人才交流中心如何做好畢業生檔案管理工作

文/吉林省蛟河市人才交流服務中心 楊秀麗

隨著新時期社會經濟的日益繁華，人們自身有了高素質和高知識水平，也就更加注重了對下一代的教育問題，大學生數量成倍增加，一部分畢業生去考研，還有一少部分畢業生的工作單位可以接收檔案，除去這些畢業生之外，還有大部分畢業生暫時沒確定就業方向，這些人的檔案只能暫時保管在人才交流中心，大量的畢業生檔案如何管理就成了人才交流中心所面臨的問題。

一、涉及的問題

（一）檔案管理中心人員不足。目前絕大多數檔案管理中心崗位配備的人員遠遠沒有達到國家規定的最低標準，每千卷檔案配備一名人員專門管理。每年畢業的大學生人數不斷增加，所需要管理的檔案也逐漸增多，一個人往往要承擔數十人甚至幾十人的工作量，這就導致檔案管理工作無法保證效果和質量，由于檔案管理工作乏味無趣，壓力大、工作量又大，致使一些工作人員主動調去別的崗位或者選擇跳槽，導致人才交流中心檔案管理人員嚴重缺乏。

（二）遺棄檔案管理難。由于一部分畢業生畢業后因學校要求直接把檔案調往生源原籍所在地，后因各種原因無法回到原籍所在地，檔案管理人員無法記錄該檔案，另一部分確實轉入了人才交流中心，后來就不聞不問，使得管理人員很難確定該畢業生的去向，無法更新信息。目前還有些畢業生會把檔案放到戶籍所在地，也沒有及時到人才交流中心報到，致使檔案被遺棄。檔案沒有得到記錄，內容沒有及時更改，時間久了，檔案工作人員管理起來就非常困難，嚴重影響工作的效率和質量。

（三）信息化管理不達標。在當今互聯網盛行的時代，信息化管理已經是每個行業的標配，有些單位由于資金匱乏，無法承擔管理軟件的高額費用。致使檔案管理依然還是以紙質檔案為主，沒有及時采用有效的信息化管理技術。如果要進行信息化管理，就需要將紙質的檔案錄入電腦，工作量非常大，加上技術人員嚴重不足，工作進行將更加困難，也就無法讓信息化管理達到標準。

二、應對措施

（一）招收管理人員，建設工作能力強的隊伍。按照國家標準以及單位實際情況配備充足的相關管理人員，檔案管理崗位需要專業對口、了解工作內容、有工作經驗、適應能力強的工作人員，同時應不斷培養后備人才。加強隊伍建設和培訓，不斷學習先進的理念和知識，多組織交流學習的機會，使他們提高自身素質和能力，開闊眼界、充實自己。并在工作當中給予全面支持，提高他們的積極性，從而提高整個檔案管理團隊的素質水平和業務能力。

（二）建立檔案管理制度。制定符合本單位所屬地區特點的各項管理制度。例如，吉林省蛟河市人才交流服務中心把工作和責任落實到每個部門及每個人身上，把檔案分類管理，專人接收，專人管理，所有檔案的進出都要根據規章制度進行辦理。也對檔案進行分級分類，比如按區域進行分類的檔案可以再按院校、專業、學歷等分，然后登記編號，查找管理起來方便快捷，被棄檔案也是如此，專人負責管理，及時清理分類。科學化、制度化、系統化地管理好每一份檔案，才能證明所制定的各項規章制度是否實用。

（三）實現信息化管理。檔案管理應順應時代變化，克服重重困難，逐步將檔案管理全部實現信息化管理，把畢業生檔案全部錄入電腦軟件，日常管理工作都是在電腦上完成，如果條件允許，應引進更先進的管理軟件，讓人才交流中心檔案管理變得更加信息化、科學化、系統化。工作人員既可以進行統一管理，減少了紙張浪費，又節省了工作人員的工作量。檔案全部在電腦上實現信息化管理，工作人員可以一目了然、方便快捷，節約時間，減去不必要的程序，工作效率大大提高，服務的質量和效果也逐漸提升，也為畢業生檔案管理鋪設了更高效便捷的道路。

三、結束語

人才交流中心的主要工作就是管理畢業生檔案，完善現有的各種管理制度，運用信息化來管理檔案，規范管理中的每個環節與流程。培訓并提高管理人員的素質和技能水平，才是管理好畢業生檔案的重要條件，各地方的人才交流中心檔案管理部門需要不斷總結工作經驗，發現問題，剖析問題產生的原因，及時制定出解決問題的方案，各地方部門可利用互聯網平臺進行工作經驗交流分享，努力為群眾及畢業生提供更高質量的服務，讓檔案管理工作也能更上一層樓。