試論僑情檔案信息利用及安全策略

文/山東省威海市翻譯中心 王米娜

僑情檔案是一種重要的文獻信息資源，它不僅客觀真實地反映了僑務部門對歸僑、華僑、華人等受眾群體服務、管理的整個過程，也為僑務事業的持續發展提供了歷史依據。僑情檔案是僑法宣傳、為僑公共服務及精準扶貧的重要基礎工作之一，是推進和發展僑務事業的寶貴財富。多層次、多方位、多角度地挖掘檔案館藏中一切有益于促進僑務進步與發展的元素，使蘊藏在檔案中的能量得以充分釋放，利用其檔案信息資源為華僑華人的后繼管理服務是當前的一個重要課題。然而，當前大部分部門在應用僑情檔案信息時，由于管理意識淡薄，保密度不高，導致安全問題頻頻出現，這就要求僑務部門結合不同的問題，提出相應的安全管理措施，在提升檔案信息應用效率的基礎上，促進為僑公共服務事業健康發展。下面，本文將重點闡述和分析僑情檔案信息利用及安全策略。

一、僑情檔案的基本概述

僑情檔案包括僑批、歸國后管理檔案及為僑公共服務，是華僑移民史、創業史及廣大僑胞對所在國和祖國經濟社會發展所作貢獻的歷史真實見證，有著深刻文化內涵和較高的研究價值。僑批反映出來的海外僑胞“熱愛祖國、情系故里、吃苦耐勞、勇于開拓、篤誠守信”的精神，被視為華僑歷史文化的“敦煌文書”。它是在開展僑情探究、為僑服務以及后繼管理等工作基礎上得出的結果，并將其進行記錄和保留。

僑情檔案因為自身具備較強的專業性和技術性，和一般檔案管理工作存在較大差異。例如，檔案數據的收集、整理以及應用，都需要結合不同的需求和標準加以劃分。而僑情檔案管理工作應該由獨立的檔案部門進行，其檔案信息的利用和查閱一般是結合僑務活動來實現。

二、僑情檔案信息利用存在的主要問題

（一）管理意識淡薄。當前，大多數僑務部門主要把僑情檔案數據整理及應用當作檔案管理部門的主要工作，但是檔案管理的實質在于將檔案信息自身具備的潛力和價值進行高效發揮。所以，在開展僑情檔案管理工作時，需要結合檔案的實質以及完善程度加以科學劃分，同時做好收集以及歸檔工作，這樣才能保證其完整性和真實性。然而，結合目前情況來說，大部門僑務部門沒有給予僑情檔案管理高度重視，并且管理意識淡薄，僅僅保證檔案數據完善即可，沒有落實核查和加強管理，導致原始僑批及后繼的相關數據出現丟失現象。

（二）安全保密度有待提升。隨著科學技術的全面發展，傳統的僑情檔案數據管理模式已經無法保障當前僑務部門檔案信息應用安全，這給檔案管理的安全性和保密性帶來了一定影響。僑情檔案作為僑務工作者辛情勞作的成果,部分檔案作為行政審批權力執行的重要依據。但我國部分僑務部門在開展檔案管理工作時，僅僅結合檔案管理相關標準和要求來進行，沒有根據僑情檔案自身特性以及管理需求來落實，對僑情檔案信息的安全性和保密性造成威脅，從而引發僑情檔案信息外泄現象。

（三）目錄編制不規范。針對大多數僑務部門來說，僑情檔案和數據的利用效率和檢索的便利性有著一定的聯系，假設目錄編制缺少規范性，將會引發文件無法順利查到的情況。在開展目錄編制工作時，相關工作人員為了減輕自身工作量，沒有結合編制要求和標準來落實，并且造成主體或者引導標注丟失，在進行檔案信息查詢的過程中，出現查無此信息的現象，給相關信息搜索增添了難度，進而影響僑情檔案整體應用效率。

三、僑情檔案信息利用及安全策略

（一）提升檔案數據的完整性。為了保證僑情檔案信息安全，在落實檔案管理工作時，相關工作人員需要對僑情檔案和僑批相關內容有全面了解，并且結合僑務工作真實狀況以及檔案應用需求，做好信息細分工作，給后續僑情檔案查閱和應用提供條件。

（二）加強數據安全保密性。僑情檔案數據的安全性和保密性是僑務部門落實檔案管理工作的主要任務。僑情檔案數據的安全性和保密性，不但會給僑務工作者的切身利益帶來直接影響，同時還會影響僑務工作及交流的長遠發展。這就給檔案管理工作人員提出了嚴格的要求，不但要掌握專業的管理知識和能力，同時還要具備較強的職業素養，結合國家相關標準，制定完善的僑情檔案管理體系。

（三）優化僑情檔案分類方式。為了提升僑情檔案應用的規范性和嚴謹性，要結合僑務工作真實狀況，構建完善的內部分配機制，并且結合國家以及各個部門分配標準，將僑情檔案中各項信息加以分類，進而突顯僑情檔案數據管理的規范性和科學性。在進行僑情檔案管理時，需要結合檔案利用情況加以科學分配，同時根據各個類型的檔案信息，設定相應的代號，以翻譯中心為例，華僑回國定居檔案，應該標記成HQ1；三僑考生檔案，應該標記成SQ1等。

四、結束語

總而言之，在開展僑情檔案信息應用以及管理工作時，應該在結合國家相關標準以及僑務部門管理需求的基礎上，構建完善的檔案信息管理體系，加強僑情檔案信息應用管理，在提升僑情檔案數據真實、精準的同時，利用檔案信息，促進僑務工作健康發展。身為僑情檔案管理工作人員，還要提升自身專業水平和綜合素養，在參考西方國家管理經驗的同時，還要結合我國僑務部門管理需求，提出迎合僑務交流發展的管理標準，以此推動僑情檔案穩定發展。