民辦獨(dú)立學(xué)院檔案信息化建設(shè)研究

文/南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館 種金成

我國民辦獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展歷史比較短，主要源于1993年左右一些公立高等學(xué)校的內(nèi)部，大多數(shù)都是以民辦形式辦學(xué)的二級(jí)學(xué)院，于1999年高等學(xué)校的持續(xù)擴(kuò)招之后逐漸形成了規(guī)模，截至目前，我國的民辦獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展仍處于相對(duì)的初級(jí)階段。民辦獨(dú)立學(xué)院是我國高等教育辦學(xué)的一種創(chuàng)新模式，隨著它們辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，獨(dú)立學(xué)院所形成的檔案也越來越多，檔案管理工作的重要性與重視程度的矛盾日益凸顯，而加強(qiáng)民辦獨(dú)立學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)工作，不僅可以有效解決檔案管理過程中的出現(xiàn)的各種問題和困難，而且已成為獨(dú)立學(xué)院檔案管理的重要任務(wù)之一。

一、民辦獨(dú)立學(xué)院檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）利于提高民辦獨(dú)立學(xué)院的經(jīng)濟(jì)效益。由于民辦獨(dú)立學(xué)院的經(jīng)費(fèi)大部分來源是合資企業(yè)或其他途徑，經(jīng)費(fèi)使用條件必然苛刻，學(xué)院對(duì)檔案管理方面的資金配備較少。然而，傳統(tǒng)的人工管理檔案存在管理成本大、服務(wù)效率低的缺點(diǎn)，而進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，從短期來看是花費(fèi)了一部分資金，但是從長遠(yuǎn)的角度來看，原先需要幾個(gè)人管理的檔案，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描之后只需要一個(gè)人來管理，節(jié)省了占地空間，節(jié)約了保管費(fèi)用，減少了人員的配備，檔案查閱則更加方便迅速，避免了物力和人力浪費(fèi)，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

（二）利于提高辦公效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，存在檔案利用率低、工作效率低等問題，但是進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)可以解決這些問題，不僅能夠科學(xué)、方便地完成檔案收集、整理、利用等環(huán)節(jié)，而且通過數(shù)字化掃描后的檔案信息能夠及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并且利用學(xué)校的數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案部門和業(yè)務(wù)部門之間的互通互聯(lián)，檔案利用者也可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的查詢檔案資料，極大地提高了辦公效率。

（三）利于保護(hù)檔案原件。雖然民辦獨(dú)立院校所收集的檔案一般形成時(shí)間比較新，但是將存檔的紙制檔案通過數(shù)字化掃描后變?yōu)殡娮訖n案，檔案的存儲(chǔ)和利用都更加安全便捷。尤其是對(duì)一些珍貴的檔案，通過掃描后減少對(duì)檔案原件的使用頻率，利于檔案的永久保管。

二、民辦獨(dú)立學(xué)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面。雖然民辦獨(dú)立學(xué)院的檔案工作正在逐步被重視，但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)民辦獨(dú)立學(xué)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)普遍落后，有些學(xué)校甚至沒有獨(dú)立的檔案庫房，有些未對(duì)檔案庫房配置防火、防潮、防盜、防蟲、防強(qiáng)光等防護(hù)設(shè)備，沒有配備基礎(chǔ)的復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施條件水平較為落后。而且，民辦獨(dú)立學(xué)院在檔案工作信息化建設(shè)方面的基礎(chǔ)設(shè)備及經(jīng)費(fèi)配備比例較低，絕大多數(shù)學(xué)校是沒有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的，這在一定程度上會(huì)影響到檔案信息化水平的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案信息化管理工作機(jī)制不健全。很多民辦獨(dú)立學(xué)院并不愿意在檔案工作中投入過多的精力，導(dǎo)致檔案信息化管理工作在民辦獨(dú)立學(xué)院中的開展較晚，沒有統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，也沒有形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)，更沒有制定相應(yīng)的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃及制度規(guī)范。

（三）檔案信息化管理人員配備良莠不齊。目前，民辦獨(dú)立學(xué)院的檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢，很大程度上是因?yàn)槿鄙賹Ｂ殹I(yè)的檔案管理人員，人員變動(dòng)頻繁，即便有些學(xué)校配備了專門的人員，也缺少檔案專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，從而在一定程度上制約了檔案信息化發(fā)展。

（四）檔案信息化建設(shè)觀念薄弱。民辦獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員的檔案管理意識(shí)普遍較弱，大多數(shù)檔案管理人員來自其他職能部門或身兼數(shù)職，他們習(xí)慣沿用原來的紙質(zhì)利用方式，沒有從思想觀念上意識(shí)到檔案信息化建設(shè)帶來的便利性，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢或未起步。另外，民辦獨(dú)立學(xué)院為了追求經(jīng)濟(jì)效益，很多高校沒有設(shè)立專項(xiàng)資金來購買專門的檔案基礎(chǔ)設(shè)備和信息化軟件（如檔案管理系統(tǒng)），這也制約了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，造成民辦獨(dú)立學(xué)院的信息化水平整體較低。

三、民辦獨(dú)立學(xué)院提高檔案信息化管理水平的措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視，適當(dāng)增加資金投入。民辦獨(dú)立學(xué)院的檔案工作由于無法直接對(duì)學(xué)校產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，因而一般得不到應(yīng)有的重視，所以，在檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程中，首先需要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)的觀念，成立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成學(xué)校檔案的二級(jí)或三級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，爭取設(shè)立檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，提高這方面的資金投入力度。

（二）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案硬件設(shè)備共享。檔案信息化建設(shè)必不可少的是硬件基礎(chǔ)設(shè)施，在資金允許和充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息化設(shè)備的購置（例如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、高速掃描儀等）這樣才能夠保證檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。此外，購買設(shè)備后，也可以將這些設(shè)備（例如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高速掃描儀等）進(jìn)行共享，讓其他部門的也可以使用這些設(shè)備，最大程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，達(dá)到不浪費(fèi)資源的目的。

（三）制定信息化建設(shè)規(guī)劃，建立科學(xué)的檔案管理體系。對(duì)于民辦獨(dú)立學(xué)院來講，存在歸檔不齊、檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)象，民辦獨(dú)立學(xué)院應(yīng)改變舊的工作觀念和模式，要想檔案的長足發(fā)展，首先要制定適合本校檔案信息化工作發(fā)展規(guī)劃及檔案管理制度規(guī)范，以學(xué)校信息化建設(shè)為載體，把檔案信息化建設(shè)工作納入學(xué)校信息化建設(shè)整體規(guī)劃中，建立科學(xué)的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃體系。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)。民辦獨(dú)立學(xué)院的檔案管理人員應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用方式，多向信息化程度高的學(xué)校檔案部門取經(jīng)，積極參加各類檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，采取相應(yīng)的措施減少部門人員流動(dòng)，提高檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定性。

（五）提高檔案信息化服務(wù)水平。因我國民辦獨(dú)立學(xué)院發(fā)展的不平衡性，檔案工作也存在地域差異、資金投入差異，因此想要提高民辦獨(dú)立學(xué)院的信息化服務(wù)整體水平，就要區(qū)別對(duì)待。1.檔案信息化水平較高的院校。加強(qiáng)檔案編研，開發(fā)建設(shè)檔案專題網(wǎng)頁，在分析檔案利用需求的基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)院實(shí)際情況，開展檔案專題網(wǎng)頁建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)服務(wù)、編研成果利用服務(wù)、檔案宣傳服務(wù)等功能。2.檔案信息化水平較低的院校。首當(dāng)其沖的基礎(chǔ)工作就是信息化硬件設(shè)備（掃描儀）和軟件的購置，推廣普及檔案管理軟件。可通過購買使用較為成熟的、符合學(xué)校檔案特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，或者依托科技部門自主開發(fā)等方式以節(jié)省經(jīng)費(fèi)。3.通過各種自媒體平臺(tái)，全方位提供檔案利用服務(wù)。例如可以開創(chuàng)檔案微信服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行檔案事務(wù)的查詢服務(wù)，可以進(jìn)行簡單的主動(dòng)性檔案信息內(nèi)容推送，有條件的高校也可以將館藏檔案進(jìn)行編研，將編研成果通過微信平臺(tái)展現(xiàn)給廣大師生或社會(huì)，不僅提高了檔案部門的知名度，還從某種程度上提升了學(xué)校的影響力。4.開展檔案擴(kuò)展服務(wù)，為學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。有條件的高校可以從館藏檔案信息資源出發(fā)，通過分類整理或者編研深加工，形成有一定價(jià)值的檔案產(chǎn)品，對(duì)外提供有償服務(wù)利用。也可以通過提供擴(kuò)展性服務(wù)，例如為學(xué)校的出國學(xué)生，提供成績單和學(xué)歷學(xué)位證書英文翻譯工作，從而為學(xué)校增加了一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、總結(jié)

目前全國民辦獨(dú)立學(xué)院的檔案管理水平相比于普通本科類院校存在一定的差距，但是總體情況正在向好的方向發(fā)展，有些民辦獨(dú)立學(xué)院的檔案管理水平甚至超過了普通全日制本科類高校。因此，民辦獨(dú)立學(xué)院在檔案信息化建設(shè)過程中要立足于本校檔案工作實(shí)際，制定合理的發(fā)展規(guī)劃，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，利用信息化建設(shè)成果對(duì)外提供便利的檔案服務(wù)，進(jìn)而做到檔案信息化建設(shè)工作更好地為廣大師生服務(wù)的目的。