知識管理背景下企業檔案管理信息化建設研究

文/航空工業空氣動力研究院 黃麗

在知識經濟背景下，企業要想實現可持續發展就必須加大對知識管理的重視。知識管理就是在這種情況下同企業內部各個部門的管理進行融合的。在企業檔案管理信息化建設中引入知識管理，可以對檔案信息中包含的知識進行更加充分的挖掘，能夠豐富企業的知識儲備。因此，加強知識管理背景下對企業檔案管理信息化建設的研究具有重要意義。

一、現代企業制度中檔案管理工作的重要性

企業檔案記錄著企業的發展歷程，是企業發展中一種不容忽視的無形資源，在市場經濟競爭越來越激烈的背景下，檔案已經成為企業深入挖掘自身核心競爭力的重要內容。以往，企業會采用紙質的方式保存企業管理決策、生產經營等一系列檔案，這種檔案管理方式很容易導致檔案受損，而在充分應用信息技術的背景下，企業在開展檔案管理工作的過程中，能夠應用計算機內部強大的系統，更加充分地搜集、儲存、使用檔案資源，為企業帶來更大的市場競爭優勢。近年來，我國的檔案管理模式和制度都發生了轉變，通過檔案管理信息化建設，做到了采用知識管理的方式進行檔案信息挖掘，檔案資源的高度共享將檔案的價值充分地發揮了出來。

二、知識管理與企業檔案管理信息化的關系

（一）信息時代背景下檔案管理即知識管理。知識是信息時代最大的特征，企業必須采取有效措施不斷獲取最大化的知識資源和檔案信息資源，在這一過程中，必須意識到重要的知識信息存在于檔案當中，因此，在實際展開檔案管理工作的過程中，不僅應注重對檔案資源的搜集和儲存，還應加大知識挖掘力度，高效展開知識管理。從這一角度來看，在信息時代背景下，檔案管理即知識管理。

（二）檔案管理信息化應以知識管理為指導。在檔案管理信息化建設中，單純地引入計算機以及網絡技術是不夠的，還必須將信息化技術融入整個檔案管理的流程當中，而對檔案信息中的知識資源進行充分的利用，是檔案管理信息化建設的重點，因此在新時期，檔案管理人員必須以知識管理思想作為指導，充分發揮信息技術的基礎性作用，才能夠高效完成檔案管理信息化建設。

三、知識管理背景下加強企業檔案管理信息化建設的途徑

某大型股份制企業以能源開發利用為主營業務，產業呈多元化發展特點，如能源化工、清潔能源和能源分銷等。至2017年為止，該集團共有員工3萬余人，在歐美以及亞洲共分布著100多個分支機構。該集團內部設立了專門的綜合檔案管理辦公室，檔案館由三部分組成，分別為基建檔案、科技檔案和會計檔案，為了提升內部管理水平，該集團自2000年起，立足于知識管理背景，不斷加強了企業檔案管理信息化建設，具體途徑如下：

（一）樹立檔案管理信息化建設理念。近年來，信息技術以日新月異的速度飛快發展，其對檔案管理工作的影響是不容忽視的。因此企業在積極進行檔案管理信息化建設的過程中，緊跟信息時代發展的步伐，不斷將先進的理念引入檔案管理工作當中。在這一過程中，還必須保證企業信息化與檔案管理信息化建設保持一致，企業管理人員以及職工都應當利用檔案進行深入學習，明確檔案管理工作中的不足，并在人力資源、資金和物力資源等方面加大投入力度，提升檔案信息化管理建設規劃的科學性。

（二）建立檔案信息知識庫。第一，明確知識管理中檔案管理的重要性。知識管理是檔案管理的本質，新時期，企業在積極進行檔案管理工作的過程中，已經意識到加強其內部知識信息管理的重要性，而在檔案管理中是否能夠獲取較多的知識信息，更加有效地指導企業的發展是檔案管理工作是否成功的重要標尺。第二，從數據倉庫到商業智能。目前，企業在發展中，要想實現檔案管理信息化建設，就必須以企業知識數據庫的建立為目標。在信息技術不斷進步的背景下，數字網絡數據庫取代了傳統的紙質檔案管理模式。檔案管理信息化不僅以檔案信息化操作為目標，更加注重對檔案信息的深入挖掘，通過信息化技術將其內部的知識資源充分地挖掘出來，確保企業管理者能夠明確企業發展過程中的知識優勢。而在檔案管理信息化建設的過程中，首要環節就是進行檔案信息化的轉變，在此基礎上，還應進一步挖掘檔案信息化管理模式，避免檔案管理表面的信息化，注重信息化的整合，將企業運行過程中所產生的資料進行全面整合的基礎上，還應加大對知識和信息的挖掘力度，實現知識的高度共享，為企業各個環節運行的優化奠定良好基礎。此時就需要對數據倉庫技術進行應用，只有這樣才能夠高度共享挖掘到的知識，在對數據倉庫進行充分應用的背景下，能夠為商業智能的實現奠定良好基礎，為企業數據融合和數據分析提供保障。