做好醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作的途徑

文/上海航道醫(yī)院 王敏睿

創(chuàng)新是社會進(jìn)步的核心，是國家向前發(fā)展的驅(qū)動力。當(dāng)前，科技在飛速發(fā)展，市場競爭不斷擴(kuò)大，為在市場上脫穎而出，各行各業(yè)的工作管理離不開創(chuàng)新。社會主義市場經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，推動了我國醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的改革，加劇了醫(yī)院競爭力，在此環(huán)境下，醫(yī)院想要向前發(fā)展，創(chuàng)新改革成為必然。檔案管理工作是醫(yī)院工作的重點(diǎn)，高效的檔案管理工作能夠為醫(yī)院醫(yī)療、科研活動提供重要的參考資料，為醫(yī)院內(nèi)部各項管理活動與科研活動的開展提供重要依據(jù)，推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益、社會效益向前發(fā)展，對此，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理工作的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效益。

一、我國醫(yī)院檔案管理工作概況

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的文書檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理工作的效率與安全性，然而，網(wǎng)絡(luò)安全問題成為檔案管理工作的又一攔路虎，對此，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案安全性，最大限度發(fā)揮檔案管理工作效率。在醫(yī)院檔案管理工作中，主要包含有醫(yī)院文件資料、設(shè)備資料、醫(yī)療文書、患者資料、科研教學(xué)等多個方面，要加強(qiáng)檔案管理，有效提高醫(yī)院整體工作管理。醫(yī)院檔案管理工作多沿用同一信息系統(tǒng)，而其中所包含的各種機(jī)密檔案更是關(guān)乎整個醫(yī)院利益，一旦信息系統(tǒng)受到侵害，機(jī)密資料泄露，將直接影響醫(yī)院發(fā)展，對此，應(yīng)嚴(yán)密規(guī)劃檔案管理工作，不斷創(chuàng)新，彌補(bǔ)醫(yī)院檔案管理工作中的漏洞，做好醫(yī)院檔案管理工作。

二、醫(yī)院檔案管理工作面臨的困境

（一）檔案管理制度不健全。從我國現(xiàn)階段檔案管理工作情況來看，多數(shù)醫(yī)院相關(guān)制度不夠健全，未明確規(guī)定將哪種內(nèi)容納入醫(yī)院檔案中，因此，在檔案收集過程中，相關(guān)人員大多憑借自身經(jīng)驗判斷產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸納，選擇重要數(shù)據(jù)歸檔。個人看法的個體性與隨意性，導(dǎo)致應(yīng)納入檔案的信息未納入，最終重要資料丟失，已納入的信息重復(fù)納入，檔案信息質(zhì)量較低，醫(yī)院檔案管理工作受到影響。

（二）檔案管理制度更新緩慢，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)存在漏洞。對于醫(yī)院來講，不斷攻克疑難雜癥，研制出新型高效藥劑，給予病人更高效的治療，提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)收益與社會效益是核心問題。對于醫(yī)院檔案管理，管理者重視度不足，管理制度更新緩慢，直接影響了檔案管理工作的效用發(fā)揮。尤其是當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的依托，在醫(yī)院經(jīng)營過程中，患者流量越多，產(chǎn)生的資料越多，檔案管理網(wǎng)絡(luò)更新越頻繁，檔案管理制度更新速度無法滿足檔案管理網(wǎng)絡(luò)的需求，醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞，醫(yī)療數(shù)據(jù)的缺失與泄露，影響了工作任務(wù)的開展與各部門間的配合，甚至為醫(yī)院發(fā)展帶來危機(jī)。

（三）電子檔案管理的全面推行受到影響。當(dāng)前，電子檔案已經(jīng)成為諸多企業(yè)中不可缺少的部分，計算機(jī)更成為信息化檔案管理工作實施不可缺少的設(shè)備，對此，安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，完善的計算機(jī)設(shè)備，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)。然而，在諸多醫(yī)院中，對檔案管理的重視度不足，文書檔案仍然在檔案管理中占據(jù)主要地位，影響了檔案資料的作用發(fā)揮，文書檔案影響了電子檔案的全面實行。另外，相對于文書檔案的存放長久，電子檔案存放的載體，如：磁盤、光盤等存放時間較短，對存放環(huán)境要求較高，而電子檔案存放的數(shù)據(jù)庫、云盤等，也存在一定的漏洞，檔案的安全性難以保障，影響了電子檔案的全面推行。

三、做好醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作的途徑

（一）創(chuàng)新管理理念。只有檔案管理人員真正認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，才能保障檔案管理工作的規(guī)范性，對此，想要做好醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作，轉(zhuǎn)變管理人員觀念是前提，對此，醫(yī)院管理層應(yīng)創(chuàng)新管理理念。為創(chuàng)新管理觀念，醫(yī)院管理者應(yīng)做到以下幾點(diǎn)，首先，通過強(qiáng)化醫(yī)院職工的效率觀念與現(xiàn)代觀念，提高職工對檔案管理工作的認(rèn)識。其次，由傳統(tǒng)的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，以醫(yī)院實際發(fā)展情況樹立正確的管理觀念。最后，以宏觀角度觀看醫(yī)院檔案管理工作，將檔案管理工作真正納入醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中，明確檔案管理工作的發(fā)展方向，以此推動檔案管理工作的創(chuàng)新。

（二）培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍。只有專業(yè)能力較強(qiáng)、管理經(jīng)驗豐富、具有創(chuàng)新思想的管理人員，才能更有效保障檔案資料的質(zhì)量，并充分發(fā)揮檔案自身作用。對此，通過吸收、培養(yǎng)、激勵等多種形式，培養(yǎng)創(chuàng)新管理人才隊伍，提高檔案的可靠性，更全面地為用戶提供深層次醫(yī)療服務(wù)。1.醫(yī)院重視現(xiàn)有的檔案管理人員，邀請專業(yè)人員對其進(jìn)行定期專業(yè)知識培訓(xùn)。2.通過激勵方式，引導(dǎo)管理人員自主學(xué)習(xí)。3.根據(jù)檔案管理人員所在崗位與能力，進(jìn)行針對性培訓(xùn)。4.選擇各方面較為優(yōu)秀的檔案管理人員，為其創(chuàng)設(shè)繼續(xù)教育的條件，培養(yǎng)一批專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。5.積極吸收一批具有信息化技術(shù)的檔案管理人員，優(yōu)化工作環(huán)境，提高薪資待遇，有效保障檔案管理人員隊伍質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新檔案管理技術(shù)。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，醫(yī)院檔案管理工作逐漸向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)，文書檔案管理與電子檔案管理共同進(jìn)行，提高了檔案管理的便捷性、安全性、高效性。文書檔案存放時間長，機(jī)密性高，電子檔案查詢速度快、節(jié)省資源與空間，兩種檔案管理形式各有優(yōu)勢，對此，在醫(yī)院檔案管理工作中，針對不同的檔案信息制定不同的管理模式，針對非常重要的信息（如：醫(yī)院最新研發(fā)的藥物配方等），可利用文書檔案，有效避免重要信息泄露；而針對普通檔案信息（如患者資料等），可直接利用電子檔案進(jìn)行管理，并利用磁盤、光盤等進(jìn)行備份即可；諸如歷年傳染性疾病檔案、重要病癥治療過程等文書檔案，可直接錄入計算機(jī)中，作為電子檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理技術(shù)，便捷醫(yī)療人員查詢。總之，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視醫(yī)院檔案管理工作，針對檔案的重要性與否進(jìn)行針對性的管理，做好醫(yī)院檔案管理工作，最大限度發(fā)揮檔案作用。

（四）健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案精細(xì)化管理。對于醫(yī)院尤其是大型綜合性醫(yī)院來講，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)之豐富、資料之雜亂難以想象，若醫(yī)院仍沿用現(xiàn)行的管理體制，不加以改革，直接影響檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。對此，改變現(xiàn)行的檔案管理體制，積極推行計算機(jī)管理，制定系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，引進(jìn)優(yōu)秀的計算機(jī)相關(guān)人才，不斷規(guī)范檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以樹枝型網(wǎng)絡(luò)將檔案進(jìn)行劃分，如：綜合性醫(yī)院以科室可將檔案分為兒科、婦科、外科、神經(jīng)科等檔案，其中，外科可分為醫(yī)療、護(hù)理、保健等，對不同部門不同類型的檔案配備專業(yè)檔案管理人員，保障檔案的完整性，提高檔案管理的精細(xì)化，提高檔案管理工作效率。

（五）加強(qiáng)檔案設(shè)備投入，真正實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新工作。新型管理理念、充足的專業(yè)化人才、完善的制度、健全的管理網(wǎng)絡(luò)，有效實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，除此外，加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè)，加大相關(guān)設(shè)備投入也非常重要。在文書檔案管理中，為做好醫(yī)院檔案管理工作，檔案室需要配備硬件設(shè)備，如空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、滅火器等，保障檔案室具備防火、防盜、防光、防蟲等功能；在電子檔案管理中，保障每個工作人員一臺電腦，復(fù)印機(jī)、掃描儀等不可或缺。對此，加強(qiáng)檔案設(shè)備投入，保障各種設(shè)備、設(shè)施齊全，才能夠真正保障檔案管理創(chuàng)新途徑的實行。

四、總結(jié)

綜上所述，在我國醫(yī)院檔案管理中，仍存在一定問題，檔案管理意識較低，檔案管理制度更新緩慢，檔案管理網(wǎng)絡(luò)存在漏洞，電子檔案管理的全面推行受到影響，影響了醫(yī)院檔案的作用發(fā)揮。對此，創(chuàng)新管理理念，創(chuàng)新檔案管理隊伍，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案設(shè)備投入，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化，推動醫(yī)院在激烈的醫(yī)療環(huán)境中脫穎而出。