檔案資料在志書編撰中的作用與意義探析

文/泉州市海洋與漁業信息中心 朱丹華

中國是世界四大文明古國之一，有著數千年的歷史文化，在世界歷史舞臺上扮演著重要的角色。伴隨著人類社會的不斷發展，其他三個文明古國都走向了消亡，只有中華文明獲得了傳承，綿延至今。究其原因，是因為中國有修史的傳統，“以史明鑒”“為往圣繼絕學，為萬世開太平”等思想流淌在中國文人的血液之中。我們既有國史、正史也有地方志，從中央到地方，我們的歷史被記載并傳承下來，凝聚了中華民族的精神與力量。在21世紀的今天，我國的政治、經濟、科技、文化、教育、醫療等事業空前繁榮，百花齊放，留下大量的檔案資料。古訓言“治天下者以史為鑒，治郡國者以志為鑒”，我們要充分認識到檔案資料在志書編撰中的作用與意義，充分利用檔案資料做好志書編撰工作，使地方志成為地方各項事業發展的歷史見證，讓人們銘記歷史智慧，牢記歷史囑托，為國家和民族的發展輸送更多更好的文化力量。

一、檔案與志書概述

（一）檔案與志書的淵源。檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。志書，又稱地方志，《周禮·春官》有“外史掌四方之志”的說法，志為記錄之意，方志為記錄四方之意，地方志便是一個地方的“百科全書”，記錄了一個地方政治、社會、經濟、社會等方面的歷史變遷。兩者雖有區別，但是卻有著一定的淵源。“檔案”在歷朝歷代都有不同的叫法，商代檔案稱“冊”，周代稱“中”，秦漢稱“典籍”，漢魏之后有“文書”“文案”“案牘”“檔子”“案卷”等多種名稱。一直到清朝嘉慶年間，才將“檔子”和“案卷”融合，稱之為“檔案”。歷史上很多史學家擔任過檔案管理員，比如西漢武帝時期的太史令的司馬遷和東漢明帝時期的蘭臺令史班固，司馬遷的《史記》和班固的《漢書》的成書，都是查閱并利用了大量的檔案資料的結果。編寫地方志也是同樣的道理，歷史上著名的《華陽國志》《括地志》《臨安志》等志書都離不開當地檔案資料的作用。

（二）檔案資料與志書編撰的關系。檔案資料與志書編撰是一種相輔相成的關系。首先檔案資料是編撰志書的基礎和依據。編撰志書無非三種途徑：一種是利用檔案資料，二是利用文獻資料，三種是利用口碑資料。在口碑資料方面，經過時間的洗禮和歲月的沉淀，很多當事人的記憶已經出現偏差，或者在潛意識和意識中對人物或事件進行美化，他們所描述的事實也許并不是真的事實。在文獻資料方面，雖然很多文獻也是依據檔案寫作而成，但是畢竟不是第一手材料。而檔案作為第一手材料，不僅及時記錄了當時所發生的事情，而且還更加全面翔實，真實可靠。在志書實際編撰過程中，檔案一般都占有絕大多數的比例，是一部志書成敗的關鍵所在。其次編撰志書是對檔案資料的全面、綜合利用。志書跟檔案最大的區別是，檔案是處于被動利用的地位，如果檔案資料不被利用，它只能在檔案庫里沉睡，或者沉入電腦的數以億萬計的數據大海之中；而志書是可以出版發行，讓更多的公眾看到。志書編撰需要的檔案資料多、范圍廣、時間長，通過服務于志書編撰，檔案資料實現了它的價值，得到了全面、綜合的利用。然后志書又是檔案工作的資料庫。志書的內容豐富，匯集了大量的檔案資料，所以它也是各級檔案部門保存的主要資料。當有關部門及有關人士要編撰與之相關的志書時，志書就可以充當檔案資料來使用，發揮更大的作用。

二、檔案資料在志書編撰中的作用與意義

（一）檔案資料保證了志書“志涵百科”的容量標準。所謂“至涵百科”，指的是志書應當具有百科全書一樣的容量。一個城市、一個單位、一個行業、一個部門，每天都有大量的事情發生，每年都有很多大事件值得記錄，也會有很多值得銘記的人物需要重點記錄。一本志書當中，包括總述、大事記、人物傳、附錄等等，當地的歷史全貌都會躍然紙上。從志書的屬性來看，它基本上是資料的科學排比，檔案資料占到了總內容的70%。因為檔案資料具有全面性和連續性的優點，歷史的各個時期各類事物各種情況都井井有條、分門別類地記錄，并且真實可靠，使得它在志書的編撰中發揮了主要的作用以及重要的意義。

（二）檔案資料保證了志書的翔實性、地方性和特色性。國史是對國家整體歷史的記述，體現的是國家性和中央性。對于志書而言，它雖然不需要像國史那樣的大范圍以及面面俱到，但是資料翔實，實事求是也是它編撰的重要原則。在這樣一個基礎之上，它所體現的正是地方性和特色性。如果志書不能如實地反映地方的歷史，不能展現出地方的特色，那么它就不能稱之為地方志。從檔案資料方面來看，只有不好的志書，沒有不好的檔案。因為志書可能會因編撰者水平的良莠而產生優劣之分，而地方的檔案資料是地方政治、經濟、文化、社會等方面發展長期累積的結果，沒有經過人工的雕琢，具有原始性的特點。又因為地方檔案資料的原始性，使它具備了強烈的地方性和特色性，在志書編撰中確保了志書的翔實性、地方性和特色性。

（三）檔案資料增強了志書的資政、教化、存史功能。資政、教化、存史是志書的三大功能。資政意為幫助治理國政，指的是志書在政府行政方面所發揮的作用。歷朝歷代的君王和士大夫無不喜歡讀史，通過歷史既可以照見自己，可以避免重返前人所犯過的錯誤，更好地治理國家。新時期我國尤其重視志書在資政方面的作用，更加強調政府機關、企事業單位領導者在決策時對志書的運用。檔案資料保存了大量真實的歷史案例，將其編撰到志書之中，可以為政策的決策者提供可靠有用的信息。教化意為教育民眾之意，古代缺乏新聞傳播系統，教育民眾是一件很困難的事情。志書作為一個地方歷史發展的記錄，記錄了很多當地的忠臣、義士、孝子等可歌可泣的事跡，可以發揮相應的教化作用。進入到今天的互聯網時代，雖然宣傳和教育的手段多種多樣，但是由于碎片化信息和虛假信息的蔓延，民眾已經很難分辨一些事情的真假，人生觀和價值觀也漸漸發生了扭曲。利用檔案編撰出的志書更具真實性，其中的民風民俗、歷史文化、革命英烈等方面的內容，可以用于青少年教育之中，讓今天的孩子銘記家鄉的歷史，為家鄉而自豪，為家鄉而奮斗。存史即作為史料保存，這也是志書的屬性和任務。檔案資料本質上也是史料，編撰進入志書之后，史料的保存便有了新的保障。無論未來的商業社會如何發展，無論人們在喧囂的商品社會中怎樣迷失，總有一本志書告訴我們來自何方，不忘初心，繼續前行。

三、結語

綜上所述，檔案資料是志書編纂的基礎和依據，保證了志書“志涵百科”的容量標準，保證了志書的翔實性、地方性和特色性，增強了志書的資政、教化、存史功能。所以，每一個檔案工作者都應該充分認識到檔案資料在志書編撰中的作用與意義，提高自己的檔案管理水平，以完整、翔實、可靠的檔案信息為地方志的編撰和發展作出貢獻。