房地產檔案現代化管理

文/中山市土地房產產權檔案館 羅麗敏

在城市建設和管理中，房地產檔案管理是基礎工作，是房地產產權確立的重要依據。房地產檔案屬于重要的信息資源，其本身具有鮮明的特點。若要實現房地產檔案的現代化管理，應結合房地產檔案的特點以及管理問題進行科學分析，實現房地產管理的現代化，提升工作的效率和準確性的同時，能夠更好地為社會和人們服務。

一、房地產檔案管理的特點

（一）復雜性。由于城市是相對復雜的綜合體，檔案管理相當復雜。包括城市規劃、管理、環境保護、防災等多方面的專業領域，還涉及城市空中、地面、地下等不同種類建筑、管線及設施等的記錄。

（二）動態性。城市在不斷發展和變化，房地產檔案也相應記錄著城市的發展變遷。通過檔案反映出城市的最新狀態，根據不同時期的變化做真實的記錄，具有一定的動態性。

（三）準確性。房地產檔案記錄具有其重要的歷史意義，從城市基礎建筑、設施的改擴建再到一些房產的法律糾紛等，在房地產檔案中都要進行準確、詳細的記錄。為城市建設提供可依靠的法律依據。房地產檔案管理記錄的準確性關乎著國家、企業以及人民的利益，準確的重要性不可忽視。

二、房地產檔案管理的現狀問題

（一）房地產檔案管理抗風險能力不足。受經濟發展和觀念的制約，房地產檔案抗風險能力不足。雖然檔案在實際的保管中進行了防火、防潮等處理，一旦發生較大的自然或者人為災害，將嚴重破壞房地產檔案的安全，甚至發生毀滅性損壞，造成的損失也無法挽回。

（二）檔案質量要求不夠統一。房地產檔案經歷的歷史周期較長，可以說相應的建筑等方面存在有多久，那么與之相關的房地產檔案就存在多久。歷史是不斷發展的，記錄房地產檔案信息的方式也在發生變化，具有鮮明的時代特征。尤其在以前，沒有計算機和影像技術的時代，對于房產的描述更多的是限于文字的記錄，卻沒有平面圖、空間立體影像等，信息記錄不夠詳細。

（三）檔案載體單一。房地產檔案記錄方式多采用紙質記錄，但是關于房產的影像以及拆遷審批、房屋糾紛等重要信息的保存卻不力，主要原因在于收集程度有限以及無法實現妥善保管，導致房地產檔案記錄內容不夠具體和完整。

（四）檔案收集范圍有限。目前，房地產行業已成為國家的支柱產業，在各類經濟活動中占據著重要位置。尤其在房地產產權活動方面，會產生一些文件信息記錄，包括檔案登記、設立和撤銷檔案、產權注銷、登記等。但在實際的產權活動中，卻缺少房地產檔案管理人員的參與，沒有獲取第一手重要、準確的信息，導致后續的房地產檔案信息記錄與實際的房地產現狀不符。究其原因，在于各項信息的有效收集困難，無法實現房地產檔案信息記錄的完整及全面。

（五）對檔案無法進行及時、有效地修改。雖然相關部門已明確要求對于房地產檔案記錄中與現實情況不符或者不符合規定要求的，要進行及時更改，否則不予驗收、歸檔。但在實際的工作中，即使相關管理工作人員發現了問題，包括一些不規范、不準確之處，退還給登記人進行重新填寫或者補充，仍存在較大困難。加之房地產檔案信息之間存在較大的聯系，若要修改則牽一發而動全身。即便有效做到修改，也要耗費相當大的人力和時間，操作難度也非常大。

三、房地產檔案現代化管理的策略分析

（一）創新工作管理方式，逐漸實現現代化管理。實現房地產檔案的現代化管理，首先應從檔案管理模式以及工作方式上進行轉變，從傳統的管理方式逐漸向檔案數字化收集、存儲以及傳送方向發展，實現房地產檔案管理的信息化。第一，發展檔案載體，創新管理方式。檔案載體是保存檔案信息的媒介，與社會的發展變化息息相關，具有鮮明的時代特征。檔案載體經歷了漫長的發展過程，到現在采用光碟、磁盤等現代化技術進行存儲。尤其在計算機廣泛被應用的當下，計算機系統已經成為現代檔案存儲的主要載體。房地產檔案管理應充分運用計算機系統的優勢，通過強大的技術支持，將房地產相關信息進行詳細、準確、豐富的記錄。避免在傳統的檔案管理模式下，發生危機時，造成一系列無法挽回的損失。另外，相當一部分存在較久遠的房地產檔案，更需要先進的技術手段進行信息的搶救和還原。因此，實現房地產檔案載體的現代化，將成為必然要求。第二，實現房地產檔案的現代化管理，應結合城市建設的發展進程。房地產檔案真實地記錄著城市的規劃和建設、管理等。因此，房地產檔案記錄具有真實性、廣泛性、系統性和可靠性。隨著我國社會經濟的發展，房地產經濟也得到了良好的發展。因此房地產檔案的數量日益增加，使相關工作人員的工作量逐漸加大，同時房地產管理難度也隨之增加。房地產檔案管理工作要結合城市化的發展進行，轉變相對原始的人工操作、管理模式，采用現代化技術緩解人工操作的壓力，實現房地產檔案管理由人工化向信息技術化的轉變，提高工作效率的同時，又使工作質量得以保證。

（二）從創新服務理念入手，實現管理的現代化。房地產檔案管理工作是重要的服務類工作，為社會經濟建設、城市建設以及用戶提供了重要服務。在房地產檔案管理中，要充分關注社會變化，緊跟經濟發展趨勢，追隨城市化發展的腳步，從經濟建設、城市建設以及各類社會服務行業中探索潛在需求，樹立新型服務理念，提升服務質量。將傳統的房地產檔案服務向新型服務轉變，實現房地產檔案管理的更穩定發展。首先在服務觀念上，要創新主動型服務模式。做好相關調研，順應社會的實際需求，展開個性化的服務。另外，在服務手段上，要避免傳統的手工操作給實際服務工作帶來的影響和阻礙，充分利用信息化技術手段，實現房地產檔案管理的信息化、數字化。要清楚地意識到，房地產檔案管理工作是城市建設的重要組成部分，實現房地產檔案管理的數字化建設，將更好地為社會、為人民服務。只有實現房地產檔案管理工作的良好發展，才能有效推動城市建設的可持續發展。

（三）提升現代化管理意識，建立規范的檔案資料。對于房地產檔案管理來說，如果檔案記錄存在不準確、不夠完整的情況，那么此類檔案記錄就失去了意義。在思想上，應充分認識到房地產檔案管理工作的重要意義，將其可利用的價值進行充分挖掘，為需要的群體提供實質性的幫助。另外，確保房地產檔案資料的完整和真實，相關工作人員要具有去偽存真的精神。將相關重要信息進行詳盡記錄，再通過現代化技術手段，進行有效存儲、保留，并為后續的工作打下良好的基礎。

（四）落實房地產檔案信息處理的現代化。房地產檔案信息的處理是比較復雜的系統工程，既需要通過專業的編程來完善信息檢索，同時還要給予系統必要的安全保障，保證重要信息不被攻擊而造成重大缺失。另外，要豐富信息查詢的關鍵詞檢索內容，使需要的群體通過各類詞匯檢索都能查到需要的信息，為社會和人們最大限度提供便捷。當然，系統的安全性是技術范疇內最重要的工作，一定要做好電腦病毒的防治以及系統維護等工作，嚴格控制相關用戶的權限范圍，保障系統的安全、持續運行。

（五）全面提升房地產檔案管理工作者的信息技術處理水平。房地產檔案管理實現現代化，需要相關的技術人員提供強有力的技術支撐。因此，對于相關技術人員的信息處理能力要進行嚴格把關，定期開展培訓與研討，充實與完善技術人員自身知識架構，豐富理論知識與實踐，不斷提升專業水平。確立明確的獎勵機制，鼓勵技術人員積極、努力探索，為房地產檔案現代化管理工作奉獻力量。

四、結語

對于房地產檔案管理來說，若要實現現代化管理，必須堅持“以人為本”，從服務角度出發，給予需要的群體最大范圍的幫助和最便捷的服務。房地產檔案管理應充分利用現代化技術手段，擺脫傳統管理模式的束縛，將工作人員從復雜、繁瑣的人工操作中解放出來。提升工作效率的同時，更為房地產檔案管理工作的良好、持續性發展提供更多的支持。