事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/廣西北海市疾病預(yù)防控制中心 黃以寧

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，而檔案管理的難度也在與日俱增。為了推動事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須對檔案管理工作進(jìn)行有效改革，徹底突破傳統(tǒng)的管理模式，運(yùn)用更加便捷高效的檔案管理方法，簡化過程，完善檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就是事業(yè)單位必須要達(dá)成的目標(biāo)，也是單位未來可持續(xù)發(fā)展的重要因素。下面將重點(diǎn)就事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

一、樹立信息化的管理理念

長時間以來，事業(yè)單位雖然關(guān)注檔案管理工作，但是不注重對管理方法的改革和創(chuàng)新，造成了一個直接結(jié)果就是檔案管理十分落后，無法適應(yīng)事業(yè)單位改革建設(shè)的工作要求。在信息化時代環(huán)境之下，各行各業(yè)都開始在信息化建設(shè)方面積極探索，廣泛地將信息技術(shù)應(yīng)用于各個領(lǐng)域，也獲得了顯著的成效，極大程度上提高了工作效率和質(zhì)量。在這樣的情況下，事業(yè)單位在明確檔案管理價值的同時，要注重對傳統(tǒng)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用與融合，為檔案管理的信息化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對自己的管理觀念進(jìn)行更新，明確檔案信息化管理的突出價值，并將其納入單位核心管理體系當(dāng)中。在此基礎(chǔ)之上，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還需要號召廣大員工積極投入到檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，明確具體的管理需要和管理特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)上下一致，通力協(xié)作，共同為單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)作出不懈努力。

二、做好檔案管理人員培訓(xùn)

事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，必須要在人才建設(shè)方面投入更多的精力，要對以往運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行日常工作處理的人員進(jìn)行綜合性的教育培訓(xùn)，使得他們能夠結(jié)合當(dāng)前的新情況和新特征來進(jìn)行工作改革。另外，事業(yè)單位的檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性和綜合性工程，涵蓋范圍廣，包括的內(nèi)容豐富而又復(fù)雜，如果不能夠妥善處理好這些檔案信息，將會對單位的日常工作帶來不良影響。所以，事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，助推檔案管理優(yōu)秀工作隊(duì)伍的建設(shè)。單位要加強(qiáng)對內(nèi)部檔案管理者的教育培訓(xùn)，指導(dǎo)他們廣泛接觸檔案管理的新知識和新技術(shù)，樹立信息化的管理觀念，運(yùn)用綜合管理技能和管理方法來滿足如今檔案管理的需要。與此同時，要注重考核機(jī)制的建立，讓參與培訓(xùn)的人員得到良好的考核與鍛煉，確保其能夠更好地將培訓(xùn)當(dāng)中的收獲應(yīng)用于崗位工作。與此同時，事業(yè)單位也要加強(qiáng)對優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作，彌補(bǔ)檔案管理信息化人才匱乏的缺陷。

三、加強(qiáng)檔案的軟硬件建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)必須要有完善的軟件與硬件設(shè)施作為根本保障，只有這樣才能夠從整體上提高管理的穩(wěn)定性，保證檔案管理安全，為檔案的利用創(chuàng)造良好條件。第一，單位要加大對檔案信息化管理工作的資金投入，特別是在設(shè)備采購方面加大支持。在購置信息化檔案管理設(shè)備的過程中，單位要給予充足的資金支持，同時還要在采購工作完成之后專門對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)設(shè)備使用的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠明確設(shè)備與技術(shù)的應(yīng)用方法，更加規(guī)范科學(xué)地進(jìn)行實(shí)際操作，延長設(shè)備使用壽命，提高檔案管理質(zhì)量。第二，單位需要對檔案信息化管理的軟件與硬件進(jìn)行不斷的更新，如果條件允許的話，還可以結(jié)合單位現(xiàn)狀自主開發(fā)與單位管理需求相適應(yīng)的軟件，有效減輕檔案管理者的工作量，確保管理效率。在這其中需要特別注意的一個問題就是要提高檔案信息化管理的安全性，于是要運(yùn)用好加密技術(shù)，避免檔案信息泄露。

四、構(gòu)建完善的檔案管理制度

事業(yè)單位走檔案管理的信息化改革道路是適應(yīng)單位改革要求的重要措施，而此項(xiàng)工作的深入推進(jìn)不僅需要有人的支持以及軟硬件設(shè)備等條件的支持，還需要在制度方面擁有堅(jiān)實(shí)的保障，進(jìn)而維護(hù)檔案管理信息化的規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。面對這樣的現(xiàn)狀，事業(yè)單位必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，考慮到檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求，認(rèn)真分析信息技術(shù)與檔案管理的整合需要，從而構(gòu)建與實(shí)際情況相符的檔案管理規(guī)章制度，明確信息化管理建設(shè)當(dāng)中的要求和程序，讓每一個管理事項(xiàng)都能夠在管理制度的約束和規(guī)范下進(jìn)行。在檔案管理制度當(dāng)中需要明確提出將信息化建設(shè)作為考核的指標(biāo)，并設(shè)立相應(yīng)的獎懲制度、考核制度、責(zé)任制度等，要求檔案管理人員全方位地貫徹規(guī)定和各項(xiàng)制度，充分承擔(dān)各自的崗位職責(zé)，讓他們能夠在檔案管理上投入更大的熱情，從而保障檔案管理的質(zhì)量。

總之，檔案管理是影響事業(yè)單位改革進(jìn)步的重要事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展的有效路徑。為了最大化地發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價值，完善事業(yè)單位的管理體系，單位必須深層次地分析和把握信息技術(shù)與檔案管理整合的價值，樹立信息化的管理理念，做好檔案管理人員培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理的軟硬件建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，推動單位建設(shè)的同時，為國家進(jìn)步創(chuàng)造良好條件。