新時期職業學校檔案信息化建設探究

文/江蘇省靖江中等專業學校 田華

學校中存留的檔案是學校從建立到發展至今所有重要信息的載體，對于學校單位來說有著十分重要的意義。而隨著時代的變化，檔案資料數據越來越復雜，傳統的人工檔案管理模式已經不能滿足需求，我們應當建設信息化的職業學校檔案管理模式，提升檔案管理的可靠性。

一、重視基礎設施建設，實現檔案信息化

在進行檔案信息化建設的過程中，職業學校方面應當注重對基礎信息化檔案所需設備的建設，為檔案信息化相關技術人員提供更為優越的工作環境，盡量滿足技術人員在設備方面的需求，加強檔案信息化管理硬件設施以及所需配置的軟件設施的建設，從思想上高度重視檔案信息化建設工作，以開發出高效的信息化檔案管理系統為目標，在校園內部嘗試著普及計算機管理技術，盡量將計算機技術和網絡技術應用到職業學校中的各個角落，嘗試著在校園內部進行校園網建設，將一些學校中的重要信息以及近期作出的決定都通過網絡錄入到電子檔案庫中，首先檔案管理的電子化，從而大大方便了檔案信息化與書面檔案資料的對接。

圖書館作為學校中的標志性建筑，眾多的檔案信息都儲存在圖書館中，因此，在進行檔案信息化基礎設施建設的時候，職業學校還可以嘗試著建設數字圖書館，在數字圖書館中添加院校圖書館的館藏信息以及圖書館概況信息，并搭建圖書檢索系統，在校園內部配置更多高質量的計算機、打印機和掃描儀設備，依照具體的檔案信息化需求，從軟件開發公司購買正版的軟件和用戶權限，并為其配置具有較強實用性的安全防護系統，為師生們提供更多的使用基礎設備的機會，鼓勵師生利用數字化查詢設備接觸信息化檔案，逐漸讓師生們適應檔案的信息化管理，實現職業學校檔案信息化建設的思想滲透。

二、規范檔案建設要求，實現檔案信息化

新時期職業學校檔案信息化建設不僅僅需要學校方面給予足夠的資金支持，正所謂“無規矩不成方圓”，職業學校還應當規范檔案管理制度，制定更為完善的管理體系，從而使得信息化檔案在投入使用的時候，使用者們能夠嚴格依照管理規則制度進行檔案查詢和調用，在《教育管理信息化標準》中對檔案信息化建設有了十分明確的規定，相關信息化檔案建設人員應當根據該標準進行制度設定，確保檔案系統的安全性和規范性。管理人員應當對于檔案的歸檔有嚴格的規定，劃分出明確的部門對檔案歸檔進行監督，確保檔案資源不會泄露或者是出現未及時更新的情況。

為了給予用戶們更良好的檔案信息使用體驗，在進行檔案信息化建設的時候，就可以為師生開放一定的檔案查閱權限，使得使用者們能夠依照需求進行檔案目錄建設，從而依照目錄找到自己所需要的檔案資料，技術人員甚至可以將檔案數據與全文數據庫和照片檔案數據庫以及聲像檔案數據庫連接到一起，使用者們在進行檔案查詢的時候就能夠得到更豐富的信息，提升使用信息化檔案體驗，順應《教育管理信息化標準》的要求，滿足學校內部師生以及教育行政部門新資源的交流與共享。另外，檔案信息化建設人員要做好安全防范工作，建立更為完備的安全保障系統，確保檔案庫中所存放數據的安全。

三、結合數字信息技術，實現檔案信息化

現如今的時代是數字化時代，越來越多的事物都能夠以數據化的形式進行保留。所以，我們可以說檔案資源數字化是學校檔案資源信息化建設的重要部分。隨著時代的不斷發展，學校存放的檔案信息越來越繁雜，電子文件也越來越普及，這就急需職業學校在進行檔案管理的時候實現對檔案資源的數字化建設，確保所建設的信息化檔案庫能夠將與學校相關的電子文件進行完好的保存和處理。在進行檔案信息化建設的時候，相關技術人員應當著眼于電子文件的保存與管理上面，將電子文件完好地保存于檔案庫中，并且實現與教師平時調用檔案信息的完美接軌，學習先進的電子數據保存方式，將教師們工作中產生的有用信息及時以電子檔案的形式保留下來。

數字化技術最大優勢就在于數字化信息能夠被計算機高效處理，檔案信息化設計人員應當設計更為穩定的計算機信息處理系統，實現對數字化檔案數據的高效管理，保證職業學校教師們工作的過程中可以有條不紊地調用電子信息，提升平時教學工作效率。在實踐中，我們可以通過檔案管理系統對檔案信息實現收集、整理、編纂、存儲等處理。同時，我們應突出職業教育“專業人才教育”的特色，將校內重點課程、重點專業的數據進行強化，以實現針對性檔案信息的有效利用。另外，檔案信息化建設還應體現檔案保密性要求。職業學校的檔案信息關系到校內工作的正常開展，我們應注重落實對應的安全保障措施，從技術層面解決黑客竊取、攻擊、篡改等問題。

總而言之，職業學校應當適應新時期發展需求，重視檔案信息化建設工作，嘗試著融合信息資源，借助計算機和網絡優勢實現對大量檔案數據的高效管理，職業學校負責人在檔案學信息化建設上加大資金投入，引入更為專業的建設團隊，并制定規范的信息化檔案管理制定，從而使得職業學校檔案信息化歷程更為順利。