淺析紙質和電子檔案并存背景下的檔案工作策略

文/朔黃鐵路發展有限責任公司 狄強軍

一、紙質檔案的簡單概述

（一）紙質檔案的含義。紙質檔案實質上就是以紙張作為載體，然后在上面進行信息記錄的一種檔案形式，最后都會存儲到指定的地方，以方便查閱和使用。紙質檔案種類繁多，主要包括公文、圖紙、信札、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記和家譜等，這些紙質檔案都可作為原始檔案使用，并能夠應用于各大領域。紙張是我國古代的四大發明之一，對我國文化事業發展起著不可代替作用，所以紙質檔案在紙張發明時就已經存在，具有很長歷史，是我國最重要和最原始的檔案形式，在檔案體系中占主要地位。

（二）紙質檔案的特點。紙質檔案的特點主要包括易損壞、無法再生和需要保密等，具體如下：第一，易損性。紙質檔案與電子檔案不同，紙質檔案由紙張制作而成，而紙張本身容易撕碎或被外界力量所破壞，所以如果不進行有效管理、保存和保養，很容易發生破損，影響檔案的使用。第二，無法再生。很多紙質檔案記錄的是最原始的信息，而且部分檔案具有屬實性，即必須是某人的字跡才具有有效性，例如地契、日記和信札等，所以一旦損壞就不可再制造出來，因為字跡是很難模仿的，在法律上也不允許模仿。第三，需要保密。紙質檔案一般都是最原始的檔案記錄，能夠提供最原始的證據，不管什么時候都能夠當作證據使用，所以是各大企業或政府部門等重點關注的對象，也是他們進行管理的重要依據，所以要對其進行保密。

二、電子檔案的簡單概述

（一）電子檔案概念。電子檔案簡單而言就是以計算機磁盤等電子設備為載體，將需要備案的信息及數據記錄其中的一種檔案形式，主要是通過電子圖像及文件集合成電子檔案，通常以案卷為單位。

（二）電子檔案特點。第一，信息的非人工識讀性。即檔案中的很多信息不需要人工去識別和讀取，而是由電子設備進行。第二，信息存儲的高密度性。電子檔案很多都有專門的電子設備存儲和管理，并且電子檔案都進行了密碼封鎖，即對記錄檔案的電子數碼進行加密，沒有權限的人是不能讀取檔案的。第三，信息與載體之間的可分離性。因為檔案信息是通過人工錄入到電子設備云存儲系統中的，而設備的存儲系統是可移動和拆除的，可以通過網絡及數據線等將存儲系統中的檔案信息轉移到其他存在空間，也可以直接打印成紙質版檔案，所以信息與載體是可以分離的。第四，多種信息媒體的繼承性。多數電子設備能夠進行網絡及多媒體操作，所以電子檔案也能夠實現多媒體操作，因此具有多種信息媒體的繼承性。第五，系統依賴性。雖然信息與載體能夠分離，但也需要存儲到另一個電子系統中。

（三）電子檔案類型。第一，文本文件。主要以文本形式保存的電子檔案。第二，命令文件。需要執行命令才能打開的電子檔案。第三，圖像文件。以圖像形式保存的電子檔案。第四，數據文件。主要以數據形式記錄的電子檔案。

（四）電子檔案的用途及應用要點。1.用途。虛擬檔案用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節等方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。2.應用要點。第一，應該構建一個公共的，獨立與應用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業務所涉及的實體和虛擬的檔案信息化管理。第二，電子檔案涉及的“檔案源”。包括：電子化的實體檔案，例如照片、掃描件、影像等，檔案化的電子信息，結構化的數據庫等。第三，電子信息必須具備檔案的屬性。“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。第四，電子信息必須要經過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位。

三、紙質檔案與電子檔案的比較

（一）歸檔的時限不同。電子檔案一般在辦理結案后就需要及時歸檔，最晚也要在一周期統一歸檔，以防止文件漏歸等問題發生，從而提高電子檔案的歸檔率及完整性，另外及時歸檔也是促進電子檔案發展的重要突進，符合電子檔案自身特點，使電子檔案利用效率得到提高。傳統紙質檔案在使用時則需要消耗大量的人力及物力，所以在檔案歸檔時間上沒有電子檔案快，降低了檔案歸檔效率。

（二）存儲空間比較。紙質檔案能夠提供最為原始的信息，但信息容量卻很小，加之容易損壞和不可再生等，導致紙質檔案的存儲時間及空間受到極大的限制。而電子檔案則只需要一個存儲系統便能存儲很多的信息，其信息容量遠高于紙質檔案，例如多媒體電腦、掃描儀等，都可以利用光盤、移動硬盤等進行海量信息存儲，在需要時也可以移動到更大的存儲系統中。

（三）完整性問題比較。紙質檔案因文件形式簡單，所以在信息方面可以保證其原始性，但在完整性方面卻很難保證，因為在使用和歸檔中，會受到時間及空間的限制，部分紙質檔案會出現丟失，導致紙質檔案不完整。電子檔案存儲與電子設備硬盤或專門的存儲系統，很少出現檔案丟失，但如果電子設備出現故障、網絡出現漏洞等，就會造成電子設備所有數據丟失，存儲在其中的檔案也會全部丟失，所以一般都需要進行備份。

（四）利用方式不同。傳統的紙質檔案利用方式比較趨向于服務型，一般都被利用到檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列服務、檔案副本制發、檔案證明制發、檔案目錄信息服務等。而電子檔案則比較趨向于實用型，但使用時需要滿足一定條件，例如需要注冊和登錄才能在電子系統中查閱自己想要的檔案信息，如果所查信息不在自己權限范圍內，還需要提高自己的權限。

（五）對計算機系統的依賴性不同。紙質檔案對計算機的依賴性很小，只有記錄條目時才使用計算機，其他檔案工作都需要人工實施，例如檔案歸納、整理等。而電子檔案則基本依賴于計算機，幾乎所有檔案工作都離不開計算機。

（六）安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，因此電子檔案的安全性受到威脅。紙質檔案的保存比較簡單，只要將其鎖入倉庫或文件柜，一般不會受到破壞或丟失。

四、分析電子檔案與紙質檔案并存的可能性

在電子網絡技術的不斷發展中，我們可以看到如今電子信息技術已經被廣泛用于檔案收集中，雖然電子檔案用途廣，但并不能說明紙質檔案就被完全替代，兩者均有其便利性，兩者是可以同時存在的，紙質檔案相當于是電子檔案的備份，雖然說電子檔案的現代化理念比較先進，但是先進的電子信息技術還是無法取代紙質檔案在社會中的地位。檔案是記錄歷史的主要方式，它記錄著人類的歷史、自然的歷史，以及社會的發展。在記錄這一種實質上，電子檔案與紙質檔案并沒有什么不同，通常情況下，我們感覺電子檔案記錄信息比較方便，但習慣讓我們感覺紙質檔案更放心，對于管理電子檔案與紙質檔案上，應該相互協調，用最有效的方法去管理、簡化它。

五、紙質檔案和電子檔案并存的檔案工作策略

（一）建立混合文件管理系統。我們所說的混合文件管理系統，指的是電子檔案與紙質檔案能夠同時儲存的檔案協調方式。如果要管理系統完成不同格式文件的集成化管理，就需要在文件管理系統中建立獨立的電子文件夾，建立電子文件加時要注意文件內部元素的協調，在檔案儲存過程中，用科學合理的標準使得文件內各元素保持密切聯系，方便信息的儲存。針對同一文件，如果需要在不同的載體使用時需要有相同的檔案號，還需要把選擇的載體類型明確記錄，最后把電子檔案與紙質檔案的儲存地址分別記錄。混合文件管理系統，可以很好地實現紙質檔案與電子檔案的共存，能方便實現各種載體的檔案上傳，也不會影響電子檔案接收其它的數據及文件。這套管理系統有文件銷毀 功能，對于一些需要銷毀的文件，可以直接通過定期設置來完成，這套系統還有自動解密、借閱等多種能力，即使類型與載體不同的檔案，也都能在這一套管理系統中完美共融，不像傳統方式，還需要對紙質檔案與電子檔案根據情況差異化解決。通常高校中需要的管理系統就是典型的混合文件管理系統，因為學校的辦公系統功能以及學校各方面的載體文件檔案形式不一，借助于這套系統可以實現高校檔案系統的高效管理及利用。

（二）建立檔案管理系統與業務系統的標準接口。想要電子檔案與紙質檔案同儲存于一個系統，就需要一個接口，這個接口就是我們所說管理系統與業務系統的標準接口：其一，有標準接口才能真正實現電子檔案與紙質檔案共存，即使再多的信息也能實現動態化管理，有效了解檔案的使用情況，這樣的話，管理系統一旦出現問題，就能馬上發現并以最快速度解決問題。其二，利用標準接口，我們可以直接實現電子文件形成保存或者銷毀，這樣的話就只需要一個檔案管理系統，從而完成文件歸檔工作。歸檔過程中，針對相同答案確是不同載體的情況下，需要使用同一個歸檔號，并選用同一種分類規范，真正一體化管理電子、紙質檔案。電子文件入檔需要系統生成相應的，日期、全宗號、文件頁碼等一些重要信息，而這些都是需要系統自動完成的，隨后在電子文件打印出來之后，用歸檔章印在紙質檔案上方，同樣這一點也是由系統自動完成，而相關的工作人員只需要在紙質檔填寫裝盒號就完成了，不需要再像以往那樣逐項填寫，這也大大提升了相關工作人員的工作效率。所以說標準借口，對于加強電子、紙質方案集成化管理效率是一座里程碑。

（三）建立健全電子檔案與紙質檔案一體化服務平臺。一體化檔案服務體統，簡單說就是統一將解凍文件管理、結果控制文件的管理服務，從而實現不同用戶的多元化需求，同時這也是提高文件管理效率的好方法，可以一定程度上實現結果管理。有關電子檔案與紙質檔案的同步進行需要更深入的分析、探討，真正將檔案信息的各種形式合理利用起來，使得用戶能夠在最短時間內尋找到想要閱讀的檔案文件，即使分處不同資源類型及形式，也能很好完成信息服務，通過建立健全檔案融合服務平臺、用戶配置文件的通知標準網站，建立一個能夠全面發展的一體化服務，一方面可以為用戶提供方便高效的在線咨詢服務，也能實現移動遠程的用戶服務，網絡服務平臺就是一個幫助用戶遠程控制，查詢預約以及特殊服務的功能，即使對網絡服務平臺了解不多的，也可以輕松實現文件瀏覽網絡資源以及服務電子檔案全文搜索等快捷服務。借助于權限管理系統，可以讓用戶與文件信息更緊密，這樣一來在用戶需要借助網絡信息資源導航進行資源導航時，就可以簡單地根據用戶角色的不同來高速、準確的確定所需內容，在這種模式下，用戶可以通過咨詢機構，來達成電子檔案與紙質信息檔案的綜合一體化管理。從而更加有效的幫助用戶解決麻煩，從側面也減輕了相關工作人員的工作量，提升了工作效率。

六、結語

總而言之，紙質檔案與電子檔案存在很多共同點，兩者是相互影響、相互促進的關系，因為紙質檔案是電子檔案的基礎，很多電子檔案是在紙質檔案的基礎上發展而來，并延用了紙質檔案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以紙質檔案與電子檔案是能夠并存的。電子檔案與紙質檔案同時也存在的很多不同點，所以在促進紙質檔案與電子檔案并存時需要提前了解紙質檔案與電子檔案各自的特點及應用范圍，同時還需要對兩者進行比較，以便于找出最佳了紙質檔案與電子檔案并存管理方法及檔案工作策略。故此，上文基于紙質檔案、電子檔案及兩者之間的比較，分析了紙質檔案和電子檔案并存下的檔案工作策略。