高校實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法

文/湖北國土資源職業(yè)學院 許冬凌

檔案管理信息化是指檔案信息資源和數(shù)字檔案網(wǎng)絡管理過程，通過處理和網(wǎng)絡傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用。傳統(tǒng)的檔案管理不僅效率低下，而且準確性不高。同時容易導致文件丟失。檔案信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，但傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理模式在我國目前的檔案管理中普遍存在，如何實現(xiàn)檔案管理信息全面化是擺在我們面前的一個實際問題。

一、我國檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案保管中的問題。經(jīng)過長期的實踐和發(fā)展，我國檔案管理工作取得了令人矚目的成就，但實際操作仍存在諸多問題。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，紙質(zhì)文件很難永久保存和備份。外部環(huán)境會造成紙質(zhì)文件嚴重損壞，占用大量空間。在當今信息爆炸的時代，信息量的增加導致文件數(shù)量增加。在如此大的環(huán)境和背景下，存儲和管理成本也呈上升趨勢。

（二）檔案管理模式的問題。今天，隨著現(xiàn)代社會科學技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，先進的科學技術(shù)和信息手段已逐漸實現(xiàn)并廣泛應用于生產(chǎn)和生活的各個領(lǐng)域。對人類社會的進步和發(fā)展具有重要意義。為了實現(xiàn)檔案管理的真實信息，有必要實現(xiàn)科學技術(shù)的合理應用。在實際的檔案管理中，計算機輔助管理是主要的應用模式，不僅可以提高工作效率，而且可以充分利用檔案資源。

（三）傳統(tǒng)檔案查閱困難。手動查詢是目前檢索傳統(tǒng)檔案信息的主要方式。這種方式在檢索工作中存在查詢率低、查準率低等問題，目前也沒有得到有效的解決方案，最終導致檔案查閱效率不高。因此傳統(tǒng)檔案管理已不能適應時代發(fā)展的需要，必須根據(jù)實際情況和先進的科學技術(shù)進行改革創(chuàng)新。

二、實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑和方法

（一）配備統(tǒng)一、專業(yè)的管理設備。要將文件信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，要使文件信息成為一種動態(tài)和生動的資源，我們需要一系列現(xiàn)代化設備的支持。實現(xiàn)檔案部門計算機的全面覆蓋。檔案管理軟件系統(tǒng)的使用可以大大縮減手工查檔的時間，提升查閱的準確性和效率，同時，也有利用確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管，有利于滿足廣大師生對現(xiàn)代信息服務的現(xiàn)實需求。

（二）信息技術(shù)應用是主要手段。在檔案信息化中，先進的信息技術(shù)應用是建設的重要技術(shù)手段，要通過數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、軟件開發(fā)技術(shù)、信息安全保護技術(shù)等先進的信息技術(shù)手段的綜合應用來實現(xiàn)數(shù)字化檔案館（室）的各項建設。

（三）建立科學的安全管理體系。建立科學的安全管理體系是為了確保檔案安全保管為核心的科學管理水平目標要求，數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及網(wǎng)絡平臺安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。

（四）完善檔案管理信息的標準和規(guī)范。嚴格遵照信息化和檔案管理的法規(guī)和標準是實現(xiàn)檔案信息化建設的必要前提，檔案信息化建設就是要嚴格遵守國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標準。在具體的建設過程中，如果技術(shù)應用或工作流程尚無相關(guān)標準規(guī)范，可以向國家檔案行政管理部門提出有關(guān)標準規(guī)范制度修訂建議。

三、中國檔案管理信息化建設的發(fā)展方向

隨著全球信息化和信息技術(shù)的發(fā)展，信息共享程度越來越高。因此，要利用網(wǎng)絡和計算機技術(shù)來利用檔案信息資源，開發(fā)和共享信息資源。因此，在信息化建設中，要建立信息化轉(zhuǎn)化，管理和利用的規(guī)范化、統(tǒng)一化的標準。為了有利于信息檔案的合理利用和發(fā)展，檔案管理信息化建設的發(fā)展方向是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。這些因素與檔案資源的信息化密不可分。要真正實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的建設。指出上述因素在實際建設中應全面考慮。

四、結(jié)束語

檔信息化建設勢將成為信息時代檔案事業(yè)改革和發(fā)展的重要內(nèi)容，高校必須加強對檔案信息化建設的重視，積極采取措施對現(xiàn)有的檔案管理形式進行改革，這不僅能夠提高高校檔案館（室）的工作能力和水平，也滿足了廣大教職工對現(xiàn)代化信息服務的現(xiàn)實需求，對于高校檔案高效管理工作的順利推進有著極為重要的意義。