如何做好新形勢下公路檔案資源的開發利用

文/淄博市公路管理局臨淄分局 孫朝霞

檔案的開發和利用是檔案相關工作人員把保存的檔案資源，通過不同的手段，開發和傳遞給使用人員，從而實現檔案的信息共享，最終滿足社會需求的一種檔案管理工作。目前，國家在不斷加大交通基礎設施建設的力度，公路系統如何做好檔案資源的開發利用，并為公路事業的蓬勃發展而服務，是檔案工作人員應該考慮的問題。

一、新形勢下公路檔案資源開發利用的重要意義

（一）是社會經濟持續發展的需要。它可以有效促進檔案工作向信息化產業轉變，實現社會信息資源的整合與共享，從而使社會管理更具有針對性，更有效率，提升資源的利用率。

（二）是社會主義精神文明建設的需要。公路發展歷程、公路建設與運營管理中涌現出的感人事跡、公路人不斷探索的精神都是一筆寶貴的資源，是社會主義精神文明的重要組成部分。

（三）是行業信息公開的需要。人們隨著社會的發展，對企業、部門、行業發展的信息越發關注，通過信息公開，人們可以更好地了解公路部門，了解行業精神與運營管理狀態。

（四）開發檔案信息資源是檔案事業發展的需要。傳統的檔案管理工作，是對檔案實現實體的管理。傳統的檔案管理在完成收集、整理、鑒定、編目、歸檔、統計之后，進行檔案的保存和利用，是一個相對簡單的保管方法，具體說來，檔案的利用基本上是坐著等待著別人上門的服務，這種方法已經不能滿足現代公路的發展要求。隨著社會經濟的飛速發展，為檔案利用工作提供了很大的發展空間，對檔案工作也提出了更高的要求。檔案工作人員必須適應時代的發展，跟上時代的步伐，掌握公路的發展趨勢，了解公路的發展需要，創造出兼具實用性、時效性、信息性的檔案，從而為公路發展提供強有力的檔案服務。檔案工作者應徹底放棄從前的重管理輕利用，保守封閉的思想概念，并形成一個新的概念：積極為公路建設發展提供優質服務，特別是樹立起檔案資源開發與利用的全新概念。

二、新形勢下公路檔案資源開發利用存在的問題

（一）檔案管理人員業務素質整體不高。目前，很多檔案工作人員沒有經過專業的培訓就上崗，導致在公路檔案管理中很難實現標準化、科學化和規范化發展。此外，檔案管理工作對專業素質要求很高，同時也很復雜，致使很多人不愿意從事這項工作，有人做了一段時間后會改變崗位，使檔案工作人員流動性大，不能完全固定，這樣導致培訓工作也很困難，很多人在經過訓練后不繼續從事這個行業了，新人來了對業務不熟練，這樣的情況，對公路檔案資源的開發和利用形成了較為嚴重的影響。

（二）公路檔案資源的提供利用方式落后。最近一些年，由于電腦、打印機和復印機等現代設備的利用，一些部門建立了相應的檔案數據庫和查詢數據庫，但這些和自動化、網絡化服務手段的距離還很遠。此外，當我們使用計算機來進行檔案資源管理時，通常使用的是單機操作，信息共享的服務并沒有實現。此外，由于各種原因，很多單位雖然連接了互聯網，但他們的文件信息并未上傳。形成這樣的局面有很多方面的因素：一是檔案部門的領導對檔案工作的認識不夠；二是檔案工作者沒有完全掌握先進科技技術；三是檔案信息的保密和網絡安全問題的困擾，網上工作者的責任大。這與國家和各級領導部門在信息和網絡安全管理上密切相關。此外，我們在數據庫中的信息數量很少，開發利用的大部分需要手工進行。

（三）公路檔案資源開發利用仍處于淺層次。檔案資源的開發分為開發的一、二、三次，而我國公路工程檔案的大部分發展仍處于編制目錄的二次開發的低水平發展階段。檔案資源的二次開發是建立一套科學完整的檔案檢索工具系統，也就是編目工作，這樣做的目的是把存檔的檔案資源都展示出來。為了方便保管和查詢，檔案資源的二次開發，只是把檔案資料按需收集和歸檔、編檔目錄、分類目錄等等。然而處于這個信息化時代，公眾的需求不只是在狹窄的范圍內進行資料的提供，形成單一的硬性服務形式，而是對檔案資源實現創造性的濃縮與加工，目的是可以在最短的時間內獲取其所需的全部信息。

三、如何做好新形勢下公路檔案資源的開發利用

（一）力求觀念更新，全面提高檔案人員的綜合素質。隨著社會的發展和科技的繼續進步，要求檔案人員的素質、服務手段、檔案資源開發利用的方式都要進行改變。隨著社會的進步和經濟的飛速發展，各項工作對檔案資源的需求量越來越大，時間加快、領域更寬、準確率更高，基于這種現狀，檔案人員在政治素質和業務素質上都需要進行提高。為此，一定要對檔案隊伍加強建設，采取各種有效途徑，使檔案隊伍不斷優化。通過仔細研究，反復實踐，通過研討會、考察學習等形式的培訓，以多渠道、多層次、多途徑提高檔案隊伍的整體素質，加強檔案人員學習新的知識，如計算機，電子檔案管理和網絡知識的學習，使專業知識能力和文化水平得到迅速提高，從而能夠適應檔案資源開發利用和管理的現代化發展。

（二）建立檔案資源數據庫，實現資源共享。建立完善的公路檔案資源開發利用的數據庫，這樣能夠拓展資源管理的渠道，方便資源的開發和利用，進而實現資源共享。檔案信息資源數據庫的建立應以大量的數字檔案信息為基礎。充分利用激光掃描技術，將紙質文件盡可能地轉化為電子檔案，計算機化的管理，很大程度上優化和豐富了數字檔案的館藏。然而，現有的大多數庫存檔案都是以紙的形式保存的。所以，館藏檔案數字化將是今后檔案工作的一項任重而道遠的任務。在目前技術的情況下，要想使原始文件轉化為數字化信息資源，直接進行利用，必然和實際情況不相符合。目前首要任務就是，提高檔案目錄和檔案信息資源數據庫的建設，實現利用計算機讀取目錄，并且能夠達到跨年度、跨全宗的搜索，最大限度為用戶提供利用服務。另外，按照查詢的需求，對珍貴的和常用的檔案進行掃描，這樣既提高了利用效率，而且有助于原始資源文件的開發和保管。此外，各個檔案部門可以根據自己的財力和人力現狀，逐步對存儲的原有檔案資源進行數字化轉換，讓需要的人不再受數量空間和時間的限制，準確快速地對網上的各種檔案資源進行利用。

（三）對檔案管理制度進行完善。公路建設項目要確保工程檔案管理制度的實施，確保檔案工作在建設全過程的各個階段順利進行。我們必須建立和完善工程檔案管理系統，明確主管領導和各部門的職責，把項目資料的形成、開發和管理也納入相關部門、領導以及有關人員的職責范圍內，并形成一定的崗位制度，在每一階段嚴格建設檔案職責義務，大家一起努力把好檔案資源的質量關，確保項目檔案的形成、資源的開發、整理、歸檔等工作在平時能夠有效進行。

（四）建立先進的科學檢索系統。想要提供更多的檔案資源，就需要利用先進的傳遞方式進行資源的開發，對檔案資源的檢索工具進行良好的編制，建立科學的檢索體系，使公路建設有更多的檢索途徑，這樣既利于檔案資源具體使用，同時也為檔案相關工作人員對檔案資源的開發利用奠定了基礎。

四、結束語

因此，在公路建設事業的發展中，在檔案資源的開發利用方面，獲得的經濟收益顯而易見。因此，在開展檔案工作時，對檔案資源要加強重視。把檔案資源開發利用作為檔案部門進行具體檔案工作的指導思想和工作重心。讓更多的公路檔案資源為未來的公路建設提供有效的服務。