重文件形成的自然形態的基礎上，確保文件之間的內在聯系即可，以檔案計算機檢索系統或管理系統準備好數據作為整理工作的重點。同時還要實現對數字檔案信息的保管保護工作，由于數字檔案信息存儲載體在保管條件上具有較高的要求，不僅要存放在專用庫房內，而且還要嚴格控制庫房內的溫度和濕度，并在庫房內配備防塵、防塵、防磁場和電場等設施，做好計算機病毒的防范工作。這也充分說明傳統的檔案保管手段對于數字檔案信息的存儲和管理都不具有適用性，因此對于數字檔案信息的保管保護工作需要新的會議紀要、標準和方法，同時還要充分運用先進技術手段。在文檔一體化中，主要是將文件管理與檔案管理進行銜接，將其整合到一個管理系統中，從而實現統一管理和控制文件生命周期的全過程。由于信息化環境下，文件與檔案之間界限并不明顯，電子文件的形成、流轉和消亡可能都會在數據庫中完成，因此要向前端延伸檔案管理，實現文檔一體化，充分運用現代信息技術手段來對各單位和組織中的文件信息流進行重新組成，可以說文檔一體是一個業務流程重組的過程，是檔案管理的一種變革。

三、結束語

檔案信息庫的建設與科學管理是保障檔案安全有效的前提條件，是提升現今檔案管理效率的有效手段，進行檔案信息庫建設應明確檔案目錄分類，理順檔案信息庫建設步驟，根據檔案建設目標有針對性地對檔案進行歸類與錄入，才能保證檔案建設工作的完整及有序，從而推動我國檔案管理工作的科學發展。