文書檔案管理中辦公自動化的應用

文/龍口市檔案局 郝磊

文書檔案是一種記錄該單位發展歷史過程的重要載體，傳統文書檔案管理工作依賴于手工操作，具有費時費力的缺點。如今在計算機信息技術不斷進步與發展的環境下，文書檔案管理引入了辦公自動化系統（可簡稱為OA系統），以強大的信息處理能力為支撐，滿足了現代化辦公的需要。可將OA系統推廣應用在文書檔案管理工作中，全面優化資料收集、整理、儲存和后期利用等一系列過程。

一、文書檔案管理中辦公自動化的應用優勢

OA系統在文書檔案管理中的應用，具有以下幾點優勢：首先，提高了歸檔的便捷性，提高了工作效率。在OA系統的支撐下，工作人員可通過設置相應信息條件，生成相應的電子文件，讓文件和生成過程信息都被納入相應的文檔中，讓文書檔案管理中的資料生成、收集、處理和使用都非常便捷和規范化，極大地提高了工作效率。其次，在OA系統支撐下，可實現電子文件的數據存儲，利于文書檔案的傳遞和利用，也可以防止出現損壞或丟失，保障了文檔的完整性，同時也增強了文檔資源的安全性，甚至提高了資料共享性。最后，OA系統支撐下，可建立檔案信息數據庫，既可更好地分類資料，也可以提高信息搜索的便利性，減少了管理難度和工作壓力，也縮短了資源利用的檢索時間。而且檔案信息和檔案載體可以分離，以網絡系統對其關鍵信息進行共聯，實現檔案信息在線服務功能的優化。

二、文書檔案管理中辦公自動化的應用問題

（一）電子檔案應用過程中隱藏的問題。首先，電子檔案數據雖然具有完整性的優勢，但是在其實際應用過程中，一旦出現操作失誤，就可能產生非常嚴重的后果。而且由于資源共享，導致其文件處于開放狀態，功能多樣，存儲方式也多元化，若是在不同方式轉換過程中出現外界影響因素，就很容易導致信息被破壞的情況，甚至導致信息丟失。其次，檔案信息安全問題是當前比較受關注的課題，黑客的侵入、網絡病毒的泛濫以及計算機系統故障等等因素都直接威脅著檔案信息安全，電子檔案的安全與保密漏洞較多，這對于保密性要求較強的電子檔案而言，需要重視文件被修改、破壞和盜用等多種風險。最后，電子檔案信息存儲載體多種多樣，而信息的讀取及存儲卻需要被指定的計算機設備，使得電子檔案信息對計算機軟硬件產生一定的依賴。而電子技術與OA系統的發展更新速度很快，一旦計算機軟件兼容性出現問題，就會產生信息丟失的可能性，縮短電子檔案的使用壽命，影響檔案的長期可讀性。

（二）文書檔案管理人員的自身條件跟不上辦公自動化的發展。多數從事文書檔案管理工作的人員屬于兼職人員，缺乏足夠系統的專業培訓，所以對文書檔案管理工作的相關專業知識掌握不夠，導致綜合素質水平較低。而文書檔案管理中已經引入了辦公自動化技術，由電子文件文檔和歸檔后的工作共同組成了電子檔案管理工作。若管理人員僅僅停留在熟悉紙質檔案管理相關知識和方法等層面，又或者僅僅熟悉計算機技術或者數據通信技術，則難以勝任基于辦公自動化的文書檔案管理工作，要求管理人員提高自身的綜合素質水平。

三、文書檔案管理中辦公自動化的應用對策

（一）加強電子檔案存儲設備及網絡的安全性。檔案管理單位應該注重對計算機軟硬件進行定期的檢查、更新、升級以及維修，并科學檢測與維護相關設施。在這個方面，可設立監督專員對存檔文件進行定期更新與備份，提高身份驗證和數字簽名等技術的安全性。另外，可對辦公自動化系統的內外網進行隔離。一方面，可在內部網絡與外部網絡設置物理隔離措施，即采用路由器隔離防護措施，對IP地址進行屏蔽，有選擇性地允許一些地址訪問網絡。另一方面，對內外網絡采取防火墻隔離防護措施，對進出網絡的相關數據進行過濾，并管理相關訪問行為，封堵被禁止的業務，并且記錄通過防火墻進行活動的信息內容，最后檢測網絡攻擊，并進行告警。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質水平。首先，改善辦公自動化的硬環境，加大先進硬件設施的投入，讓管理人員對相關設備進行熟練掌握，為提高管理水平打下基礎。其次，倡導自學為主，輔以專業培訓，可落實終身教育機制，激勵管理人員自主學習，不斷獲取新知識和新技能，以培養和提高管理人員的素質水平。最后，加強檔案部門和區域間的系統合作，讓管理人員不斷與其他單位的人員進行交流與溝通，汲取成功經驗，并不斷推陳出新，以創新思維進一步做好檔案管理工作。

四、結束語

總而言之，辦公自動化是文書檔案管理的必然發展趨勢，檔案管理部門應該充分重視辦公自動化過程中存在的問題，并積極采取有效措施，以提高辦公自動化水平，推動文書檔案管理的可持續發展。