重組企業檔案管理及有關問題探討

文/廣東省廣弘資產經營有限公司 何鳳玲

隨著社會的發展，產業升級、市場經營環境發生變化，導致企業對多種內部資源重新組合與分配，有利于提升企業經濟效益，增強企業的管理效能，使社會資源得到利用。企業改制重組，給檔案管理工作帶來了相應的問題和難度，檔案工作者們，應順應時代要求，構建重組企業檔案管理機制，確保重組企業檔案管理工作順利開展。

一、企業重組過程中檔案工作面臨的問題

（一）企業重組期間不重視檔案管理工作，出現文件材料歸檔資料不全、檔案接收滯后的問題。重組使個別企業職工思想狀態、工作狀態都存在不穩定因素，部分職能部門的管理權責未確定，正常工作未能得到落實和辦理。要收集企業合并前及重組期間形成的文件材料，并進行歸檔整理，存在較大困難。主要表現在：重組期間部門辦公場所及人員流動的調整，對暫未歸檔的文件材料包括某些珍貴文件并未加以有效保存，導致損毀或丟失，造成檔案的不完整及不安全。

（二）企業重組后檔案集中統一管理存在較大的難度。

重組企業之間，多數不在同一地點辦公，又受到資金、辦公設備、檔案庫房配置等外部條件影響，及原有企業的檔案管理水平、管理人員專業素質的差異，領導的重視程度不同等人為因素，直接造成對檔案工作監管力度過弱，使檔案歸口管理產生滯后，嚴重影響重組企業檔案實行集中管理。

（三）企業重組后檔案管理網絡需要重建。企業的重組，都要重新設置職能機構，對人員和工作職責進行重新劃分，原來負責檔案管理工作的領導和專職人員崗位，也會發生變化，重組后企業規模的擴大，原有單個企業檔案管理網絡的局限性，不能適應增容后的多家企業檔案管理需求。

（四）企業重組的檔案分類、檔號設置及管理制度不統一。企業重組通常由兩個或多個規模和經營范圍相近的企業整合成一個新的集團總部。被重組企業由于成立時間和地屬關系的不同，合并前已各自有檔案全宗。重組后的集團總部檔案全宗有的成為被重組企業全宗的綜合體，有的則以全新的企業名稱申請新全宗，而被重組企業成為其二級企業。由于被重組企業的檔案類目的設置、排列、檔號的編制及管理制度、管理手段不盡相同，嚴重制約著重組企業檔案管理工作的開展。

二、重組企業檔案管理有效措施分析

（一）樹立大局意識，開展創新性工作。隨著經濟改革的不斷深化，企業合并、重組的情況不斷增多，檔案管理工作也因為企業重組而發生改變，傳統的檔案管理模式和工作思維、方法、經驗等，已很難適應新形勢的要求。檔案工作者要以大局為重，轉變觀念，緊跟企業發展的需要，進行開創性工作，解決企業重組后檔案管理面臨的各種問題。

（二）制定集團總部檔案工作方案，不斷完善和擴充企業檔案信息資源。集團總部作為被重組企業的主管部門，其經營生產、技術科研的規模相應增大，對各類檔案資源的需求和利用也不斷增加。1.檔案部門要密切與各部門聯系，制定收集標準及時指導各部門對移交資料進行立卷、收集、整理和歸檔。使得本企業的各類檔案源源不斷，為企業發展服務打好基礎。2.檔案的最終目的是實現資源開發和利用，檔案部門按檔案工作的實際進度制定具體的工作計劃，配套出臺相應的檔案管理規范，逐步實現檔案信息資源全面、系統、科學的管理。3.集團總部的檔案統一管理必須借助現代化管理手段，配備先進的軟、硬件設施，使檔案工作最大限度地發揮社會經濟效益，讓檔案信息資源更好地為企業服務。

（三）加強被重組企業的檔案資源再整合，實行分級管理。集團總部有責任對重組后成為二級企業的檔案工作進行監督和指導，設立層級檔案管理網絡，形成上下聯動的檔案管理平臺，對被重組企業采取統一領導、綜合利用的管理模式，被重組企業原有的檔案載體和門類應當歸被重組企業的檔案部門集中管理，避免各自為政。依法依規，加強執行力度，對違反規定的要嚴肅查處，防止檔案流失，才能有效推進被重組企業檔案資源優化整合，實現資源共享，促進被重組企業檔案管理水平整體提升，使檔案資源共同為企業生產、科研、經營管理活動提供服務。

（四）建立和完善檔案管理制度，實現檔案管理規范化。直屬企業應參照集團總部的《檔案管理制度》，結合各自實際，制定相應的《文件材料歸檔制度和歸檔范圍》等系列檔案管理辦法，做到有章可循、有據可依，明確各部門的檔案管理權責和范圍，實現檔案管理各環節的標準化、規范化。對收集、整理、分類、歸檔、借閱等工作流程實行細化，使所有應移交的材料從形成到整理歸檔、開發利用都符合統一標準。

（五）規范檔案材料收集及移交，手續必須完備。檔案材料的完整要從各類材料的收集、整理抓起，檔案部門對移交的檔案要認真核對，確保移交檔案資料齊全，表述準確。對于存在問題的檔案，及時退回業務部門，限期糾正再移交。對于已經缺失無法補齊的文件材料，要在移交清單上詳細說明。檔案移交必須保證實體與移交目錄對應，移交部門負責人確認，移交人和檔案部門互簽，各自保管一份，以備查找。

（六）加快檔案信息化建設，實現檔案數字化管理。檔案管理數字化作為集團總部與直屬企業統一管理檔案的信息平臺，應當建立在信息安全穩定的基礎上，實現使用、查閱便捷、開放靈活的檔案服務窗口。利用網絡信息平臺，實現檔案管理流程的全部電子化，利用計算機掃描技術對各類檔案實行數字化處理，使檔案原件得到更好的保存，有效地延長檔案的壽命，防止長期翻閱造成字跡模糊或破損。實現多全宗模式（多級組織結構）、分布式管理，實現檔案的異地調閱，不僅可以提高經濟效益，還大大提高辦公效率。

（七）加強檔案管理隊伍建設，提高專業素質。檔案工作人員的業務素質和專業水平，對檔案工作的管理和發展有著決定性作用。企業重組后的管理工作，任務繁重，工作瑣碎，構建一支專業技術過硬、業務素質強的人才隊伍，是有效化解各種工作難題的重要保障。要合理配置企業重組后的檔案管理隊伍，應當根據政治素養、年齡結構、業務水平、專業結構上進行考慮，保障檔案工作正常開展。還要根據企業發展需要，建立兼職檔案隊伍，并對他們進行檔案業務培訓，提高他們檔案業務水平，更好地為檔案管理工作服務。

三、結束語

重組企業檔案管理，一定要適應新形勢的變化，通過建立完善的檔案管理制度、構建信息化檔案平臺，提高檔案管理隊伍的素質和業務水平，通過采用一系列有效的措施，妥善解決重組企業檔案管理的各種問題，更好地為重組企業的發展經營提供全面高效的檔案信息服務。