淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策

文/廣西科技大學(xué) 梁冠玲

隨著科技的不斷進(jìn)步，數(shù)字化已經(jīng)走進(jìn)人們的日常生活中。高校檔案數(shù)字化的管理模式不僅能夠為檔案的資源應(yīng)用提供方便，還能夠?qū)n案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理進(jìn)入高科技技術(shù)管理層次，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)時代的發(fā)展，“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、超越時空化”的數(shù)字化檔案管理已成為高校檔案管理的必然趨勢，許多高校雖然已經(jīng)構(gòu)建了自己的電子檔案管理體系，但是檔案管理的數(shù)字化建設(shè)仍存在著不少問題，需要不斷地改進(jìn)與完善。

一、數(shù)字化檔案的定義

數(shù)字化檔案，指的是隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和多媒體技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成的一種檔案信息資源，用數(shù)字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進(jìn)行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內(nèi)的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學(xué)、科研及重大事項等實踐活動內(nèi)容，其中也包括各種形式的記載內(nèi)容，內(nèi)容比較繁雜，高校檔案使用數(shù)字化管理之后，會大大提高高校檔案的管理效率，為高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展提供技術(shù)基礎(chǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)高校整體的發(fā)展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。由于管理軟件的落后，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫建設(shè)整體性不強(qiáng)、規(guī)模較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、類型單一，并且很多都是低水平的重復(fù)建設(shè)。很多數(shù)據(jù)庫使用范圍不廣，數(shù)據(jù)量利用率不高。此外，由于條件所限，我校檔案館建立的數(shù)據(jù)庫以條目數(shù)據(jù)庫為主，沒有對應(yīng)的媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，很難讓用戶的不同需求得到滿足，不能實現(xiàn)真正意義上的檔案資源共享。

（二）高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足。硬件技術(shù)缺乏、資金投入不足是制約高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素，高新技術(shù)的投入、數(shù)字化設(shè)備及軟件的訂購，更新過時設(shè)備以及升級相關(guān)軟件等，都必須以巨額資金支持為前提，與此同時，遷移轉(zhuǎn)錄數(shù)字檔案信息等工作也需要大量人力物力，資金不足制約檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。此外，隨著信息技術(shù)的更新，大部分高校已建設(shè)成初具雛形的信息化體系。但總體上高校檔案管理模式仍然是以手工管理模式為主，計算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用較少，甚至部分高校檔案管理部門計算機(jī)設(shè)備陳舊、過時，管理軟件不能滿足現(xiàn)代檔案數(shù)字化發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)讀取存在問題。硬件技術(shù)的缺乏也制約著高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。另外，各個高校尤其是那些歷史悠久的高校，如我校館（室）藏檔案的數(shù)量是十分浩大的，要全部轉(zhuǎn)化為信息資源, 外包轉(zhuǎn)錄數(shù)字檔案信息，要投入的資金和人力也將是十分巨大，其中還有許多檔案不屬于開放范圍。因此, 資金短缺就成為高校檔案數(shù)字化建設(shè)的主要障礙。

（三）高校檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前存在的問題是計算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一。這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（四）高校檔案工作缺乏復(fù)合型人才。檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要求其具備檔案專業(yè)理論，還要熟悉計算機(jī)掃描、音視頻處理等較高的計算機(jī)技能，而高校檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機(jī)技能的檔案管理人才。因此，從總體來講，高校檔案部門缺乏全面掌握數(shù)字化知識的檔案管理人才。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）數(shù)據(jù)庫建設(shè)。鑒于目前各高校的實際，可以先行做好幾個重要數(shù)據(jù)庫建設(shè)。1.建立高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫。高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫是高校每年必須填報的一項工作，在高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將校內(nèi)各單位、各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表的填報工作。2.建立檔案管理主頁。建立檔案管理主頁，IN TERN ET擁有豐富的知識資源并提供了嶄新的教育方式，它的主要服務(wù)有：電子郵件（EMAIL)、網(wǎng)絡(luò)新聞( NEWSN ET )、信息查詢( 60PHER)、網(wǎng)上漫步(WWW)、遠(yuǎn)程登錄( FTP)等。如何利用Internet，探索檔案宣傳、利用的新途徑，將成為檔案界今后面臨的主要課題。內(nèi)容可包括《檔案管理簡介》《開放全宗名單》《檔案編研成果介紹》《檔案利用方法》《征集檔案公告》等。另外，我國高校從2001年在全國普及網(wǎng)上錄取新生，這樣學(xué)籍管理就可直接錄入檔案主頁。隨著計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)用戶的不斷增多，高校應(yīng)盡快建立檔案管理服務(wù)器和主頁。接收遠(yuǎn)距離、快速度、高質(zhì)量的聲像、圖文、信息，利用不斷發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為讀者查閱、瀏覽各種有用的信息檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在檔案主頁的設(shè)計上，應(yīng)充分體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)特色、校史、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置等。3.建立學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫。隨著技術(shù)的發(fā)展，新生錄取工作已經(jīng)開始采用網(wǎng)上錄取的形式，高校數(shù)字化管理就是要從新生網(wǎng)上錄取的那刻開始，將每屆學(xué)生的姓名、性別、出生年月等基本情況收進(jìn)學(xué)籍庫。在學(xué)生求職期間，將相關(guān)情況發(fā)送到校園網(wǎng)上，便于各用人單位進(jìn)行網(wǎng)上錄入，同時建立起反饋表對學(xué)生的情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，為學(xué)校教學(xué)評價、專業(yè)評價提供依據(jù)，真正做到用人單位和學(xué)校的配合，對甄別學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證的真?zhèn)翁峁┐_切的證據(jù)，有力地做到對文憑的“打假”。4.建立學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫，為學(xué)生提供歷年的學(xué)習(xí)成績。為了方便學(xué)生查檔，提供相應(yīng)的成績，建立學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫必不可少。通過高校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在成績產(chǎn)生的同時直接收入學(xué)生成績數(shù)據(jù)，按學(xué)科、專業(yè)的類目和學(xué)生所學(xué)的科目采用中英文對照錄入計算機(jī)管理系統(tǒng)，待學(xué)生畢業(yè)時，建立學(xué)生成績庫。在查詢時，做到既能直接利用學(xué)生姓名查索，也可以通過學(xué)號進(jìn)行查找。另一方面，減少了紙質(zhì)檔案的利用，避免了頻繁使用造成的檔案損害，達(dá)到了保護(hù)檔案的目的。5.建立高校人才數(shù)據(jù)庫。高等學(xué)校是高層次人才培養(yǎng)和高技術(shù)人才競爭激烈的地方。人才資源是高校賴以生存與發(fā)展的決定因素。建立人才信息庫，有利于高校領(lǐng)導(dǎo)選拔、利用人才，也有利于向外單位推薦人才。通過人才信息庫，學(xué)校決策者能夠很容易摸清自家教職工的情況，通過對有能、有才者的獎勵，將他們的情況發(fā)送到因特網(wǎng)上對外公布，既能起到對人才的激勵作用，又能增加學(xué)校的知名度，提高學(xué)校的影響力，為學(xué)校爭取更多的生源創(chuàng)造有利的條件。

（二）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)。知識經(jīng)濟(jì)時代，高校數(shù)字化檔案建設(shè)是必然的趨勢。與此同時，在檔案管理過程中，人始終是最重要的。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。所以，要搞好數(shù)字化檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案隊伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)。首先，要挑選作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)，有無私奉獻(xiàn)精神的干部從事檔案管理工作。要通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)、函授學(xué)習(xí)等多種渠道有目的地對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)教育，拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高自身的整體素質(zhì)和工作能力，為學(xué)校檔案管理打下扎實的基礎(chǔ)。其次，要及時解決學(xué)校檔案工作人員的后顧之憂，穩(wěn)定檔案人員的隊伍，落實上級領(lǐng)導(dǎo)部門對于檔案人員職稱評聘問題的指示精神，確保他們的工作熱情。此外,我們還要大膽引入競爭機(jī)制，改變檔案管理人員干與不干一個樣、干多干少一個樣、干好干壞一個樣的狀況，最大限度地提高專、兼職檔案人員的積極性。只有這樣，才能使學(xué)校檔案工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的軌道。

（三）加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。建設(shè)館藏檔案數(shù)字化工作是基于檔案信息化建設(shè)大背景、大系統(tǒng)下的一項基礎(chǔ)工作，必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如此才能確保數(shù)字檔案信息資源的互聯(lián)互通和共享共用。只有形成了一套檔案數(shù)字化工作的制度體系，才能使檔案數(shù)字化工作有章可循。高校檔案部門應(yīng)遵循國家制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并制定自己學(xué)校的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使之步入健康發(fā)展的良性軌道。

（四）實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，人才是關(guān)鍵，隊伍建設(shè)刻不容緩。筆者認(rèn)為，檔案工作者的素質(zhì)是數(shù)字化檔案建設(shè)較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。因此應(yīng)加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案管理人員隊伍的素質(zhì)。建立一支有責(zé)任感、使命感，在學(xué)識和能力上能適應(yīng)形勢發(fā)展需要，能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理，整體素質(zhì)優(yōu)化的檔案隊伍。因此，檔案管理人員必須樹立終生學(xué)習(xí)的觀點，經(jīng)常接受繼續(xù)教育。檔案人員的繼續(xù)教育要從實際出發(fā)，采取多種教育方式進(jìn)行。繼續(xù)教育應(yīng)堅持崗位教育培養(yǎng)和全面系統(tǒng)培養(yǎng)相結(jié)合，堅持自學(xué)提高與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合，基本知識與專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和掌握相結(jié)合，將繼續(xù)教育與職稱評聘、晉升加薪相結(jié)合，從制度上保證高校檔案管理專業(yè)人員繼續(xù)教育工作的有效開展?？傊咝n案事業(yè)的發(fā)展離不開一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。檔案管理人員也要主動適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，與時俱進(jìn)，樹立終身學(xué)習(xí)的思想，努力學(xué)習(xí)計算機(jī)知識和電子檔案管理技術(shù)，有效地推動高校檔案數(shù)字化的現(xiàn)代化進(jìn)程。