淺談新醫改形勢下如何提升醫院檔案管理水平

文/河北省榮軍醫院 王澤蓓

醫院檔案是醫院廣大職工在從事各項醫療管理活動中凝聚而成的具有一定保存價值或參考價值的檔案資料，是從事醫療管理活動或醫療科研工作中必須利用的資料。主要包括醫療科研、基建等內容。隨著新醫改時代醫院體系的發展，醫療觀念和管理理念、方式發生了一系列的變化，醫院檔案管理也發生了翻天覆地的變化。作為省級專科醫院，要想進一步實現醫院檔案現代化建設和發展，需不斷加強專科醫院檔案管理整體水平，推動醫院檔案管理工作的現化化，為醫院的快速發展奠定堅實的基礎。

一、新醫改形式下，醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作重視程度不夠。檔案是醫院工作的重要組成部分，不僅記錄著醫院發展的工作歷程、重大事件，也對今后工作起到一個監督、指導、傳承和借鑒的作用。雖然醫院對檔案管理作用有明確的要求，并制定了規章制度，但在日常工作中，領導忽視了檔案的存在價值，對檔案管理工作重視程度不夠，普遍存在重醫院業務輕檔案管理的現象，部分領導對檔案工作存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的想法。導致醫院檔案工作難以準時落實到位。其次表現在檔案工作的地位上。目前，醫院的檔案管理不是一個獨立的職能部門，屬辦公室兼管，辦公室人員兼檔案員，無相關的崗位津貼，且一身多責，工作積極性不高，而大多時間又在醫院的中心工作，無法全面更好地管理檔案，使醫院檔案管理工作水平難以向更高層次提升。

（二）檔案移交規范性不足。根據醫院檔案管理制度，除人事檔案、病歷檔案外，其它各類歸檔文件需移交到醫院檔案室進行統一保管。但是，由于部門對檔案的重視力度不足，科室兼職檔案員對檔案知識的不熟悉，使檔案的整理環節出現規范性、嚴謹性不足，收集歸檔、移交工作不主動、不及時現象。如在歸檔資料過程中，不能準確辨別歸檔文件，造成將無保存意義的文件以及完整性不足的文件、重復的文件、未蓋公章的文件等都移交到檔案室中。這樣一來，既增加了專職檔案員的工作量，又延誤了檔案整理工作的進度。

（三）檔案管理制度不完善、落實不到位。我院雖然制定了一些檔案管理制度，卻不健全，不完善，流于形式，有執行與落實不到位的情況。如各科室在檔案資料的收集上、移交上的不及時；在檔案借閱上也會出現有借無還的情況。

二、新醫改形勢下提升醫院檔案管理水平的對策

（一）轉變思想認識，強化檔案工作的地位。醫院領導更新觀念，在思想和行動上重視起來，把檔案工作作為一項重要的基礎性工作來抓，列入醫院發展管理方案中，充分發揮其價值。首先，統一部署，責任到人，設立檔案工作領導小組，并將檔案室列為醫院獨立職能部門，配備專職檔案員，并充分發揮其主觀能動性，形成檔案室總負責，部門負責人、兼職檔案員分級負責管理的機制，建立完善的醫院檔案信息。其次，根據上級相關文件并結合醫院業務特點和檔案工作實際，每年由專兼職檔案員制定年度工作計劃，定期匯報工作進度。同時，將檔案工作納入各科室績效考核之中，建立獎懲制度，充分調動全院職能部門和科室參與檔案管理工作的積極性。

（二）轉變思想認識，提高檔案管理隊伍素質。要切實提高大家對檔案管理的重視程度和關注度。一是加強宣傳，更新觀念，利用多種多樣的形式，提高廣大干部職工的檔案認識。二是檔案員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案員能夠適應檔案管理工作的需要，首先充分發揮檔案員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。其次采取“走出去，請進來”的方式，對專兼職檔案員進行檔案業務知識的培訓，或邀請有關專家就檔案有關知識和問題進行授課，提高專兼職檔案員的專業素質；同時，還要注重吸納招聘更多的檔案專業人才。三是制定各部門文件歸檔范圍，使歸檔工作有依據、有標準。四是提供資金保障，為專兼職檔案人員提供崗位補貼，提高工作積極性。

（三）轉變思想認識，建立和健全醫院檔案管理制度和執行落實制度。從整體上來看，提升醫院檔案管理水平，應通過檔案機制的制定，使其能夠在合理、規范的前提下管理。首先，結合醫院工作內容，建立健全檔案管理制度和規定，形成檔案管理制度化、經常化、規范化和科學化。其次，納入醫院崗位責任制和年度考核辦法之中。同時，建立和完善檔案文件的傳遞、登記制度,實現動態管理。當發生人員變動等現象時，應做好交接工作，并預留相關聯系方式，便于檔案管理問題發生時對責任人及時查找，降低不必要的損失。

三、結束語

檔案管理是醫院管理的基礎環節，在醫療衛生體制改革深入發展的形勢下，醫院檔案管理中存在的問題，勢必給醫院發展帶來不利的影響。只有解決存在的問題，不斷加強檔案管理工作，運用先進的現代化管理手段，才能真正提升醫院檔案管理水平，促進醫院的和諧與穩定發展。