事業(yè)單位檔案資料管理優(yōu)化探討

文/重慶市長壽區(qū)疾病預(yù)防控制中心 趙均

在事業(yè)單位工作中，主要工作內(nèi)容是圍繞在公益性和為社會提供服務(wù)的工作上開展的，這些工作都具備不營利性的特點，在事業(yè)單位中包含的組織和團(tuán)體，其服務(wù)范圍和內(nèi)容涵蓋了社會生活的方方面面，主要包括一些社會的福利，滿足人民在文化、教育、科技等方面的需求，從事業(yè)單位方面去考慮，由于提供的服務(wù)和內(nèi)容比較多，于是涉及人員數(shù)量也就較大，對于人員資料檔案整理在事業(yè)單位的管理工作中是至關(guān)重要的，有效管理直接影響了事業(yè)單位的工作效率，和社會服務(wù)水平的高低，人員資料檔案管理是事業(yè)單位工作之中不可或缺的一部分。

一、提高事業(yè)單位檔案資料管理的具體途徑和方法

（一）培養(yǎng)優(yōu)秀的人才隊伍，增強(qiáng)工作能力和綜合素質(zhì)。在事業(yè)單位之中，為了保證檔案資料管理的安全和準(zhǔn)確，提高檔案管理的水平，就要從管理人員自身出發(fā)，對于事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和相應(yīng)能力進(jìn)行提高，對于檔案管理者不只是要求掌握檔案管理相關(guān)的知識，還要學(xué)習(xí)一些計算機(jī)數(shù)據(jù)歸類劃分方面的知識及人事管理方面相關(guān)的知識，因此事業(yè)單位之中檔案資料管理人員，在進(jìn)行選用的時候就要對檔案管理人員專業(yè)要求水平作出一個合理要求和劃定，對于基礎(chǔ)比較扎實的人員，在上崗之前也要進(jìn)行相關(guān)技能的全面培訓(xùn)，進(jìn)行知識的儲備培訓(xùn)，同時事業(yè)單位檔案資料管理者，應(yīng)該加強(qiáng)對自身工作的責(zé)任意識，和所完成工作審核的意識，防止在工作中，由于人為原因造成的疏忽，并且在平時的工作中要善于總結(jié)好的工作經(jīng)驗，時刻保持對檔案管理工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，以認(rèn)真的態(tài)度完成好自己分內(nèi)的工作。

（二）劃分管理職責(zé)，權(quán)責(zé)有效分明。事業(yè)單位中的檔案管理人員，權(quán)力和職責(zé)權(quán)限要進(jìn)行準(zhǔn)確的劃分，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案資料管理的工作，責(zé)權(quán)劃分有序會對檔案資料管理起到一定的積極作用。在事業(yè)單位中，檔案資料管理者實際工作中承擔(dān)的責(zé)任是涉及本單位所有工作人員檔案資料以及一些個人的圖表信息，在對檔案管理人員實際工作過程中的考察上發(fā)現(xiàn)，對于工作實行中的設(shè)置和規(guī)劃，要做出相關(guān)調(diào)整并進(jìn)行嚴(yán)格的實況審批和核對。在對檔案資料管理者相關(guān)資料整理和歸集上，所有工作情況要有詳細(xì)和準(zhǔn)確的記錄。在事業(yè)單位中的活動登記表上，要做到有順序的合理登記，在急用的時候就會做到隨用隨找的輕松狀態(tài)。檔案資料管理部門要與其他的工作部門相互配合，建立有效的溝通機(jī)制，對其他一些單位相關(guān)檔案資料的借閱，要嚴(yán)格地遵守相關(guān)借閱審批流程和手續(xù)，提高檔案資料的安全和保密性，對于一些相關(guān)工作人員也不能夠隨意進(jìn)出資料收藏室，并且對資料進(jìn)行隨意的借閱。檔案管理人員要想做到工作水平的提高，就要求管理人員在工作中，對一些工作狀況進(jìn)度和資料的收集匯總情況進(jìn)行記錄，各個職責(zé)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)好相應(yīng)的工作，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案資料的管理工作。

（三）在檔案資料管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)。在當(dāng)前事業(yè)單位中，對于檔案資料管理工作的難度越來越大，工作復(fù)雜程度也隨著有一定的增加，為了有效地保障檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該對于一些過時老舊的檔案資料管理理念進(jìn)行一定的剔除，樹立和當(dāng)前的時代相適應(yīng)的檔案資料管理方法和理念，加快檔案管理方面的信息化進(jìn)程，在檔案資料管理方面進(jìn)行信息化的建設(shè)，首先要引進(jìn)一些信息化管理的硬件設(shè)備，同時對管理人員進(jìn)行相關(guān)的信息化管理操作的培訓(xùn)，并且做好信息化檔案資料管理的相關(guān)工作重點和任務(wù)的合理部署。如果檔案資料管理人員缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化信息管理意識，就會直接影響到檔案管理的現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展，如果在檔案資料的管理中不具備信息化管理的觀念，即使是現(xiàn)行檔案保護(hù)和管理設(shè)施在選用上是最好的狀態(tài)，也不能夠?qū)⑵涠x為現(xiàn)代化的檔案資料管理。在檔案資料管理之中要想實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)的管理模式，就應(yīng)該培養(yǎng)管理人員將最新的信息化管理科學(xué)知識，應(yīng)用到信息化管理設(shè)備中去，樹立能夠滿足現(xiàn)代社會的信息化檔案資料管理的服務(wù)意識，使檔案資料管理模式從以前的被動式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮綑n案資料，搜集管理信息化的模式。

二、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案資料管理，在事業(yè)單位工作中是作為一個重要的環(huán)節(jié)進(jìn)行運轉(zhuǎn)的，檔案資料管理的信息化對于事業(yè)單位的良好可持續(xù)發(fā)展起到了重要的助推作用，所以應(yīng)該要求全體事業(yè)單位檔案資料管理人員樹立正確的檔案資料管理服務(wù)意識，在工作之中的各個流程都要準(zhǔn)確地去把控質(zhì)量，加快檔案資料管理現(xiàn)代化進(jìn)程，通過科學(xué)有效的措施加快檔案資料管理的自動化和信息化的進(jìn)程，更好地服務(wù)公共事業(yè)單位的建設(shè)。