淺談專門檔案管理存在的問題及對策

文/萊西市水集中心衛生院 田瑞密

專門檔案是指某些專業范圍內產生，有比較穩定的文件名稱、格式和形成規律，有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。專門檔案是單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。近年來，為豐富館藏，各級檔案部門將專門檔案納入監督指導范圍，有些重要的專門檔案也被接收進館，對外提供利用。

一、專門檔案管理存在的問題

（一）門類偏少。國家檔案局從2011年公布了《國家基本專門檔案目錄》，分兩個批次公布了100余種專門檔案，主要分為人事、經濟、民生、文化、政務等五個大類。通過調研看，縣級專門檔案種類遠遠低于《國家基本專門檔案目錄》，究其原因是多方面的，從客觀上看，專門檔案的產生往往是源于特定單位的某一種行政職能，而國家對各級機關的行政職權范圍也進行了相應的限制。還有一些垂直管理單位由于歸口業務上級直接管理，檔案也在每年形成后直接移交業務上級部門，所以在縣級也沒有相應的檔案實體。

（二）個體差異較大。各種專門檔案由于歷史原因，形成時間、規模和日常管理方面存在較大差異。從時間上看，有的檔案時間跨度較大，歷史較長，而有的檔案形成時間較晚。在檔案規模上，不同的專門檔案數量也差別較大。

（三）數量浩繁，管理分散。專門檔案與文書檔案相比，數量浩大，而且隨著近年來黨和政府對民生事業的重視程度不斷提高，專門檔案的數量正在呈幾何倍數增加。一方面是檔案數量的急劇膨脹，一方面如此之多的檔案卻按照形成部門的不同分屬于數十個不同的單位分散管理。

（四）利用率較高，管理水平低。專門檔案作為某一種專業性很強的業務工作活動的歷史記錄，產生和形成于各種專門性或專業性社會活動之中，這就決定了同文書檔案相比，更貼近民生，從而導致專門檔案的利用率更高。較高的利用率既帶來了良好的社會效益，也對專門檔案的管理水平提出了更高的要求。從總的情況看，專門檔案管理還存在著一定問題。主要表現在：1.檔案管理人員業務水平低，缺乏系統的檔案業務知識培訓，大多數是兼職，很少能做到持證上崗。2.檔案室面積小或合用，基礎設施落后，檔案裝具不規范統一，檔案安全存在隱患。3.信息化水平不高，只有極少數單位開展數字化工作，大多數檔案受資金限制只能采用傳統手工方式進行查閱和管理。

二、加強專門檔案管理的對策

（一）要切實加強對專門檔案管理工作的指導。受傳統的檔案管理模式和管理思維的影響，加之檔案監督指導人員的缺乏，長期以來，在檔案管理部門內部形成了重文書檔案輕專業檔案的指導格局，隨著社會各界對專門檔案的重視程度不斷提高，原有的專門檔案管理思維也應改變。檔案管理部門要深入各有關專業部門，充分調查、研究專門檔案的管理、使用特點，了解、掌握其特性和內部結構，制定切實可行的整理組卷管理辦法。作為專門檔案管理單位，要加強與檔案管理部門的溝通與聯系，爭取檔案管理部門的支持和指導，共同做好專門檔案的規范化管理工作。

（二）強化人員管理，積極開展檔案業務培訓。專門檔案管理存在的問題，很大程度上是檔案管理人員的原因，缺乏必要的、系統的檔案管理知識是造成管理者檔案意識薄弱的根本原因。在實際工作中，一方面要對檔案管理人員嚴格管理，制定明確的崗位責任制度，明確各崗位的工作職責，同時要在保證檔案管理人員相對固定的前提下，為他們個人的進一步發展提供相應的空間。另一方面要加強對相關人員的檔案業務培訓，從檔案形成的源頭抓起，包括專門檔案的形成、整理、保管所涉及的全部工作人員都要具備一定的檔案業務素養，關鍵崗位要嚴格持證上崗制度，保證專門檔案的形成齊全。整理規范，管理科學，方便利用。

（三）提高專門檔案信息化水平。近年來，利用者對專門檔案信息化服務的需求越來越迫切，為此，應將檔案數字化工作納入議事日程，加快現有檔案資源的數字化步伐，通過對現有專門檔案的數字化，建立起各種檔案數據庫，健全查詢功能，這既有利于原件保護，也有利于網絡傳輸，滿足社會多層次的利用需求。

（四）循序漸進，將條件成熟的專門檔案接收進館。要解決專門檔案檔案管理水平較低等問題，最快捷、最有效的方法就是進行檔案資源整合，將符合進館條件的專門檔案接收進館。根據國家檔案局8號、9號令的精神，修改接收進館范圍，采取循序漸進的方式，將條件成熟的并且群眾查閱需求較高的城建、房產、國土、婚姻等接收進館，利用綜合檔案館在館舍、保管、利用服務等方面的優勢，統一對外提供查詢利用。同時，建立專門檔案接收進館的長效機制，按時移交，建章立制，規范管理。采取以點帶面的方式，逐步推進，堅持成熟一個，接收一個。這樣一方面對專門檔案的規范化管理、科學化利用是一個有益的實踐，另一方面，可以豐富館藏、優化結構，提升檔案館知名度和社會影響力。

三、總結

總之，專門檔案的管理是一件浩大工程，事關人民群眾的切身利益，搞好專門檔案工作，對推動本地區社會經濟發展，維護社會穩定將起到重要作用，我們必須下大氣力搞好專門檔案的管理工作，為建設和諧社會做出檔案部門應有的貢獻。