信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展新格局

文/山西省長治市沁縣人事考試中心 宋春雨

信息時代使得檔案管理工作發(fā)生了新變化，傳統(tǒng)復(fù)雜的檔案管理工作逐步向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，錄入、檢索、使用等多方面都得到革新，信息的使用效率明顯提升。因此，在信息時代背景下，檔案管理工作應(yīng)該走出一條創(chuàng)新發(fā)展之路，從工作理念、管理模式以及信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)多層面著手，打造檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展新格局。

一、信息時代檔案管理工作新變化

檔案管理工作承擔(dān)著各個行業(yè)的檔案信息處理與使用等相關(guān)工作，是各行業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要工作內(nèi)容。信息時代，使得檔案管理工作產(chǎn)生了新的變化，經(jīng)過歸納和總結(jié)具體可以從以下幾個方面分析：其一，檔案工作思想觀念的變化。信息時代背景下，傳統(tǒng)信息流通方式受到極大考驗。對于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸向著數(shù)字化檔案方向傾斜，并使得這種轉(zhuǎn)變成為一種趨勢。而這種變化，首先帶來的是思想觀念的變化，檔案管理工作人員要充分適應(yīng)市場環(huán)境的變化，尋求一個全新的思想觀念，適應(yīng)信息時代帶來的檔案管理工作創(chuàng)新內(nèi)容，并快速提高自身適應(yīng)能力，轉(zhuǎn)變思想觀念，為工作效率的提升奠定基礎(chǔ)。其二，服務(wù)手段的新變化。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)過程相對復(fù)雜，需要人工查閱檔案資料，這并不利于檔案信息的高效率使用。信息時代檔案工作服務(wù)手段發(fā)生變化，檔案信息以及內(nèi)容都是以電子文檔的形式存在，查閱、使用、篩選的過程十分便捷，并且能夠提供在線服務(wù)，信息使用效率相較于傳統(tǒng)檔案管理工作提升數(shù)倍有余。其三，服務(wù)領(lǐng)域得以拓展。傳統(tǒng)的檔案管理工作服務(wù)范圍相對單一，僅僅是對檔案的管理與查詢。而信息時代提供了一個交互平臺，檔案管理工作的服務(wù)范圍被擴寬，在互動交流中使得工作環(huán)境趣味性更強，服務(wù)效果更好。

二、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展策略

信息時代為檔案管理工作帶來了諸多新的變化，特別是在檔案信息的形式上，由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體向著數(shù)字化載體方向轉(zhuǎn)變。為全面適應(yīng)這些檔案管理工作的變化要求，需要結(jié)合信息時代的基本要求，制定檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展策略。

（一）革新檔案管理工作理念。信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新，要全面革新傳統(tǒng)的檔案管理工作理念。檔案管理工作人員對于工作理念的理解一定程度上決定著工作效率與服務(wù)質(zhì)量，也是信息時代檔案管理工作能夠高效開展的前提要素。一方面，檔案管理工作人員要具備現(xiàn)代化意識。在開展檔案管理工作過程中，需要充分意識到檔案管理工作信息化發(fā)展的必然性，做好對于數(shù)字文檔的歸類和管理工作，以便于更好地利用資源，提高檔案資源的使用效率和內(nèi)在價值。另一方面，提升檔案資源利用率意識和安全意識。信息時代檔案資源的利用率明顯提升，管理人員具備電子信息檔案管理的能力，可以為使用者提供快速的檢索和查詢服務(wù)。當(dāng)然，也需要具備較高的安全意識，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不同，數(shù)字檔案極易出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，需要具備安全操作意識，樹立一種新型的工作理念。

（二）構(gòu)建信息化檔案管理模式。信息時代背景下檔案管理工作的革新，需要構(gòu)建信息化檔案管理模式。具體從兩個層面著手：一方面，檔案管理工作人員樹立新型的工作理念之后，還需要不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理方式與管理手段，接受現(xiàn)代檔案管理工作的培訓(xùn)與再教育，從而滿足信息時代檔案管理工作的全新發(fā)展要求，增強自身工作能力。與此同時，由于傳統(tǒng)的檔案資料較多，檔案管理工作人員還需要具備較強的歸納、錄入和整理能力，將傳統(tǒng)檔案內(nèi)容完成信息化的轉(zhuǎn)換，做好檔案信息的備份工作，避免由于出現(xiàn)工作失誤，造成信息檔案的丟失，對各單位造成不可估量的損失。其二，具備基礎(chǔ)的數(shù)字檔案操作安全常識。信息時代背景下檔案信息工作已經(jīng)發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，依照檔案管理工作細則做好檔案的管理工作，并按照相關(guān)標準保證數(shù)字檔案的安全性，為檔案管理工作的正常執(zhí)行提供保障，最終取得良好的檔案管理工作效果。

（三）強化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在當(dāng)前管理工作當(dāng)中，檔案管理工作人員的思想觀念創(chuàng)新是基礎(chǔ)，檔案管理模式的構(gòu)建為核心，而檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)則是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。信息時代，檔案信息需要通過數(shù)據(jù)庫進行存儲，要準確把握這一關(guān)鍵點，才能夠確保檔案管理工作開展得更為高效，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)層面，應(yīng)該從各細節(jié)著手，使得信息技術(shù)與檔案信息之間有效融合，完成傳統(tǒng)檔案信息向著數(shù)字信息轉(zhuǎn)變，通過數(shù)據(jù)庫進行存儲。想要打造信息時代檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展新格局，需要以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，依托網(wǎng)絡(luò)存儲空間保證數(shù)字檔案的存儲便捷性，為今后檔案管理工作的開展提供可行性條件，真正發(fā)揮出信息時代檔案資源的使用效率。