檔案管理現狀分析及對策

文/孝義市國庫支付中心 喬艷玲

一、事業單位檔案管理的現狀及原因

（一）檔案管理重視程度不夠。事業單位在檔案管理方面存在認識不足的問題，認為檔案管理無法帶來實際的經濟利益，所謂檔案管理只是對人事檔案進行簡單的存放、整理等操作。因此，事業單位對于檔案管理工作不夠重視。主要體現在以下幾點：缺乏檔案管理的意識，認為檔案管理工作可有可無，做好檔案的保存即可，無需進行檔案的開發和利用。檔案管理工作缺乏實質性的內容，敷衍了事，流于形式。檔案管理工作的投入較少，缺乏資金、人力、物力的投入，導致檔案管理信息化建設情況較差，設備落后，管理人員消極怠工，缺乏工作熱情。

（二）檔案管理人員職責劃分不清。事業單位對于檔案管理工作重視程度不夠，導致從事檔案管理的人員，大多是從其他部門調來或是兼職人員，這些人員缺乏檔案管理的專業知識，而且由于檔案管理工作不重視，許多員工不想從事該項工作，檔案管理工作人員變動較為頻繁，不利于檔案的管理。此外，檔案管理人員對于工作的職責劃分不明確，加上人數限制，一個人可能從事多項工作，缺乏專業知識和工作熱情，影響了檔案管理工作的開展。

（三）檔案檢索慢、利用率低。當前事業單位檔案管理信息化建設較為落后，還未全面應用檔案信息管理系統，導致檔案管理的工作效率較差。事業單位檔案管理，雖然已經實現了對計算機的使用，但是由于設備相對簡陋，影響了管理效率。檔案檢索速度較慢，也是普遍存在的現象，檔案檢索依舊沿用傳統的手工檢索方式，不僅檢索速度慢，而且準確率較低，獲取檔案信息需要耗費較長的時間，不利于檔案的開發和利用。此外，檔案管理缺乏相應的安全防護措施。例如，部分檔案室通風較差，空氣質量不佳，檔案室存在易燃物品，影響檔案的安全。

二、加強事業單位檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人員的素質。檔案管理工作的有效開展，需要具備專業素質的檔案管理人員。針對當前事業單位對于檔案管理的重視度偏低，缺乏專業檔案管理人員的情況，必須加強檔案管理人員的培養，提升對檔案管理人員的工作要求，明確檔案管理的各項制度和要求，建立完善的檔案管理制度。檔案管理人員在日常工作中，嚴格按照檔案管理的相關制度執行，不斷學習和提升自己的專業知識，認真履行檔案管理的工作制度，創新和改進自己的工作。此外，檔案管理人員需要提升檔案管理意識，認識到檔案是一種重要的資源，需要充分利用和挖掘檔案的價值，以此來提升檔案管理人員的光榮感和使命感，激發工作的積極性，保證檔案管理工作的開展。

（二）加強檔案管理的資金投入。工欲善其事必先利其器，為了提升檔案管理工作的效率，促進檔案管理的信息化建設，需要加強檔案管理工作的資金投入，不斷更新檔案管理的各項設備，充分利用現代設備，提升管理效率。例如，傳統檔案管理，對紙質版檔案進行保存，檔案整理、保存和檢索的工作較為復雜，效率地下。依靠現代化設備，建設檔案管理信息系統，實現信息化管理，檔案采用電子存檔的方式，有利于檔案的檢索、整理、再利用等，而且檔案管理的效率會得到大幅提升。當前，許多事業單位對于檔案管理的人力、物力、資金投入不足，限制了檔案管理工作的開展，加大檔案管理的資金投入，更新設備設施，促進檔案管理實現信息化管理，不僅節省人力和物力，還提升工作效率。

（三）建設檔案管理信息系統。計算機技術在各行業有著廣泛的應用，利用計算機技術強大的存儲、檢索、數據分析和整理的功能，可以方便對檔案進行管理。因此，建設檔案管理信息系統，是信息時代對檔案管理工作的新要求。為了建設檔案管理信息系統，需要對檔案管理人員進行技術培訓，包括計算機的使用、光盤、微縮等技術的使用等，將傳統的檔案管理同網絡技術相結合，實現檔案管理的數字化，可以大幅度加強現代化設備的使用，提升檔案管理效率。

（四）檔案管理的規范化。為了進一步促進事業單位檔案管理水平的提升，需要提升單位對檔案管理工作的認識，尤其是管理層要認識到檔案管理的必要性和重要性。信息時代，檔案已經成為一種重要的信息資源，充分挖掘檔案的價值，實現對檔案的開發和利用，能為單位創造經濟效益。領導層需要做好領導和監督工作，重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，加強對檔案管理工作的監督，保證檔案管理工作的標準性和規范性。完善檔案管理的相關評價機制，保證檔案管理人員工作的積極性，對消極工作的人員給予相應的懲罰。

三、結束語

綜上所述，在信息時代，檔案已經成為重要的資源，加強檔案管理，有著重要的意義。當前事業單位在檔案管理方面存在以下問題：檔案管理重視程度不夠、檔案管理人員職責劃分不清、檔案檢索慢、利用率低等。提升事業單位檔案管理水平，需要從以下方面著手：提升檔案管理人員的素質、加強檔案管理的資金投入、建設檔案管理信息系統、檔案管理的規范化。