基層檔案信息資源開發與利用之探討

文/山東省淄博市公路管理局臨淄分局 王明霞

隨著互聯網大數據時代的到來，信息資源已成為一種重要的經濟資源。檔案作為記錄社會活動信息的重要載體，其重要性早已引起人們的普遍關注和廣泛認同。然而，我們處在一個日新月異的互聯網時代，如何在新形勢下大力開發利用檔案信息資源已經非常緊迫地擺在了基層檔案管理部門的面前。但是，由于種種原因，基層檔案信息資源的開發利用還存在著不少問題，檔案信息資源在基層實際發揮的作用相對薄弱。因此，結合基層實際情況，本文擬對檔案信息資源開發利用的相關問題進行探討。

一、檔案信息工作的內涵及特點

檔案是人類社會活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊藏著豐富的信息資源。檔案信息是人類連續、全面、直接地記錄、存儲和傳播知識的一種形式，是人類傳承知識的一種重要手段。檔案管理工作沒有物質財富的產出，不由個人所產生和利用，它是專門負責的部門以及專門負責的人員對產生的歷史文件及記錄進行管理的工作，通過其所記錄的檔案信息更好地為社會實踐提供服務，為一定的政治、經濟、文化服務。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發利用檔案信息資源。

檔案信息資源包含著真實性和權威性的知識信息，是人類在長期的社會實踐活動中積累的知識寶庫。同時，檔案資源因為檔案人員的知識儲備、認識能力等不盡相同，各地區信息資源分布、發展狀況等不均衡，所以要求檔案信息資源開發要與當地情況相結合。檔案信息資源有著很強的共享性，不像物質資源或能源資源等，利用者會在資源利用上產生競爭，而不同的人從檔案中所獲取的信息不會相互影響。檔案信息資源具有很強的復雜性，是對一個國家、地區或組織的政治、經濟、文化等各方面發展歷程的全面反映，所以檔案信息資源種類復雜、繁多，需要全方位、多角度解讀才可以發揮更大的作用。

二、檔案信息資源開發利用的意義

檔案信息資源在開發利用之前，價值為潛在的，不能作為有用的信息資源。必須通過開發利用，才能使潛在價值變成現實價值，為經濟、社會所利用。如果檔案信息資源不進行開發利用，便只會起到存儲、記錄的作用，花費大量的人力、物力，卻無法獲得更多的收益，所以檔案信息資源的開發對于整個檔案工作是非常重要的。

隨著各項事業的進步與發展，檔案信息的開發利用也愈加頻繁，在許多領域都發揮了重要的作用。比如在科學技術方面，檔案信息資源的開發與利用可以為科學研究提供參考，促進科技的發展；從領導決策層面講，可以為領導決策提供經驗，做出更好的指導方案；在基層工作方面，可以在工作咨詢中提供指導，對基層工作起到很好的導向作用。

在新形勢下，檔案信息資源需要更好地為經濟建設服務，為繼續深化的改革服務，同時要為全面落實科學發展觀，實現更好更快發展所服務。這些目標為檔案信息資源的管理及開發提出了更高的要求，需要基層檔案管理工作者積極開發檔案信息資源，以適應社會不斷進步的需要。

三、檔案信息資源開發利用存在的問題

（一）知識結構陳舊。電子信息時代，電子文件日益發展，檔案管理人員應是一批通電子技術、懂檔案管理及相關專業的人員。然而，由于時代的原因，大部分檔案管理人員的認知停留在檔案管理工作只是紙質原始資料的收集、分類、保管、借閱等簡單操作上。所以，為了彌補檔案人才結構的不足，及時更新檔案工作人員的相關專業知識，應充實或改變人才培養機制，多途徑培養檔案信息開發利用工作需要的人才，提高檔案信息開發利用人員的整體素質，是整個檔案管理工作的必要任務。

（二）重視程度不夠。受傳統觀念的影響，大部分人包括單位的領導普遍認為檔案管理工作就是以保管為主，更談不上檔案信息資源的利用與開發，無論是經費還是人力都投入不夠，這在很大程度上影響了檔案工作人員的積極性。于是造成了部分檔案管理人員存在得過且過的懶惰心理，忽略了自身應該去不斷學習業務知識、提高業務水平的要求。

（三）收集材料單一。只重視紅頭文件和文書檔案的保存，忽略非紅頭文件和專業檔案的收集，注重紙質文件忽略電子、音像和重大活動相關資料的收集。由于基層非紅頭文件和音像電子文件大都來自各職能科室，而重大活動一般由多個部門聯合完成，而非專業檔案人員的檔案意識不強，收集整理不及時，造成了不可彌補的損失。

（四）編研工作薄弱。基層檔案人員一般不會過多地考慮編研工作，只是當編研工作成為一種考核內容后，才臨時進行突擊性的工作，這就造成了檔案編研內容欠準確，結構不合理的情況，于是形成了沒有特色、沒有深度、沒有實用價值的編研成果，也就無法真正把死檔案變成活信息。

四、加強檔案信息資源開發利用的措施

（一）爭取領導支持與加強檔案業務培訓。良好的工作業績和突出的工作表現，是爭取部門領導重視和大力支持的基礎。有為才有位，檔案工作人員要以自己的實際行動和工作成績去爭取領導的重視。發揮自身優勢，立足檔案特色，充分利用館藏檔案資料，積極參與地方政府開展的宣傳活動。打鐵還需自身硬，檔案管理人員也要加強業務學習，不斷與時俱進，把檔案信息資源開發與利用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入指導性學習范圍，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。

（二）提升檔案信息資源的認識。將檔案信息資源化建設置身于網絡強國戰略中同步推進，制定適合本單位的檔案網絡信息化服務發展意見，細化檔案信息化建設，推進檔案網絡化服務。加強網絡服務和傳統服務的融合，建立健全檔案網絡信息共享機制，拓展檔案網絡共建多贏渠道，實現檔案網絡建設科學發展。

（三）更新檔案信息資源收集觀念。《文書檔案整理技術規范》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》是檔案收集整理歸檔的依據所在，但這也是一個綱領性的文件，不能指導每個單位的具體工作，因此，檔案工作者應該在領會指導性文件的基礎上，深入調查研究本單位的職能，結合實際工作，制定本單位詳盡準確的、可操作性強的文書檔案收集范圍和保管期限。增強本部門單位全員檔案認識，倡導人人都是檔案員、事事都要留存檔的工作理念。不斷加強檔案資源建設，分管領導和檔案管理人員應轉變傳統檔案管理的觀念，充分認識新形勢下檔案信息資源特質，對各種形式的檔案資源給予高度的關注和重視，加大收集、處理及保護力度。將豐富的檔案資源作為檔案資源建設重點，從而積極推進整合檔案資源建設工作。

（四）增強檔案信息編研工作創新。檔案編研工作是檔案信息資源開發利用的一種重要形式，體現了一個檔案室的檔案管理水平。通過開展檔案編研工作，向社會提供編研成果，加深廣大利用編研成果者對檔案和檔案工作的了解。檔案編研的選題既堅持有創意，又注重實用，實際工作中盡量避免過大、過深的選題。專題編研成果務必突出行業特色，在編研的選題中，專題編研要體現獨特性、新穎性和專業性，貼近人民群眾，有效地為經濟建設、社會發展服務。編研思路的創新體現在編研工作的日常開展中，檔案管理人員要從意識上進行改變，改變以往為檔案室達標才進行有編無研的被動局面，提高自我業務能力和學識水平，鍛煉敏銳的文化洞察力和精品意識，研究相關專題的歷史背景和內在價值，提升檔案工作的文化層次，推進具體的編研工作。

五、結束語

檔案信息資源的開發利用是對人類精神財富的升華，要做好檔案信息資源的開發利用，基層檔案室必須切實加強基礎工作，注重做好各種檔案資料的收集和整理，不斷豐富單位館藏，努力提高檔案工作者整體素質，提高檔案管理和編研工作水平，運用現代信息技術手段，促進檔案信息資源開發利用工作的發展，更好地為黨、國家和人民服務。