淺談提升基層機關檔案管理實效的有效策略

文/江蘇省如東高新區 叢衛燕 袁季紅

檔案管理主要是對檔案信息進行管理，并為相關使用單位或個人提供檔案檢索、查詢與使用服務。在當前新形勢下，檔案管理發生了很大的變化，涵蓋的內容也日漸復雜，為提高檔案管理與服務水平，更好地發揮檔案的積極作用，必須要加強檔案管理實踐創新，以提高檔案管理的效率與效益。本文以如東高新區為例，對基層機關檔案管理問題進行探討，旨在為基層檔案管理提供一定參考。

一、當前基層機關檔案管理工作存在的問題

（一）領導重視不足，基礎業務相對薄弱。少數機關單位沒有真正意識到檔案的重要性，在工作中沒有對檔案工作加強重視，甚至將檔案管理工作置于無關緊要的地位，沒有將檔案工作作為機關的一項基礎業務來抓。由于有些機關單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分機關單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有所欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求等不規范現象經常可見，這不僅違背了機關單位檔案管理的原則，也造成了有效資源的巨大浪費。

（二）缺少專職檔案員，歸檔立卷制度不完善。有的基層機關單位專職檔案員數量較少，有的甚至連基本的專職檔案員都沒有配備，而是采取聘用工勤人員、臨時工和向下級單位借調人員等方式，來開展檔案工作。有的單位的專職檔案員工作量過大，年末歸檔工作難以完成。另外，機關工作人員未能全體參與檔案工作，這不利于全員檔案工作意識的建立。同時，部分單位未實施部門歸檔（立卷）制度，檔案工作經常出現職責不清、相互推諉的情況，造成檔案遺失、收集不全。

（三）檔案利用方式原始，檔案利用率不高。首先，針對公眾利用限制，手續繁瑣，控制嚴格。由于國家法律層面的原因，機關檔案室主要針對本機關內部工作服務，而早期的政務信息公開程度偏低，很多檔案未按照要求移交到檔案館。因此社會大眾需要查詢利用較早時期的政務信息很難。其次，利用方式原始，利用效率不高。社會的迅速發展帶來信息技術的快速更新，但機關檔案的發展步伐相對偏緩。最后，檔案業務基礎較差、檔案收集不全。機關檔案室普遍只重視收集正式公文，對其他文件材料和其他門類檔案收集力度不夠。

二、提升基層機關檔案管理實效的有效策略

（一）領導加強重視，完善檔案管理網絡。如東高新區于1985建立綜合檔案室，檔案庫房面積440平方米，閱檔室16平方米、辦公室24平方米，各門類檔案基本齊全、完整，符合規范化、標準化要求。通過建立檔案管理網絡，成立檔案工作領導小組，檔案工作步入了規范的軌道。首先，統一認識，增強檔案意識。近年來，區領導十分重視檔案工作，把加強檔案工作作為加強機關基礎業務工作和提高內部管理水平的一項重要內容來抓。各級領導分工明確，狠抓檔案管理落實工作，及時解決檔案室達標升級所需的經費、設備等實際問題。單位上行下效，干部職工都增強了檔案管理意識，形成了全員重視、齊抓共管的良好局面。其次，健全組織，加強隊伍建設。建立檔案工作領導小組，專門負責檔案工作的規劃、協調。及時調整充實檔案管理網絡，通過培訓和學習，強化專、兼職檔案人員的素質。區檔案員除積極參加檔案部門組織的各類培訓外，還認真學習軟件操作技術，不斷掌握新的技能，增強了檔案管理職業技能與素質。再次，完善制度，實行信息化管理。立足實際，健全和完善具有可行性的檔案管理相關制度，使檔案管理工作有據可依。每年年初均將檔案工作納入年度工作計劃，與其他業務工作同布置、同檢查、同評比。

（二）推行歸檔立卷制度，開發檔案信息管理系統。建立部門歸檔（立卷）制度，需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網絡，并且各處室負責人要為檔案的收集、整理、移交工作負總責。首先，必須建立相應的管理制度，落實制度才能行之有效。機關單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次，要加強檔案知識學習和加大檔案業務培訓力度。機關必須加強檔案業務學習和培訓，對檔案人員進行再教育，更新其知識結構，促使他們適應新形勢，跟上機關檔案工作的發展趨勢，全面提高綜合素質，適應機關檔案工作發展速度。最后，評比表彰，積極推動。建立良好的檔案工作激勵機制，有利于進一步穩定專兼職檔案員隊伍，穩定檔案收集和整理群體，提高檔案收集和整理效率，提升檔案齊全率和檔案整理規范率。檔案信息管理系統的開發建設，是實現機關單位檔案信息化管理的一個必不可少的舉措，也是檔案信息化管理的根本。因此，基層機關單位要結合各自的實際，精心開發設計適合本單位實際的檔案信息管理系統，采購配置較高的電子設備，從硬件上確保其滿足檔案管理信息化需求。例如，如東高新區各門類檔案設施，基本齊全、完整，符合規范化、標準化要求，檔案庫房配備密集架6組50列，計算機、空調、防磁柜、去濕機、滅火器、溫濕度計等設備，有效提升了機關檔案信息化管理水平。

（三）加強業務建設，提升檔案管理實效。首先，重歸檔。如東新區在卷宗質量上狠下功夫，明確了各類檔案的基本要求和規定，加強了檔案驗收檢查，從歸檔文件材料的內在質量到卷宗裝訂的外部形式，均按檔案標準規范。檔案工作人員在管理業務規范的基礎上，根據本區實際和縣三定方案，重新制定了科學、合理的各門類檔案分類方案和保管期限表。其次，重整理。一是為確保整理規范、質量過硬，多次邀請縣檔案局的同志前來指導，系統介紹各工作環節應注意的問題及基本技能。二是建立規范的全宗卷，完善了各種統計臺賬及相關記錄，目前室藏各門類檔案歸檔文件材料齊全完整，案卷質量、保管條件均符合規范要求。再次，重保管。改造檔案管理辦公樓，配備各項現代化設備，實行了檔案庫房、閱檔室、辦公室“三分開”。目前如東新區現有檔案庫房440平方米，閱檔室16平方米，辦公室24平方米，為檔案的規范化管理和安全保管提供了良好的硬件條件。

（四）開發信息資源，增強檔案服務功能。首先，搞好檔案深加工。編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄等多種檔案檢索工具，整理編寫了《全宗指南》《組織機構沿革》《大事記匯編》等多種編研資料，努力做好檔案資料的深加工工作，提高檔案編研成果的含“金”量。其次，提供高效優質服務。檔案人員愛崗敬業，了解全局，熟悉業務，服務熱情，具有較好的職業道德形象。檔案室出具的數字材料無論是對哪個部門都具有很高的可信度。再次，提高檔案利用效率。完善查借閱登記和利用效果登記簿，保持查閱和記載同步。檔案員熟悉室藏，調卷迅速、準確，能快捷地提供第一手材料。

三、結語

綜上所述，新時期基層機關檔案管理工作面臨更多的挑戰與機遇，在具體實踐中，應繼續以檔案業務建設為主要內容，以開發利用為主要目的，在科學化、規范化的基礎上，在檔案信息化建設上下功夫，以不斷提升檔案工作質量，更好地發揮檔案服務基層建設、服務領導決策的重要作用。