新時期電子檔案在檔案管理中的應用

文/海南省人民政府政務服務中心 陳海麗

一、新時期電子檔案管理的意義與優勢

（一）電子檔案管理能夠極大地節省人力資源。相對于傳統化的檔案管理而言，電子檔案管理更易操作也更加便捷，同時還更能節省人力資源。因為電子檔案管理信息收集—信息資源整合—檔案整理歸檔—檔案檢索調用的整合流程都可以利用計算機集成化處理。換言之，采取電子檔案管理能夠削減傳統檔案管理各個環節的人力資源乃至財政資源的投入，極大地提升檔案管理效率。

（二）電子檔案管理實現了信息虛擬化存儲的要求，極大地降低了檔案管理的難度。傳統的紙質檔案管理或實物檔案管理，普遍存在檔案存儲管理難度巨大的問題。在傳統檔案管理的過程中，管理者不僅要做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，還需嚴格把控檔案的調取與歸檔，這樣的檔案管理模式難度是相對較大的。而電子檔案管理模式的有效運用，能夠將檔案信息虛擬化保存，在管理中我們便不用考慮檔案潮濕、蟲蝕等問題，因此也就增強了管理效率。

（三）電子檔案管理能夠極大地提升檔案儲存量。實體化的檔案管理需要一定的實體化儲存空間（譬如檔案室、資料庫等），在大量文檔需要存儲管理的情境下就很容易出現存儲空間不足的問題。相比電子檔案管理而言，傳統檔案管理的存儲能力自然不夠強大，尤其是在大數據時代背景下，計算機的存儲能力還將持續提升，這為海量檔案管理提供了空間保障。

二、新時期電子檔案管理存在的問題分析

深入分析新時期電子檔案管理存在的普遍性問題，是推動檔案管理信息化建設的重點工作。立足實際而言，目前電子檔案管理主要存在以下問題：其一，還未完全樹立電子檔案管理意識，習慣性將紙質材料視為檔案的載體要求，浪費資源的同時又使文檔管理回歸低效原點。其二，電子檔案的原始性很難得到保障，即由于加密管理工作落實不到位，電子檔案十分容易被修改，從而致使電子檔案難以凸顯紙質檔案的原始屬性。其三，電子檔案的可讀性限制較為突出。隨著現代信息技術的快速發展，新編碼技術對舊編碼技術的兼容性難以保障，從而導致部分電子檔案的文檔格式難以被現行文檔軟件所兼容，也就暴露出了電子文檔的可讀性難以持續的問題。

三、新時期電子檔案管理的應用策略分析

（一）強化信息管理意識。正如上文所言，電子檔案對檔案管理實效性的提升有重要意義。然而目前，諸多檔案管理者仍然沒有樹立信息化檔案管理的意識，也沒有明確電子檔案與紙質檔案的主次關系，導致電子檔案管理難以真正發揮效用。鑒于此，新時期為推動電子檔案管理的全面應用實踐，我們首應該強化信息管理意識，正視電子檔案的積極作用，并積極推動電子檔案管理的應用。要想實現這樣的目標：首先領導層應該致力于檔案管理模式的創新，充分授權檔案管理部門深入信息化改革，全面應用電子檔案管理模式。其次，相關領導應加強對檔案管理人員的教育培訓，幫助其不斷強化信息管理意識，樹立電子檔案管理觀念。

（二）加強基礎建設，完善信息化管理體系。新時期電子檔案的管理實踐與應用，需要以“行業特點”為導向，制定出適合各個行業發展的信息化管理體系發展方案，逐漸完善信息管理體系，為電子檔案管理模式的應用奠定基礎。從實際而言，信息化檔案管理體系建設工作主要集中在設備建設與制度建設兩個方面。其中，設備建設又主要凸顯在軟硬件設備的建設與完善層面：首先，在軟件設備完成上，應該加強檔案管理系統的建設，即結合行業特點與需求，完善管理系統的性能并改進相關功能。其次，硬件設施的建設主要集中在對計算機性能的提升層面，即要全面提升電子檔案管理主機的信息處理能力、檔案存儲能力等綜合性能，為全面開展電子檔案管理奠定必要基礎。新時期電子檔案管理制度建設重點主要是“明確工作職能”“完善管理制度”“明晰管理流程實現精細化管理”等幾方面。一言以蔽之，新時期電子檔案管理的推廣與應用需要強化管理體系建設，以此夯實基礎。

（三）加強信息化人才建設。專業化的信息化管理人才隊伍是推動電子檔案管理深化改革的重要保障。信息化人才建設工作中，我們首先應該注重對電子檔案管理人員素質水平的培養，通過相關的業務培訓，幫助管理者提升資源整合利用、多媒體文件信息處理、計算機操作應用等綜合信息管理素養。除此之外，要切實建設一支綜合素質過硬的信息化檔案管理人才隊伍。我們還應該為檔案管理工作人員提供更多溝通交流的平臺，通過深入的業務溝通學習，使管理者不斷提升管理水平。

四、結束語

綜上所述，在信息技術與網絡技術快速發展的今天，加強信息化建設乃是大勢所趨。電子檔案作為新時期檔案管理信息化建設的主要標志，對現代化檔案管理體系的建成有著推動作用。為了推動電子檔案技術在檔案管理中的應用，我們首先應該理清電子檔案管理的意義與優勢，并以問題為導向，明晰新時期電子檔案管理的問題，進而才能有的放矢地制定相關應用策略。